-
14 февраля 2024Как оценить эффективность гостиницы: топ-5 отчетов для отелей в TL: WebPMS
Отчеты помогают понять, как идут дела в отеле, на цифрах и в удобных графиках. А еще — спрогнозировать загрузку на будущее, следить за основными показатели отеля, чтобы принимать верные решения. В шахматке TL: WebPMS 27 отчетов, в этой статье расскажем о 5 самых популярных отчетах для отеля.
Читайте, чтобы узнать: кому и когда помогут отчеты в АСУ от TravelLine и как ими пользоваться.
Александр ЕшмековДиректор по работе с отелями в TravelLineКому и когда помогут отчеты для гостиниц в TL: WebPMSОтчеты в шахматке TL: WebPMS можно разделить на два типа: операционные для линейных сотрудников и статистические для руководителей. Рассмотрим каждый из них.
— Операционные отчеты формируются в режиме реального времени, чтобы администратор, бухгалтер или управляющий могли получить актуальную информацию здесь и сейчас. Например, посмотреть заезды и выезды, количество свободных номеров, оплату по брони и другие показатели.
— Статистические отчеты. Данные в этих отчетах обновляются один раз в день. Например, отчет «Доходность и загрузка» позволяет управляющему отследить основные показатели отеля: ADR, RevPAR, RevPAC, ALS и еще 14 показателей. Подробнее об этом отчете — во второй части статьи.
Для каждого сотрудника — свой набор отчетов. Ниже рассказали, какие отчеты пригодятся разным ролям в гостинице.«Заезды» и «Выезды» — отчеты со списками заездов и выездов на любую дату или период.
«Занятые номера» — список номеров, в которых проживают гости, с возможностью выбора любой даты.
«Депозит» — отчет со всей информацией о действиях с депозитами: внесение и возврат депозита, штрафы, списания, зачисление со счета.
«Список гостей» — отчет, где есть вся нужная информация о гостях: ФИО, даты заезда и выезда, номер комнаты и другие данные. Этот список можно отдать охраннику для пропуска гостей либо предоставить сотрудникам МЧС или представителям других ведомств.
«Обслуживание номеров» — отчет для расчета уборок по конкретной горничной или клининговой компании. Он нужен для контроля исполнения и взаиморасчета между отелем и исполнителем.Статистические отчеты
«Доходность и загрузка» — универсальный отчет с основными показателями отеля: ADR, RevPar, RevPAC, ALS и другими цифрами.
«Отчет менеджера за период» — содержит информацию по основным показателям работы отеля, которые нужны для принятия управленческих решений. В нем — вся важная информация: заезды выезды по номерам, информация о гостях, загрузка, начисления и оплаты. Этот отчет поможет оценить эффективность акции, отследить увеличение средней стоимости проживания, количество отмен за нужный период и другие метрики.
«Отчет менеджера на дату» — показывает статистическую информацию по ключевым метрикам операционной деятельности отеля: на выбранный день (FTD), с начала месяца по выбранный день (MTD), с начала года по выбранный день (YTD). Отчет помогает оценить темп прироста этих метрик в сравнении с данными предыдущего года.
«Дополнительные услуги — сводный и детальный» — отчеты для сбора статистики по проданным услугам. В нем можно фильтровать услуги по категориям номеров, включенным и невключенным в тариф, и выгрузить список допуслуг по дате оказания.
«Сводная статистика» — отчет, который позволяет быстро получить основные статистические показатели работы отеля в сжатом виде: процент загрузки, ADR, RevPar, F&B и другие.
Что такое ADR отеля и как работать с этим показателем →
Отчеты для оценки работы персонала
«Журнал активности пользователей» — отчет, который поможет отслеживать все изменения в брони, которые делал администратор. Это поможет оценить эффективность работы сотрудников или отследить нарушения, например, оплату при заселении, работу с квотой и другие действия с бронью.
«Эффективность работы менеджера» — позволяет оценить действия каждого менеджера по созданию и оплате броней.
Финансовые отчеты
«Платежи» — отчет, в котором можно посмотреть все платежи, возвраты и отмены за нужный период, по любому источнику брони и в выбранной валюте.
«Депозит» — отчет для гостиницы со всей информацией о действиях с депозитами: внесение и возврат депозита, штрафы, списания, зачисление со счета.
«Баланс бронирований» — отчет, который помогает отслеживать состояние оплаты и дебиторскую задолженность — какую часть брони гость уже оплатил, а какую оплатит при выселении.
«Доходность по тарифам» — отчет, который позволяет проанализировать: какая категория номера и по какому тарифу пользуется наибольшим спросом, самый популярный тариф, какую прибыль он приносит, какое количество человек и как долго проживали по тарифу.
«Финансовый отчет» — отчет, который покажет доходы объекта по основным статьям дохода за нужный период в сравнении с любым другим периодом.
«Отчет по агентам, заказчикам и источникам: сводный и детальный» — позволяет оценить эффективность работы по компаниям-агентам, компаниям-заказчикам и источникам бронирований.
Как отелю получить предоплату: 5 причин сделать оплату по ссылке →«Отчет по отменам» — позволяет оценить динамику аннуляции броней по источникам: официальному сайту и каналам продаж.
«Окно аннуляции» — позволяет проследить, за какой срок до заезда гости отменяют брони.
«Календарь спроса» — позволяет быстро оценить загрузку объекта и количество номеров для продажи.
«История и прогноз» — показывает динамику бронирования по отелю на будущие даты.
«Оценка интенсивности спроса» — отчет для быстрой оценки количества свободных номеров в разрезе категорий и скорости, с которой их количество уменьшается.
Revenue management и динамическое ценообразование в отеле: в чем разница →«Платежи» — отчет, в котором можно посмотреть все платежи, возвраты и отмены за нужный период, по любому источнику брони и в выбранной валюте.
«Депозит» — отчет для гостиницы со всей информацией о действиях с депозитами: внесение и возврат депозита, штрафы, списания, зачисление со счета.
«Баланс бронирований» — отчет, который помогает отслеживать состояние оплаты и дебиторскую задолженность — какую часть брони гость уже оплатил, а какую оплатит при выселении.
«Доходность по тарифам» — отчет, который позволяет проанализировать: какая категория номера и по какому тарифу пользуется наибольшим спросом, самый популярный тариф, какую прибыль он приносит, какое количество человек и как долго проживали по тарифу.
«Финансовый отчет» — отчет, который покажет доходы объекта по основным статьям за нужный период в сравнении с любым другим периодом.
«Отчет по агентам, заказчикам и источникам: сводный и детальный» — позволяет оценить эффективность работы по компаниям-агентам, компаниям-заказчикам и источникам бронирований.Теги — «Сводный отчет» — позволяет отфильтровать брони по тегам, которые проставляют администраторы. Например, можно отфильтровать данные по мероприятиям: бизнес-форум, универсиада, фестиваль и другим активностям.
«Доходность по тарифам» — отчет, который позволяет проанализировать: какая категория номера и по какому тарифу пользуется наибольшим спросом, самый популярный тариф. Эти данные позволят понять, какие тарифы и номера стóит рекламировать.
Маркетинг в отеле: 7 советов для роста онлайн-продаж →«Отчет по питанию» — отчет для просмотра услуг питания на нужную дату, включенных и не включенных в тариф. Он позволяет выстроить эффективное взаимодействие между отелем и рестораном, так как формирует список гостей с номерами комнат на завтрак, обед и ужин.Топ-5 отчетов для отелей в TL: WebPMSРассмотрим 5 самых популярных отчетов для гостиниц, которыми пользуются клиенты с шахматкой TL: WebPMS.1. Отчет «Платежи»В нем — вся информация по платежам в брони: платежи, возвраты, отмены за выбранный период. Платежи можно отфильтровать по валюте, источнику, статусу платежа и другим параметрам.
Например, в отчете можно посмотреть все активные платежи с официального сайта, которые гости платили картой через терминалДля чего нужен отчет- Чтобы отслеживать все платежи, возвраты и отмены за нужный период. Например, посмотреть все платежи и возвраты за смену работы ночного администратора — с 20:00 до 08:00.
- Смотреть платежи за период из нужного источника. Например, все платежи по броням с официального сайта за последний месяц.
- Сверять сумму в кассе за смену с суммой оформленных платежей за смену или период.
Кому будет полезен
— СПиР — службе приема и размещения — при сдаче и принятии смены.
— Бухгалтерии — при проведении сверки.
— Руководителю продаж или СПиР для выгрузки данных при проверках.
Как работать с отчетом
«Платежи» рассказали в базе знаний. →2. Отчет «Доходность и загрузка»«Доходность и загрузка» — универсальный отчет с основными показателями отеля: ADR, RevPAR, RevPAC, ALS и другими цифрами.
Это основные данные, которые показывает отчет по умолчанию. Его можно расширить — добавить еще 10 показателей, а еще включить детализацию по дням или категориям номеровДля чего нужен отчет
Чтобы отслеживать основные показатели отеля:
— ADR — среднюю стоимость номера за сутки,
— RevPAR — средний доход на номер,
— RevPAC — средний доход с клиента,
— ALS — среднюю продолжительность проживания,
— eще 14 важных показателей: загрузка, окно бронирования, доход за проживание, сумма скидки, сколько продано номероночей, заезд гостей, количество номеров на ремонте, сколько всего доступно номеров и мест на дату и другие.
Кому будет полезен
«Доходность и загрузка» — универсальный отчет, который пригодится собственнику, бухгалтеру и управляющему.
— Собственнику, чтобы знать, сколько зарабатывает объект, какая при этом загрузка и какой ADR, нет ли демпинга. Эти показатели — база — то, что должно формировать картину мира.
— Управляющему нужны максимально все данные: продолжительность проживания, RevPAR и RevPAC, сколько номеров продали, сколько было на ремонте и т. д. Чем больше данных он сможет получить, тем проще будет строить дальнейшую стратегию, планировать, анализировать и достигать новых вершин.
— Бухгалтеру тоже нужны эти данные, но дополнительно он еще учитывает количество заездов, номероночей, проданных мест. Эти данные нужны, чтобы рассчитать расходы на уборки и предоставление включенных услуг.
Как работать с отчетом
«Доходность и загрузка» рассказали в базе знаний. →3. Отчет «Сводная статистика»«Сводная статистика» — это дополнение к отчету «Доходность и загрузка». Он позволяет быстро получить основные показатели работы отеля в сжатом виде.
В нем, как и в отчете «Доходность и загрузка», можно увидеть процент загрузки за период, показатели ADR, RevPAR и доход за проживание. Разница отчетов в том, что в «Сводной статистике» есть еще данные по остальным статьям дохода: доход по питанию и допуслугам.
В отчете можно посмотреть детализацию дохода по номерам и допуслугамДля чего нужен отчет
— Он поможет сформировать тарифную политику на будущие периоды, оценить плановые показатели. Например, вы можете оценить популярные услуги и включить их стоимость в тариф.
— Даст статистические данные и данные для прогноза по основным показателям в разрезе нужного периода. Например, вы можете выгрузить данные за прошлый год, зафиксировать показатели, определить сезонность и ориентироваться на них в текущем году.
Кому будет полезен
Руководителю отдела продаж и revenue-менеджеру для прогнозов и формирования тарифной политики отеля.
Как работать с отчетом
«Сводная статистика» рассказали в базе знаний. →4. «Отчет по питанию»Этот отчет нужен для планирования питания в ресторане — он формирует список гостей с номерами комнат на завтрак, обед и ужин. Отчет по питанию можно легко выгрузить в Excel и распечатать, чтобы отмечать гостей в ресторане.
В отчете можно поставить фильтр по типу питания и выгрузить отдельные списки гостей на завтрак, обед и ужинДля чего нужен отчет
— Чтобы сформировать список гостей с номерами комнат на завтрак, обед и ужин.
— Учесть количество порций на будущие даты для закупки продуктов.
— Смотреть услуги питания на каждого гостя, включенные и не включенные в тариф.
Кому будет полезен
Сотрудникам отеля и ресторана для планирования и учета питания.
Как работать с отчетом
«Отчет по питанию» рассказали в базе знаний. →5. Отчет «Заезды»В этом отчете — список заезжающих гостей и основная информация по брони: номер телефона гостя, даты заезда и выезда, тариф и другие данные.
В отчете можно поставить фильтр по типу питания и выгрузить отдельные списки гостей на завтрак, обед и ужинДля чего нужен отчет
— Чтобы подавать списки гостей на охрану для пропуска. В комментариях к брони можно указать марку и номер машины.
— Подготовиться к приему гостей с ранним заездом или позвонить опаздывающим гостям.
Кому будет полезен
Службе приема и размещения и охране для контроля заездов.
Как работать с отчетом
«Заезды» рассказали в базе знаний. →Самые популярные отчеты уже включены в минимальный тариф TL: WebPMS — Lite. В нем — 17 самых важных отчетов, за которые не нужно доплачивать.
Если вы хотите начать работу с шахматкой TL: WebPMS, оставьте заявку, и мы с вами свяжемся.Редактор: Александра Вьюгина.Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.Похожие статьи
Подпишитесь на блог TravelLine
Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с инструментами TravelLine. Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подпишитесь на рассылку сейчас и получите подборку статей по работе с соцсетями.
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями.
- Чтобы отслеживать все платежи, возвраты и отмены за нужный период. Например, посмотреть все платежи и возвраты за смену работы ночного администратора — с 20:00 до 08:00.