Что такое ЭДО и зачем он нужен

ЭДО (электронный документооборот) — это обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, поэтому распечатывать их не нужно.

Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет. Получатель принимает документ, подписывает своей ЭП, и отправитель получает уведомление о том, что документ подписан.

Электронная подпись (ЭП) — это эквивалент привычной подписи от руки, который подтверждает авторство электронного документа и обладает полной юридической силой

Какими документами можно обмениваться

При ЭДО вы можете обмениваться любыми первичными бухгалтерскими документами: договорами, счетами, счетами-фактурами, актами выполненных работ и т. д.

Электронный документооборот подходит любым организациям на территории РФ, от ИП до крупных корпораций. При ЭДО проще обмениваться документами и рассчитываться с контрагентами. Плюс, вы сэкономите на канцелярских и почтовых расходах и содержании архива.

Преимущества ЭДО

1. Экономия денег.

Вы экономите около двадцати тысяч рублей в год только на покупке конвертов, если посчитать стоимость пятисот конвертов по 34 рубля за штуку.

2. Экономия времени.

Обмениваться электронными документами так же быстро, как переписываться по электронке.

3. Доступ 24/7.

Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

4. Гарантия доставки и конфиденциальности.

Письма не теряются и не попадают к злоумышленникам, так как хранятся в защищенном личном кабинете.

5. Удобство хранения.

Не нужно оборудовать помещение для хранения документов.

Как перейти на ЭДО

Чтобы начать обмениваться электронными документами, нужно:

• Сообщить контрагентам, что вы переходите на электронный документооборот.

• Купить сертификат электронной подписи.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Министерства связи РФ. На сайте Министерства легко найти ближайший центр в вашем городе.

Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица компании, нужно создать свою электронную подпись. Она действует как личная печать: закреплена за конкретным сотрудником, и ее нельзя передавать коллегам.

• Выбрать, как обмениваться документами: через оператора ЭДО или без него.

Обмен электронными документами при помощи оператора ЭДО.

Получение электронных документов, подписанных ЭЦП, напрямую от TravelLine.