Как настроить email-рассылку «Подробный опрос»

• Шаг 1. Настройте условия рассылки
• Шаг 2. Укажите отправителя и тему
• Шаг 3. Настройте содержание опроса
• Шаг 4. Оформите письмо
• Шаг 5. Настройте сбор оценок
• Шаг 6. Сохраните и активируйте рассылку
• Настройте языковые версии рассылки
• Как отправляются письма
• Результаты опроса

Рассылка «Подробный опрос» автоматизирует сбор обратной связи от гостей, что помогает улучшать сервис.

Для настройки рассылки «Подробный опрос» перейдите в раздел «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и выберите шаблон «Подробный опрос». Подробнее о том, как создать рассылку, читайте в статье «Как создать email-рассылку в TL: GMS».

Далее выполните следующие шаги:

Шаг 1. Настройте условия рассылки

На этой вкладке определите параметры бронирования, гостя и время отправки.

• Укажите название рассылки — гости его не видят.
• Выберите время отправки — через какое количество часов или дней после выезда гость получит письмо.
• Выберите регион получателей — учитываются регионы, которые указаны в профилях гостей в TL: WebPMS или АСУ.  
• Определите параметры бронирования, в зависимости от которых будут отправляться письма — первое или повторное бронирование, источник брони, длительность проживания и другие. 
• Определите параметры гостя — наличие личного кабинета и карты лояльности. Настройка «Параметров гостя» доступна всем средствам размещения только при активной программе лояльности и личном кабинете гостя. 

Шаг 2. Укажите отправителя и тему

1. На вкладке «Отправитель и тема» укажите отправителя, например, название отеля или службы. Используйте автоподстановки.

2. Заполните тему письма. Используйте автоподстановки.

3. Добавьте скрытую копию для сотрудников, если необходимо.

4. Проверьте или измените электронную почту для ответа гостей.

Шаг 3. Настройте содержание опроса

Выберите способ настройки: использовать готовые шаблоны или придумать вопросы самостоятельно.

Вариант 1: Используйте шаблон 

Шаблон позволяет быстро настроить рассылку:

1. Нажмите «Применить шаблон» → поля основного и дополнительных вопросов заполнятся автоматически универсальными текстами.

2. Отредактируйте тексты при необходимости — шаблоны полностью доступны для правки. Обращаем внимание, что тип ответа для основного вопроса в первом разделе — всегда 10-балльная шкала, так как это необходимо для сбора статистики.

3. В поле «Перейти после ответа» выберите: «К следующему разделу» — гость перейдет к следующему разделу с вопросами, или «К дополнительным шагам» — переход к дополнительному вопросу в рамках текущего раздела.

4. Добавьте новый раздел при необходимости — к нему тоже можно применить шаблон. 

5. Управляйте структурой опроса: удаляйте лишние разделы иконкой корзины, упорядочивайте разделы с помощью кнопки «Порядок разделов в опросе».

6. Настройте итоговый раздел, изменив заголовок и текст сообщения, которое гость увидит после завершения анкетирования.

7. Проверьте результат — нажмите «Предварительный просмотр», чтобы увидеть опрос глазами гостя.

Обратите внимание. Если вы ранее ввели данные в этом разделе вручную, применение шаблона удалит эти данные.

Вариант 2: Настройте опрос вручную

1.  Укажите основной вопрос. Вопрос по умолчанию: «Вам понравилось проживание?» —  его можно изменить. Обращаем внимание, что тип ответа для основного вопроса в первом разделе — всегда 10-балльная шкала, так как это необходимо для сбора статистики.

2. В поле «Перейти после ответа» выберите: «К следующему разделу» — гость перейдет к следующему разделу с вопросами, или «К дополнительным шагам» — переход к дополнительному вопросу в рамках текущего раздела.

3. Добавьте новый раздел при необходимости → укажите текст вопроса, тип ответа и дополнительный вопрос, настройте возможность пропуска ответа. 

4. Управляйте структурой опроса: удаляйте лишние разделы иконкой корзины, упорядочивайте разделы с помощью кнопки «Порядок разделов в опросе».

5. Настройте итоговый раздел, изменив заголовок и текст сообщения, которое гость увидит после завершения анкетирования.

4. Проверьте результат — нажмите «Предварительный просмотр», чтобы увидеть опрос глазами гостя.

Обратите внимание. Если вы решите изменить тип ответа в уже настроенном вопросе, все созданные для него дополнительные шаги и вопросы будут удалены.

Типы ответов 

Тип ответа для основного вопроса в первом разделе — всегда 10-балльная шкала, так как для сбора статистики необходим хотя бы один ответ по балльной шкале. На основе этих данных формируется столбец «Средняя оценка» в общем списке рассылок.

Для всех дополнительных вопросов и основного вопроса следующих разделов доступны все типы ответов:

• 10-балльная шкала — позволяет поставить оценку в баллах. Для разных диапазонов оценки (1–6, 7–8, 9–10) можно задать дополнительные вопросы.
• Развернутый ответ — текстовое поле для ввода ответа в свободной форме. Подходит для сбора подробных отзывов и предложений.
• Несколько вариантов ответа — список (чекбоксы), где гость может выбрать сразу несколько ответов. Доступен пункт «Другое» чтобы гость мог вписать свой вариант в отдельное поле.
• Один вариант ответа — список (радиокнопки), где гость может выбрать только один готовый ответ. Доступен пункт «Другое».
• Ответ «Да» или «Нет» — подходит для уточняющих вопросов. Например, «Пользовались ли вы услугами спа?».

Шаг 4. Оформите письмо

На вкладке «Вид письма» настройте визуальное оформление письма:

1. Выберите стили — укажите цвет фона и шрифт. Для точного попадания в цвет вашего бренда используйте HEX-коды (шестнадцатеричный код цвета). 

2. Заполните содержимое — отредактируйте заголовок, основной текст и последний блок письма.

3. Настройте кнопку перехода к опросу — укажите текст кнопки и выберите ее цвет в «Стилях кнопки».

4. Нажмите «Сохранить» вверху страницы. Теперь вы можете проверить результат — нажмите «Получить тестовое письмо», чтобы увидеть опрос глазами гостя.

Примечание:

• Логотип и реквизиты подставляются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» и не редактируются.
• Блок «Контактные данные» не отключается.

HTML-режим

Если стандартных настроек письма недостаточно, можно воспользоваться HTML-режимом (HTML — язык гипертекстовой разметки, далее — HTML). В этом режиме шаблон отображается в виде кода, который можно редактировать для создания уникального стиля письма.

Подробнее о работе в HTML-режиме смотрите в статьях: 

• Как перейти в HTML-режим в TL: GMS;
• Как работать с рассылками в HTML-режиме.

Обратите внимание. Внесение изменений в HTML-режиме — необратимое действие. Если вы измените код и сохраните его, вернуться к блочному конструктору в этой рассылке будет невозможно.

Шаг 5. Настройте сбор оценок

На вкладке «Сбор оценок» настройте автоматическую отчетность:

1. Включите отправку отчета — установите галочку «Дополнительно отправлять отчет на email».

2. Укажите получателей — введите email-адреса сотрудников.

3. Выберите частоту — сразу после ответа гостя или периодический отчет: день, неделя, месяц.

Отчет с ответами за все время можно скачать в списке рассылок в любое время. Для этого перейдите в раздел «Рассылки» и нажмите кнопку «Действие» → «Отчет по опросу». 

Шаг 6. Сохраните и активируйте рассылку  

Сохраните внесенные изменения и активируйте рассылку. 

Настройте языковые версии рассылки

Русскоязычная версия рассылки не влияет на версии в других языках — они остаются шаблонными до тех пор, пока не будут внесены изменения вручную. 

Каждая языковая версия редактируется отдельно — для этого нажмите ссылку «Другие языковые версии» → выберите язык и отредактируйте вкладки «Отправитель и тема», «Вид письма» и «Содержание опроса».

Подробнее о настройке рассылок на других языках читайте в статье: «Как создать письма для иностранных гостей в TL: GMS».

Как отправляются письма

• Рассылка начинает уходить только после ее активации.
• Отсчет ведется от фактического времени выселения гостя, если вы работаете с TL: WebPMS. В остальных случаях используются планируемые дата и время выезда, которые указаны в бронировании.
• Если гость уже завершил опрос, при повторном клике он увидит сообщение «Оценка уже оставлена». Если опрос был прерван — гость начнет его с первого вопроса, а старые ответы перезапишутся.

Результаты опроса

Средняя оценка на основе первого вопроса отображается в списке рассылок. Детальные ответы можно увидеть:

• В карточке гостя в разделе «Гости» → в блоке «Оценки гостя» или на вкладке «Рассылки». Если гость прошел опрос несколько раз по разным бронированиям, отобразится средняя оценка.

• В выгружаемом Excel-отчете в разделе «Рассылки» → кнопка «Действие» → «Отчет по опросу».

Примечание. В Excel-отчете пропущенные гостем вопросы помечаются как «не указан», а вопросы, до которых гость не дошел (прервал опрос), выделяются серым цветом.