Как настроить email-рассылку «Спецпредложения»

• Шаг 1. Настройте условия рассылки
• Шаг 2. Укажите отправителя и тему
• Шаг 3. Оформите письмо
• Шаг 4. Сохраните и активируйте рассылку
• Настройте языковые версии рассылки
• Как повторно активировать рассылку
• Как отправляются письма

Рассылка позволяет сообщать гостям о мероприятиях или акциях, проводимых в средстве размещения. Данный тип рассылки не привязан к бронированию. Письма будут отправлены выбранным гостям один раз в указанные в настройках дату и время. Чтобы снова отправить спецпредложение, создайте новую рассылку или повторно активируйте ранее отправленную. Читайте подробнее, как повторно активировать рассылку.

В личном кабинете TravelLine в разделе «Мои гости» → «Рассылки» нажмите кнопку «Создать рассылку», выберите «Спецпредложения». Откроется вкладка «Условия рассылки». Подробнее о том, как создать рассылку, читайте в статье  «Как создать email-рассылку в TL: GMS».

Далее выполните следующие шаги:

Шаг 1. Настройте условия рассылки

1. На вкладке «Условия рассылки» укажите название рассылки для сотрудников. Его видят только пользователи личного кабинета. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация. 

Тип рассылки добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.

2. Установите дату и время, когда гости получат письмо.

3. Выберите, каким гостям будет отправлена рассылка:

• все гости — рассылку получат все гости средства размещения;

• сегменты гостей — рассылку получат отмеченные сегменты гостей. 

4. При необходимости выберите регионы получателей рассылки. Данные о регионе добавляются из профилей гостей.

5. Укажите параметры гостя: наличие личного кабинета и карты лояльности.

Также укажите, нужно ли учитывать проживание гостя при создании рассылки: 

• Не учитывать — письмо получат все гости с бронированиями и без.

• Уже было или запланировано — письмо получат гости, у которых есть хотя бы одно активное или завершенное бронирование независимо от заезда. При этом можно рассылку отправить гостям, у которых заезд состоялся, ожидается или не учитывать этот параметр.

• Не было и не запланировано — письмо получат гости, у которых нет ни одного бронирования ни в прошлом, ни в будущем.

6. Проверьте, как будут отправляться письма гостям с учетом их согласия на получение рассылок:

• Гости, которые дали согласие при бронировании на сайте, мобильной версии сайта и ВКонтакте, — всегда будут получать письма.

• Гости, о чьем согласии нет информации, — это гости с бронированиями из TL: WebPMS или других АСУ, менеджера каналов, гости без бронирований, — будут получать письма только если в настройках рассылки включена галочка «Нет данных о согласии».

• Гости, которые отказались от рассылок при бронировании на сайте, мобильной версии сайта и ВКонтакте, — не будут получать рассылки при любых настройках.

7. Рассчитайте количество получателей. Действие доступно при создании или редактировании рассылки «Спецпредложения». Нажмите кнопку «Рассчитать количество получателей».

Примечание. Расчет может занять некоторое время. Не закрывайте боковую панель, иначе процесс прервется.

Особенности:

• расчет показывает количество получателей на сегодняшний день, к моменту отправки рассылки данные могут измениться;

• при расчете получателей не учитываются те, кто отписался от писем, или возможные сбои почтовых сервисов;

• при расчете учитываются все настройки, которые вы выставили в рассылке;

• при расчете учитываются гости, у которых в контактных данных указана электронная почта.

Шаг 2. Укажите отправителя и тему

1. На вкладке «Отправитель и тема» укажите отправителя, например, название отеля или службы. Используйте автоподстановки.

2. Заполните тему письма. Используйте автоподстановки.

3. Добавьте скрытую копию для сотрудников, если необходимо.

4. Проверьте или измените электронную почту для ответа гостей.

Шаг 3. Оформите письмо

На вкладке «Вид письма» выполните настройки следующих блоков:

Стили

1. Выберите цвет фона. Для точного попадания в цвет вашего бренда используйте HEX-коды (шестнадцатеричный код цвета).

2. Выберите шрифт.

Содержание

1. Заполните основные поля:

• заголовок,
• основной текст,
• дополнительный текст,
• подпись.

2. Дополнительно вы можете:

• добавить промокод,
• вставить изображение,
• настроить кнопку действия.

При необходимости, используйте автоподстановки, чтобы данные из бронирования автоматически выгружались в письмо.

Обратите внимание:

• Логотип и реквизиты подставляются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» и не редактируются.
• Блок «Контактные данные» не отключается.
• Промокод не имеет срока действия, но может использоваться гостем только один раз.

Вложения

Нажмите «Прикрепить файлы». Вы можете добавить до 2 файлов по 2 МБ каждый.

Тестовое письмо

1. Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».

2. Укажите электронную почту и нажмите кнопку «Получить».

HTML-режим

Если стандартных настроек письма недостаточно, можно воспользоваться HTML-режимом (HTML — язык гипертекстовой разметки, далее — HTML). В этом режиме шаблон отображается в виде кода, который можно редактировать для создания уникального стиля письма. 

Подробнее о работе в HTML-режиме смотрите в статьях: 

• Как перейти в HTML-режим;
• Как работать с рассылками в HTML-режиме.

Обратите внимание. Внесение изменений в HTML-режиме — необратимое действие. Если вы измените код и сохраните его, вернуться к блочному конструктору в этой рассылке будет невозможно.

Шаг 4. Сохраните и активируйте рассылку

Сохраните внесенные изменения и активируйте рассылку. 

Настройте языковые версии рассылки

Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в TL: GMS».

Как повторно активировать рассылку

После отправки, когда дата и время наступили, рассылка автоматически отключается. Для повторной отправки ее нужно снова активировать.

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и выберите нужную рассылку в блоке «Спецпредложения». Откроется окно «Редактирование рассылки».

2. Установите нужную дату в поле «Время отправки». Выберите дату в будущем, чтобы активировать рассылку.

3. Измените положение переключателя, чтобы активировать рассылку.

Обратите внимание:

• Повторная активация доступна, если в настройках задана новая дата запуска рассылки.
• Статистика по уже отправленной рассылке и повторной объединится. Читайте подробнее в статье «Как работать со статистикой рассылок в TL: GMS».
• Активация из списка рассылок недоступна.

Как отправляются письма

Письма в TL: Guest Management System отправляются гостям на указанную в профиле электронную почту единоразово в указанное время по местному времени средства размещения.

Обратите внимание. Если по рассылке отправка писем уже состоялась, повторно отправить письма можно после ее активации. Читайте подробнее, как повторно активировать рассылку.