Как вести бухучет в гостинице: особенности и основные принципы

Бухучет в гостинице — это не только требование закона к бизнесу, но и возможность оценить рентабельность отеля и вовремя принимать управленческие решения. А еще — отчитываться перед налоговой, анализировать финансовые показатели отеля и оценивать эффективность бизнеса за месяц, квартал или год.

В статье расскажем:
 — об особенностях бухучета гостиничного бизнеса;
 — как вести учет в гостинице: от учета выручки до оплаты НДС;
 — как правильно пробивать онлайн-чеки и работать с предоплатой.

Правила бухучета стандартные для каждого бизнеса, но в отелях есть свои особенности. Поговорим о них подробнее.

Основная деятельность гостиницы — оказание услуг по временному проживанию. Соответственно, основной доход отеля — это доход от сдачи номеров в аренду.

Но есть и другие услуги, которыми пользуются гости во время проживания в отеле: питание, химчистка, спа-услуги, конференц-залы и другое. Доходы и расходы по этим видам услуг тоже нужно правильно учитывать в бухучете отеля.

В разных отелях — своя сезонность. Например, пик загрузки в городских отелях чаще всего приходится на осень и зиму — время бизнес-мероприятий и деловых программ. А курортные отели больше всего пользуются спросом летом.

В зависимости от количества гостей отель закупает продукты на завтрак, полотенца, мыло, постельное белье и другие расходники. Бухгалтер учитывает все эти расходы и следит, какие суммы тратятся на содержание отеля.

Отели заключают агентские договоры с каналами продаж или сервисами по эквайрингу. Фишка таких договоров в том, что отель платит агенту комиссию за выполнение услуги. Например, бронь пришла с Островка. Отель после выезда гостя должен будет перечислить Островку определенную договором сумму комиссии.

Как правильно учитывать комиссии каналов продаж в бухучете отеля рассказал Денис Ковалев, начальник отдела бронирования АО ГК «Сочи-Магнолия».

В этом разделе расскажем, как правильно вести учет выручки и расходов в отеле. А еще разберемся с налогами и НДС.

Учитывать выручку в отеле можно каждый день, каждый месяц или после выезда гостя из номера. Каждая гостиница выбирает свой способ учета и закрепляет его в учетной политике отеля. Рассмотрим каждый способ учета выручки подробнее.

1. Ежедневно — самый точный, но сложный способ учета, если в отеле много номеров. В этом случае бухгалтер учитывает выручку от всех гостей, которые проживают в отеле сегодня.

Например, 10 февраля из отеля выехали два гостя: первый проживал с 1 по 10 февраля, а второй — с 30 января по 10 февраля. Отель каждый день учитывал доход от сдачи номеров всех гостей в отеле.

2. Ежемесячно — бухгалтер учитывает выручку каждый последний день месяца. В этом случае доход от сдачи номера гостю, который приехал в январе, нужно будет разделить: с 30 по 31 января и с 1 по 10 февраля.

3. По факту выезда гостя — пожалуй, самый удобной способ учета выручки. Если гость заехал 30 января, а выехал 10 февраля, акт будет выдаваться за период январь-февраль, и 10 февраля выручка будет фиксироваться за все дни.

Чем больше отель, тем больше расходов: от покупки полотенец и шампуня до капремонта номеров. Вот какие расходы нужно учесть в отеле:

 — Материальные: коммунальные платежи, продукты, стройматериалы, оплата услуг прачечной, химчистки, клининга, постельное белье, косметические наборы и другие расходники.
 — Кадровые: зарплата сотрудников отеля, ресторана.
 — Прочие: Wi-Fi, услуги связи, обслуживание кассы и другие расходы.

Чаще всего отели работают на ОСНО — общей системе налогообложения или на упрощенке — УСН. В зависимости от выбранной системы отель платит установленные законом налоги.

1. ОСНО — общая система налогообложения. Она подходит любому бизнесу, в том числе гостиницам. Но нужно учитывать, что это сложная система налогообложения с большим количеством налогов и отчетности.

2. УСН — упрощенная система налогообложения. Ее можно применять в отеле, только если:
 — количество сотрудников — не более 130 человек;
 — годовой доход отеля — не более 265,8 млн рублей;
 — остаточная стоимость основных средств — не более 150 млн рублей;
 — доля участия организаций в уставном капитале — не более 25%;
 — у отеля нет филиалов.

Условия актуальны на дату выхода статьи — 06 марта 2024 года.

С 1 июля 2022 года отели на УСН вправе платить НДС 0% на услуги по временному размещению, согласно Федеральному закону № 67-ФЗ. Нулевая ставка НДС будет действовать 5 лет — до 30 июня 2027 года. Разберемся, на какие услуги действует НДС 0%, и можно ли распространять его на тарифы с завтраком и другими допуслугами.

Применять нулевую ставку НДС можно на услуги по временному проживанию и некоторые сопутствующие услуги, которые входят в единую цену номера: заправка постели, смена постельного белья, ежедневная уборка, завтраки, стирка, мелкий ремонт одежды. Такие правила утверждены в 19 п. 1 ст. 164 Налогового кодекса и письме Минфина от 27.07.2022.

Чтобы законно применять ставку 0% НДС, важно, чтобы тарифы в отеле были официально оформлены. Каждый тариф должен утверждаться приказом. Например, в отеле «Сочи-Магнолия» на все тарифы есть официальный прейскурант, утвержденный директором. Чтобы сделать такой прейскурант, нужен приказ.

Принимать оплату от гостя нужно по особым правилам. Они регулируются федеральным законом 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003.
Этот закон регулирует работу с физическими и онлайн-кассами. С 2018 года онлайн-кассы должны использовать все отельеры, включая ИП.

Бухучет в гостинице — важный бизнес-процесс, который помогает отельерам принимать решения на основе цифр. В шахматке TL: WebPMS есть специальные отчеты для бухгалтеров и управляющих. Они помогают анализировать основные финансовые показатели отеля, следить за платежами и доходностью.

А еще можно настроить связку TL: WebPMS c 1С: Бухгалтерией. С ней АСУ и 1С смогут обмениваться данными о платежах, а вам не нужно будет дублировать информацию. Платежи наличными и картой будут уходить из TL: WebPMS в 1С, а безналичные платежи — обратно.