Как ставить и снимать гостей с учета через API «Госуслуг» в TL: WebPMS

• Перед началом работы
• Раздел «Уведомления о прибытии»
• Как работать с анкетами граждан Российской Федерации
• Как поставить российских гостей на учет
• Как досрочно выселить российских гостей
• Как продлить проживание российских гостей
• Как работать с анкетами иностранных граждан
• Как подготовить анкету иностранного гостя для постановки на учет
• Как поставить иностранных гостей на учет
• Как снять иностранных гостей с учета
• Как досрочно выселить иностранных гостей
• Как продлить проживание иностранных гостей
• Если с анкетами работает несколько сотрудников

Перед началом работы

• Настройте работу с API «Госуслуг» (ЕПГУ) по инструкции. 
• Ознакомьтесь с последней главой в статье «Если с анкетами гостей работает несколько сотрудников» — там описаны важные нюансы использования электронных подписей (ЭЦП) для сотрудников.

Раздел «Уведомления о прибытии»

Раздел «Уведомления о прибытии» в TL: WebPMS предназначен для автоматизации регистрации гостей в МВД через API «Госуслуг».

Основные возможности:

• Автоматическая выгрузка: анкеты с данными гостей появляются после заселения бронирований.
• Синхронизация данных: при обновлении данных в профиле гостя в TL: WebPMS они также обновятся в разделе «Уведомления о прибытии». Обращаем внимание, что обратной синхронизации нет. 
• Контроль заполнения: обязательные для МВД поля отмечены подсказками. После их заполнения анкета автоматически получает статус «Готово к отправке», а в списке появится кнопка «Отправить».
• Удобный поиск: предусмотрена фильтрация анкет по статусу отправки, гражданству, а также датам заезда и выезда.
• История изменений: отслеживать отправку заявлений и любые изменения можно нажав на желтый значок в колонке «История».

Как работать с анкетами граждан Российской Федерации

Как поставить российских гостей на учет

1. Перейдите в раздел «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии».

2. Убедитесь, что нужные анкеты находятся в статусе «Готово к отправке». Если стоит статус «Не заполнено», откройте анкету и внесите недостающие данные. Обязательные поля отмечены подсказками. 

3. Для отправки анкет в «Госуслуги» выберите удобный способ:

• Нажмите кнопку «Отправить» напротив конкретной анкеты:

• Нажмите кнопку «Отправить анкеты в МВД» вверху страницы, чтобы отправить все готовые анкеты:

Откроется окно, где отобразится список гостей и количество анкет.

4. В окне нажмите «Отправить анкеты в МВД». 

Если после нажатия на «Отправить анкеты в МВД» программа «КриптоПро» попросила подтверждение доступа для работы с сертификатом:

1. Нажмите «Да» в окне подтверждения, чтобы разрешить операцию:

2. Выберите сертификат подписи доверенного лица и отправителя из списка в окне выбора сертификата. 

Примечание:

• Настройка сертификата описана в инструкции «Шаг 3. Настройка API ЕПГУ («Госуслуги») в личном кабинете TravelLine».
• Особенности использования электронных подписей (ЭЦП) для сотрудников описаны в последней главе «Если с анкетами гостей работает несколько сотрудников».

После этого анкета уходит в МВД через «Госуслуги», а ее статус меняется на «Запрос постановки на учет».

Как узнать статус анкеты после отправки в МВД 

Ответ от МВД через «Госуслуги» обычно приходит через 5–20 минут, но иногда это занимает больше времени.

Если статус не обновился автоматически:

1. Запросите статус вручную, нажав кнопку меню в столбце «Действие» → «Проверить статус».

2. Подождите 10 минут. Это время, которое TravelLine ожидает ответа от «Госуслуг». 

3. Если после этого изменений нет, проверьте статус в «Госуслугах». 

4. Если изменений нет в «Госуслугах», обратитесь в МВД.

Возможные результаты обработки:

• Успешно: статус анкеты меняется на «Поставлен на учет», а в истории появляется подтверждение об оказанной услуге.

• Ошибка: статус меняется на «Ошибка постановки на учет». В истории будет указана причина отказа — в этом случае исправьте неточности и отправьте заявление повторно.

Как досрочно выселить российских гостей

Если российский гость решил выехать раньше планируемой даты:

1. Измените даты проживания в бронировании в TL: WebPMS. 

2. Найдите нужную анкету в разделе «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии».

Статус анкеты изменится на «Готово к отправке». В колонке «Дата выезда» обновится дата и появится подсказка о досрочном выселении.

3. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы передать заявление в МВД через «Госуслуги».

После успешной обработки статус анкеты изменится на «Поставлен на учет».

Как продлить проживание российских гостей

Если гость продлевает проживание, необходимо отправить новое заявление с измененными датами:

1. Измените даты проживания в бронировании в TL: WebPMS. 

2. Найдите нужную анкету в разделе «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии».

Статус анкеты изменится на «Готово к отправке». В колонке «Дата выезда» появится обновленная дата и подсказка о продлении с указанием прежней даты выезда.

3. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы передать заявление в МВД через «Госуслуги».

После успешной обработки статус анкеты изменится на «Поставлен на учет», а в истории появится запись об оказанной услуге. 

Как работать с анкетами иностранных граждан 

Как подготовить анкету иностранного гостя для постановки на учет

Для корректной постановки иностранного гражданина на учет, необходимо прикрепить к его профилю сканы документов:

1. Подготовьте сканы документов иностранного гостя: 

• документа, удостоверяющий личность;
• документа на право пребывания в стране;
• миграционной карты (при наличии).

2. Перейдите в карту бронирования в TL: WebPMS.

3. Нажмите иконку-карандаш «Редактировать» рядом с именем гостя.

4. В открывшейся панели нажмите «Загрузить документы», чтобы прикрепить сканы. 

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите «Готово» в панели и «Сохранить» вверху страницы. 

Как поставить иностранных гостей на учет

1. Перейдите в раздел «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии».

2. Убедитесь, что нужные анкеты находятся в статусе «Готово к отправке». 

Если стоит статус «Не заполнено», откройте анкету, внесите недостающие данные и загрузите сканы документов. Обязательные поля отмечены подсказками. 

3. Для отправки анкет в «Госуслуги» выберите удобный способ:

• Нажмите кнопку «Отправить» напротив конкретной анкеты:

• Нажмите кнопку «Отправить анкеты в МВД» вверху страницы, чтобы отправить все готовые анкеты:

Откроется окно, где отобразится список гостей и количество анкет.

4. В окне нажмите «Отправить анкеты в МВД». 

Если после нажатия на «Отправить  анкеты в МВД» программа «КриптоПро» попросила подтверждение доступа для работы с сертификатом:

1. Нажмите «Да» в окне подтверждения, чтобы разрешить операцию:

2. Выберите сертификат подписи доверенного лица и отправителя из списка в окне выбора сертификата. 

Примечание:

• Настройка сертификата описана в инструкции «Шаг 3. Настройка API ЕПГУ («Госуслуги») в личном кабинете TravelLine».
• Особенности использования электронных подписей (ЭЦП) для сотрудников описаны в последней главе «Если с анкетами гостей работает несколько сотрудников».

После этого анкета уходит в МВД через «Госуслуги», а ее статус меняется на «Запрос постановки на учет».

Как узнать статус анкеты после отправки в МВД 

Ответ от МВД через «Госуслуги» обычно приходит за 5–20 минут, но иногда это занимает больше времени.

Если статус не обновился автоматически:

1. Запросите статус вручную, нажав кнопку меню в столбце «Действие» → «Проверить статус».

2. Подождите 10 минут. Это время, которое TravelLine ожидает ответа от «Госуслуг». 

3. Если после этого изменений нет, проверьте статус в «Госуслугах». 

4. Если изменений нет в «Госуслугах», обратитесь в МВД.

Возможные результаты обработки:

• Успешно: статус анкеты меняется на «Поставлен на учет», а в истории появляется подтверждение об оказанной услуге.

• Ошибка: статус меняется на «Ошибка постановки на учет». В истории будет указана причина отказа — в этом случае исправьте неточности и отправьте заявление повторно.

Как снять иностранных гостей с учета

Примечание. Снимать с учета необходимо только иностранных граждан. Российских граждан снимать с учета не нужно.

1. В день выезда иностранного гостя найдите его анкету в разделе «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии». 

Она должна быть в статусе «Поставлен на учет (Требуется снятие с учета)». 

2. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить заявление на снятие с учета.

3. В открывшемся окне укажите сертификат подписи доверенного лица и выберите отправителя. Без электронной подписи заявление не уйдет в «Госуслуги». 

Статус анкеты изменится на «Запрос на снятие с учета», а в истории на вкладке «Снятие с учета» появится запись «Зарегистрировано на портале».

После отправки анкет TravelLine ожидает ответа от «Госуслуг» 10 минут, однако ответ из МВД (в «Госуслуги») может прийти позже. Если статус не изменился, можно проверить его (например, через час), нажав кнопку меню в столбце «Действие» → «Проверить статус».

В результате отобразятся следующие статусы анкет:

• «Снят с учета» (или «Зарегистрировано на портале») — гость снят с учета.
• «Ошибка снятия с учета» — запрос отклонен или возможно статус передан некорректно из МВД через «Госуслуги». Необходимо обратиться в местный орган МВД для выяснения подробностей. TravelLine лишь транслирует ошибку от МВД и не может ее исправить.
• Статус не изменился — возможно, МВД обработало запрос, но не передало статус в «Госуслуги». В этом случае попробуйте нажать «Проверить статус» позднее.  

Обратите внимание. В связи с тем, что МВД на данный момент обычно не передает статусы снятия с учета иностранных гостей, рекомендуем на следующий день:

1. Запросите статус вручную из «Госуслуг», нажав кнопку меню в столбце «Действие» → «Проверить статус».

2. Подождите 10 минут. Это время, которое TravelLine ожидает ответа от «Госуслуг».  

3. Если после этого изменений нет, проверьте статус в «Госуслугах». 

4. Если изменений нет в «Госуслугах» — обратитесь в МВД.

Как досрочно выселить иностранных гостей

Если иностранный гость выезжает раньше планируемой даты, то в день фактического выезда его нужно снять с учета.

1. Выселите бронирование в TL: WebPMS в день фактического отъезда гостя.

2. Найдите его анкету в разделе «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии».

В колонке «Дата выезда» автоматически отобразится новая дата, а у статуса анкеты появится подсказка о необходимости снять гостя с учета.

3. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить заявление на снятие с учета. 

Дальнейший процесс снятия с учета и работа со статусами подробно описаны в главе выше — «Как снять иностранных гостей с учета».

Как продлить проживание иностранных гостей

Обратите внимание. Продление необходимо сделать до наступления первоначальной даты выезда. 

1. Измените даты проживания в бронировании в TL: WebPMS. 

2. Найдите нужную анкету в разделе «Миграционный учет» → «Уведомления о прибытии».

В колонке «Дата выезда» обновится дата выезда и появится подсказка с указанием первоначальной даты выселения. Рядом со статусом анкеты появится подсказка о необходимости продления проживания. 

3. Нажмите «Продлить проживание» в кнопке меню.

После успешного продления проживания в истории анкеты появится запись о снятии с учета и новой постановке на учет.

Если с анкетами работает несколько сотрудников

Если с анкетами гостей работает несколько сотрудников, при отправке заявления в «Госуслуги» выберите отправителя в списке. Рассмотрим три возможных сценария:

1. Заявления (анкеты) подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Выберите «Руководитель организации» и сертификат организации/индивидуального предпринимателя.

2. Заявления (анкеты) подписывает ответственный сотрудник.

Выберите «Сотрудник, действующий от лица организации». 

Для отправки вам понадобятся два сертификата одновременно:

• сертификат руководителя — для входа в «Госуслуги»;
• сертификат сотрудника — для отправки анкет.

Даже если сотрудник имеет ЭЦП на физическое лицо, доверенность и может подписывать заявления, тем не менее для авторизации в «Госуслугах» требуется ЭЦП руководителя. Поэтому необходимы оба сертификата: один для авторизации, другой — для отправки.

3. Подписывает сотрудник без доступа к подписи руководителя. 

Обратите внимание. На данный момент API  «Госуслуг» не поддерживает работу с обезличенным сертификатом ИП. Эта информация будет актуальна при возобновлении работы с обезличенным сертификатом. 

Если заявления (анкеты) подписывает ответственный сотрудник, который имеет сертификат доверенного лица, но не может использовать сертификат руководителя, то руководителю необходимо получить в ФНС обезличенный сертификат организации. 

Для получения обезличенного сертификата необходимо являться лицом, действующим от имени юридического лица без доверенности и обратиться в место выдачи «Удостоверяющего центра» ФНС России.

Так как носитель ключа электронной подписи находится на физическом носителе («флешке»), необходимо подключить к компьютеру оба носителя.