Как работает онлайн-регистрация

• Как работает онлайн-регистрация
• Как гость проходит онлайн-регистрацию
  • Шаг 1. Получает ссылку на регистрацию
  • Шаг 2. Заполняет данные
  • Шаг 3. Гость отправляет данные
• Уведомления о новых регистрациях
• Как работать с заявками на регистрацию
• Онлайн-регистрация и TL: WebPMS
• Онлайн-регистрация и АСУ

Онлайн-регистрация позволяет гостям заранее заполнить данные для заселения. Средство размещения получает их до заезда и заранее подготавливает документы для передачи в МВД.

Обратите внимание. Для работы онлайн-регистрации требуется действующая подписка на модуль бронирования TL: Booking Engine.

Гость может пройти онлайн-регистрацию:

• по ссылке в welcome-письме (приветственное письмо, далее — welcome-письмо);
• после завершения бронирования на сайте, если до заезда осталось не более трех дней;
• в личном кабинете участника программы лояльности.

Ссылка на онлайн-регистрацию активна в течение 24 часов с даты и времени заезда гостя.

Если раздел «Онлайн-регистрация» отсутствует в личном кабинете, обратитесь в техподдержку TravelLine на support@travelline.ru.

Как работает онлайн-регистрация

Во время массового заезда регистрация гостей может занимать значительное время.

Без онлайн-регистрации

Администратор заполняет данные гостя, сканирует документы, оформляет анкету и выдает ключ. Регистрация одного гостя занимает около 10 минут.

С онлайн-регистрацией

Гость заполняет данные заранее по ссылке из welcome-письма. При заселении администратору остается проверить документ, распечатать заполненную анкету и выдать ключ.

Как гость проходит онлайн-регистрацию

Шаг 1. Получает ссылку на регистрацию

За несколько дней до заезда гостю приходит welcome-письмо со ссылкой на онлайн-регистрацию.

Welcome-письмо отправляется:

• при бронировании через сайт;
• при бронировании через менеджер каналов;
• при создании бронирования вручную в TL: WebPMS.

1. Чтобы включить ссылку на онлайн-регистрацию в welcome-письме, перейдите в раздел в раздел «Мои гости» → «Рассылки» → «Welcome-письмо».

2. Убедитесь, что параметр «Онлайн-регистрация» включен.

Обратите внимание. Блок «Онлайн-регистрация» может отсутствовать:

• для бронирований из менеджера каналов;
• для иностранных гостей, если гражданство указано в бронировании.

Чтобы включить блок, обратитесь в техподдержку TravelLine на support@travelline.ru.

Если бронирование сделано через модуль бронирования на сайте и до заезда осталось не более трех дней, гостю будет предложено пройти онлайн-регистрацию сразу после оформления бронирования.

Шаг 2. Заполняет данные

Перейдя по ссылке, гость:

• заполняет персональные данные;
• указывает сведения о документе, удостоверяющем личность;
• загружает сканы или фотографии документов;
• подтверждает согласие с передачей и обработкой Персональных данных.

Обратите внимание. С 1 января 2026 года, согласно ПП РФ № 1668 от 27.10.2025, средство размещения обязано принимать водительское удостоверение и заграничный паспорт в качестве документов для заселения в случаях, предусмотренных Правилами. Онлайн-регистрация TravelLine поддерживает работу с этими документами: гость может указать их данные при заполнении формы.

Для автоматического заполнения данных паспорта гость может использовать:

• СБЕР ID;
• Alfa ID;
• T-ID.

В этом случае данные подставляются автоматически и проходят предварительную проверку.

1. Чтобы разрешить гостям использовать сервисы автозаполнения, перейдите в раздел «Онлайн-регистрация → «Настройки».

2. Отметьте галочкой необходимые сервисы.

Если обязательные поля не заполнены, гость увидит, какие данные необходимо указать перед отправкой формы.

Чтобы сделать загрузку сканов документов обязательной, включите параметр «Загрузка сканов документов обязательна» в разделе «Онлайн-регистрация» → «Настройки».

Обратите внимание. При групповом бронировании один из гостей может:

• заполнить данные всех участников;
• заполнить только свои данные и отправить приглашение остальным гостям.

Шаг 3. Гость отправляет данные

После заполнения формы гость нажимает «Отправить».

После успешной отправки:

• гость получает письмо с подтверждением регистрации;

• средство размещения — уведомление о новой заявке.

Уведомления о новых регистрациях

Чтобы получать уведомления на электронную почту:

1. Перейдите в раздел «Онлайн-регистрация» → «Настройки».

2. В блоке «Уведомления» включите параметр «Отправлять уведомления о регистрации».

3. Укажите один или несколько адресов электронной почты.

Как работать с заявками на регистрацию

Все заявки отображаются в разделе «Онлайн-регистрация» → «Заявки на регистрацию».

Обратите внимание. Срок хранения персональных данных определяется настройками политики хранения данных в разделе «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → «Политика хранения персональных данных». Сканированные документы (паспорт, свидетельство о рождении, водительское удостоверение или загранпаспорт) автоматически удаляются через 30 дней после даты выезда гостя.

После получения заявки сотрудники средства размещения используют данные для подготовки документов к заселению. Если используется TL: WebPMS, данные автоматически сохраняются в бронировании.

Если в заявке указан источник данных (Alfa ID, Сбер ID, T-ID), информация получена из соответствующего сервиса и уже прошла предварительную проверку.

Заявки на онлайн-регистрацию бывают нескольких статусов:

Чтобы изменить статус заявки на «Обработано», откройте заявку и включите соответствующий переключатель.

Онлайн-регистрация и TL: WebPMS

Если гость прошел онлайн-регистрацию, его данные автоматически добавляются в карту бронирования в TL: WebPMS.

Обратите внимание. Автоматическая передача данных включается по запросу. Если данные не появились в бронировании, обратитесь в техподдержку support@travelline.ru.

У гостя, который прошел онлайн-регистрацию, в бронировании и в профиле будет указан источник данных.

Если бронирование создано вручную в TL: WebPMS, гость получит welcome-письмо при условии, что в бронировании указан адрес электронной почты.

При групповом бронировании один из гостей может:

• заполнить данные всех участников;
• заполнить только свои данные и отправить приглашения остальным.

Подробнее в разделе «Как гость проходит онлайн-регистрацию».

Онлайн-регистрация и АСУ

Данные из раздела «Онлайн-регистрация» можно передать в следующие АСУ:

• Opera,
• Fidelio,
• Эдельвейс.

TravelLine передает данные в АСУ, а способ их отображения зависит от используемой системы.

Обратите внимание. Чтобы настроить автоматическую передачу данных в Opera или Fidelio, обратитесь в техподдержку TravelLine на support@travelline.ru.

Если бронирование создано в сторонней АСУ, welcome-письмо автоматически не отправляется. В этом случае заявку на онлайн-регистрацию можно создать вручную.

Для этого:

1. Перейдите в раздел «Онлайн-регистрация» → «Настройки».

2. Включите параметр «Онлайн-регистрация для броней из АСУ».

3. Сохраните изменения.

После этого:

1. Перейдите в раздел «Заявки на регистрацию».

2. Нажмите «+ Создать заявку».

3. Укажите:

• номер брони в АСУ;
• количество гостей;
• период проживания.

4. Нажмите «Сохранить».

Будет сформирована ссылка на онлайн-регистрацию. Отправьте ее гостю любым удобным способом — по электронной почте или в мессенджере.

После прохождения регистрации данные появятся в разделе «Онлайн-регистрация» → «Заявки на регистрацию». Эти данные можно перенести в АСУ.