Дополнительные настройки при интеграции с 1С:Бухгалтерия

При интеграции TravelLine и 1С:Бухгалтерия доступна настройка отдельных опций за дополнительную плату.

Данные настройки позволят вам сформировать удобный и прозрачный учет, встроенный в бизнес-логику вашего средства размещения.

Отчет комиссионера

Для каждой брони, которая поступает через агента (Яндекс Путешествия, Островок, Туту и другие), 1С создает отдельный документ «Отчет комиссионера».

Отчет предназначен для отражения продаж гостиничных услуг, реализованных комиссионером (агентом) от имени средства размещения, а также для учета комиссионного вознаграждения, удерживаемого агентом.

Комиссионер — это посредник, который действует от своего имени, но за счет средства размещения реализует гостиничные услуги гостям. К комиссионерам относятся: Яндекс Путешествия, Островок, Авито и другие каналы продаж.

После подключения платной опции «Отчет комиссионера» на вкладке «Настройки по документам начисления» добавляются две дополнительные опции:

«Загружать агентские документы в отчет комиссионера»;
«Добавлять скидку в отчет комиссионера» — опция позволяет учитывать продажи броней со скидкой.

При загрузке данных способ расчета комиссионного вознаграждения автоматически переносится из договора контрагента в документе «Отчет комиссионера». Если в договоре по агенту указан способ расчета и процент вознаграждения, то он встанет при загрузке документа автоматически. Если не указан — необходимо открыть созданный документ и вручную указать способ расчета и процент вознаграждения.

Если в качестве компании-агента указана компания «ТРЭВЕЛ ЛАЙН СИСТЕМС», такие бронирования не считаются продажами от агента, и отчет комиссионера по ним не формируется.

Чтобы бронирования от «ТРЭВЕЛ ЛАЙН СИСТЕМС» учитывались как агентские и попадали в отчет, необходимо включить опцию «Трэвел Лайн считать агентом».

Процент комиссии указывается одним из способов:

В документе «Отчет комиссионера» — в поле «Способ расчета» в каждом документе при загрузке. Этот способ требует ручного ввода каждый раз;
В договоре комиссионера (агента) — один раз, совместно с бухгалтером. При последующих загрузках значение автоматически подтягивается в документ.

Загрузка общего документа «Отчет комиссионера»

Отчет комиссионера формируется по каждой брони от каждого агента отдельно.

Если подключить платную опцию «Общий отчет комиссионера за день», 1С будет создавать один сводный отчет комиссионера за день по каждому агенту.

Загрузка счетов и актов в разрезе начислений

Если бронирование оформлено от организации (юридического лица) и оплачено этой организацией, но гость при этом воспользовался дополнительной услугой и оплатил ее как физическое лицо, то при загрузке данных в 1С услуги будут отгружены раздельно: проживание — на юридическое лицо, дополнительные услуги — на физическое лицо, если подключены платные опции:

«Загружать документы в разрезе счетов» — позволяет загружать акты и счета на того контрагента, который указан в счете, как «Заказчик».
«Загружать в разрезе счетов, если больше одного счета» — используется, если по одной брони создано несколько счетов с разными плательщиками.

Отчет о розничных продажах

Отчет о розничных продажах показывает общую выручку за день, количество проданных товаров и способ оплаты (наличными или безналичным расчетом). Он формируется автоматически один раз в день по физическим лицам.

После подключения платной услуги «Отчет о розничных продажах» на вкладке «Настройки по документам оплаты» становятся доступны опции:

«Наличные платежи загружать в документ “Отчет о розничных продажах”» — позволяет автоматически переносить все наличные оплаты в документ «Отчет о розничных продажах».
«Начало смены» — если значение не указано, по умолчанию используется 00:00. Если время начала смены отличается, его необходимо указать вручную.
«Окончание смены» — если значение не указано, по умолчанию используется 23:59. При отличиях по времени также задается вручную.
«Не загружать возвраты услуг» — исключает возвраты из загрузки в отчет.
«Возвраты добавлять в таблицу “Товары” с минусом» — если опция активирована, возвраты услуг отображаются в таблице «Товары» со знаком «минус».

«На основании документа “Отчет о розничных продажах” создавать ПКО» — при активации этой опции автоматически формируется документ «Поступление наличных» (ПКО) на основании отчета о розничных продажах.

Загрузка документов по измененным данным в TL: WebPMS за период

При подключении платной услуги «Загрузка документов по измененным данным в TL: WebPMS за период» в 1С документы будут автоматически обновляться, если в выбранном периоде произошли изменения по броням в TL: WebPMS.

На вкладке «Дополнительно», в разделе «Отбор по гостю, заказчику», становится доступна опция «Обновлять измененные брони». При ее активации 1С анализирует данные TL: WebPMS и обновляет измененные брони за указанный период.

Период, за который выполняется проверка и обновление данных, определяется по настройке: «Глубина загрузки по отмененным броням (в месяцах)».

Например, если выбран период загрузки с 10.09 по 15.09, а в настройках указано «Глубина загрузки по отмененным броням (в месяцах)» — 1, то 1С проверит и обновит документы начислений за период с 01.08 по 10.09 — то есть за весь предыдущий месяц и текущий до даты начала периода.

Разделение услуг в документах по категории номеров

Услуга предназначена для отражения категорий номеров в документах 1С.

При активированной платной опции 1С анализирует категории номеров из TL: WebPMS и формирует отдельные позиции номенклатуры по каждой категории.

Например, вместо одной общей номенклатуры «Проживание» создаются позиции: «Проживание Стандарт, одноместный», «Проживание Стандарт, двухместный», «Проживание Люкс».

После подключения во вкладке «Настройки по документам начисления» становится доступна опция «Проживание сопоставлять для категории номеров».

Разделение услуг в документах по отдельному номеру

Услуга предназначена для того, чтобы в документах 1С отображался номер комнаты, к которой относится услуга (проживание, питание, дополнительные услуги).

После подключения платной услуги на вкладке «Настройки по документам начисления» становится доступна опция «Добавлять услугу по проживанию для каждого номера отдельно».

Загрузка общего документа за день по начислению для физических лиц

Если активировать эту платную опцию, в 1С будет формироваться один общий документ по всем бронированиям, оформленным на физических лиц за выбранный день.

После добавления этой опции на вкладке «Настройки по документам начисления» становятся доступна опция «Общий документ по начислениям для физических лиц».

Загрузка общего документа за день по наличным платежам для физических лиц

При включенной платной опции «Общий документ по наличным платежам для физических лиц» все наличные платежи от физических лиц за один календарный день автоматически объединяются в один общий документ.

Разделение начислений в разрезе дополнительных услуг

При подключении платной опции «Выставлять отдельные документы для проживания» в 1С по каждой брони формируются два отдельных документа: один — по услуге проживания, второй — по дополнительным услугам (например, питание, трансфер, SPA и другие).

Загрузка счетов в разрезе начислений без дополнительных услуг

При подключении платной опции «Загружать в документы только проживание», в акты будут загружаться только услуги проживания, без дополнительных услуг (например: питания, трансфера или SPA).

Загрузка документов с отбором по категориям

На вкладке «Дополнительно» добавляется платная опция «Отбор по категориям», которая позволяет настроить загрузку документов в 1С только по определенным категориям номеров из TL: WebPMS.

Чтобы указать нужные категории в 1С, их можно посмотреть в TL: WebPMS в разделе «Управление номерами» → «Категории номеров».

Распределение/учет договоров для каждого объекта отдельно

Если у одного юридического лица несколько гостиниц, важно, чтобы по каждому контрагенту в 1С подтягивались свои договоры — в разрезе каждой гостиницы. Для этого можно подключить платную опцию «Все услуги добавить в таблицу агентские услуги». Обычно эта настройка используется для агентов (например: Яндекс Путешествия или Островок).

Например, в наименовании договора можно указывать ID. Это позволит различать, к какому средству размещения относится договор, если несколько средств размещения относятся к одному юридическому лицу.

Обратите внимание. Данная настройка выполняется индивидуально для каждого средства размещения по запросу.