Как импортировать карты лояльности

Как работает импорт карт из файла

Функция «Импорт из файла» позволяет загрузить карты лояльности постоянных гостей и быстрее начать работать с программой лояльности. 

Загрузите файл с номерами карт, данными их владельцев, и размером накоплений гостей. Поддерживаются форматы TXT и CSV (UTF-8), в которых через точку с запятой перечислены номер карты, ФИО владельца, его номер телефона, email, и размер накоплений. 

Эта инструкция подойдет как к скидочной, так и балльной программе лояльности.

Как импортировать карты

1. Перейдите в раздел «Управление гостями» → «Список карт».

2. Кликните на кнопку «Импорт из файла».

3. Скачайте шаблон и заполните его по образцу. Первая строка всегда начинается со следующих значений: Номер карты (*); Имя гостя (*); Телефон (*); Email; Уровень лояльности; Накопленные ночи; Накопленная сумма. Знаком «*» отмечены обязательные для заполнения поля. Обратите внимание: уровень лояльности в шаблоне можно не заполнять, так как он рассчитается автоматически из уровня накоплений — суммы или ночей, в зависимости от настроек программы. 

4. Заполненный шаблон преобразуйте в формат CSV (UTF-8) и загрузите в специальном окне. Или воспользуйтесь программой, работающей в формате TXT — например «Блокнот», — где через точку с запятой перечислите номер карты, ФИО владельца, его номер телефона, email, и размер накоплений. Нажмите на кнопку «Начать импорт».

После завершения выгрузки программа покажет количество загруженных карт, и количество карт, которые не были загружены — как правило из-за некорректно заполненных данных, или из-за того, что в файле был дубль уже существующего гостя. 

Особенности импорта карт

• Заполнять файл на импорт нужно строго в соответствии с форматом, иначе профили гостей не импортируются.

• При импорте карт лояльности с размером накоплений — количество прожитых ночей или потраченной суммы, — уровень лояльности рассчитается автоматически.

• Каждая карта в файле должна быть с новой строки.

• Уровень лояльности в шаблоне можно не заполнять, так как он рассчитается автоматически из уровня накоплений. Однако, если название уровней будет присутствовать, то они должны быть указаны идентично названию в настройках программы. Например, если в настройках уровень назван «gold», то при указании уровня «Gold» c большой буквы, программа не загрузит этот профиль.

• Не импортируются дубли гостей — то есть, когда совпадает номер карты, ФИО и телефонный номер. 

• Если необходимо выгрузить уже существующие номера карт лояльности и в дальнейшем работать с ними, то загрузите файл с номерами карт, другие столбцы заполнять не нужно. В этом случае, при автоматической выдаче карт, будут использоваться номера карт из загруженного файла.

Как преобразовать Excel-файл в формат CSV (UTF-8)

1. Заполните шаблон в файле Excel → в пункте «Файл» выберите «Сохранить как».

2. Укажите имя файла и в пункте «Тип файла» выберите «CSV (UTF-8) (разделитель - запятая)».

3. Нажмите на кнопку «Сервис» → «Параметры веб-документа».

4. На вкладке «Кодировка» выберите «Юникод (UTF-8)». 

5. Сохраните файл. Теперь он преобразован в формат CSV (UTF-8) и доступен для импорта.

Как заполнить шаблон в формате TXT

1. Откройте программу, которая работает в формате TXT — например «Блокнот».

2. В верхней строке укажите следующие значения: Номер карты (*); Имя гостя (*); Телефон (*); Email; Уровень лояльности; Накопленные ночи; Накопленная сумма

3. Далее в каждой строке через точку с запятой укажите номер карты, ФИО владельца, его номер телефона, email, и размер накоплений:

Уровень лояльности в шаблоне можно не заполнять, так как он рассчитается автоматически из уровня накоплений — суммы или ночей, в зависимости от настроек программы. :

4. Сохраните документ. Теперь он доступен для импорта. 

После завершения импорта программа покажет количество успешно импортированных профилей и их уровни лояльности. 

Как гостю воспользоваться картой лояльности после её получения

Если гость не был зарегистрирован в модуле бронирования, то при регистрации нужно указать номер телефона, на который выдана карта. Карта лояльности будет найдена и добавлена по номеру телефона.

Если гость был зарегистрирован в модуле бронирования до получения карты лояльности, ему нужно указать номер телефона, на который зарегистрирована карта.

1. Гостю необходимо войти в личный кабинет в модуле бронирования → нажать на ссылку «Добавить карту лояльности».

2. Далее гостю необходимо указать номер телефона, на который выдана карта.

3. Карта лояльности будет добавлена, и гость сможет сделать бронирование, которое будет учтено в программе лояльности.