Как настроить email-рассылку «Welcome-письмо»

• Шаг 1. Настройте условия рассылки
• Шаг 2. Укажите отправителя и тему
• Шаг 3. Оформите письмо
• Шаг 4. Сохраните и активируйте рассылку
• Настройте языковые версии рассылки
• Как отправляются письма

Welcome-письмо — это приветственное письмо, которое направляется гостю за несколько дней до заезда, далее — welcome-письмо. Оно служит напоминанием о бронировании, содержит детали брони, условия отмены и дополнительную информацию.

В личном кабинете TravelLine в разделе «Мои гости» → «Рассылки» нажмите кнопку «Создать email-рассылку», выберите «Welcome-письмо». Откроется вкладка «Условия рассылки». Подробнее о том, как создать рассылку, читайте в статье «Как создать email-рассылку в TL: GMS».

Далее выполните следующие шаги:

Шаг 1. Настройте условия рассылки

1. На вкладке «Условия рассылки» укажите название рассылки для сотрудников. Его видят только пользователи личного кабинета. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.
Тип рассылки добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.

2. Установите параметры отправки: время и регион получателей.

3. Выберите параметры бронирования, в зависимости от которых будут отправляться письма:

• Тип бронирования — первое или повторное. Учитываются только успешные, то есть не отмененные бронирования.
• Источник бронирования — откуда пришло бронирование: модуль бронирования TravelLine, каналы продаж, TL: WebPMS или АСУ.
• Длительность проживания — сколько ночей указаны в бронировании: одна ночь или две и более ночи.
• Наличие детей в бронировании — есть дети или нет детей в бронировании.
• Способ оплаты — способы оплаты, доступные гостям при бронировании.
• Категория номера — категории номеров, доступные гостям при бронировании.

4. Укажите параметры гостя: наличие личного кабинета и карты лояльности.

Обратите внимание. Настройка «Параметров гостя» доступна всем средствам размещения только при активной программе лояльности и личном кабинете гостя.

Шаг 2. Укажите отправителя и тему

1. На вкладке «Отправитель и тема» укажите отправителя, например, название средства размещения или службы. Используйте автоподстановки.

2. Заполните тему письма. Используйте автоподстановки.

3. Добавьте скрытую копию для сотрудников, если необходимо.

4. Проверьте или измените электронную почту для ответа гостей.

Шаг 3. Оформите письмо

На вкладке «Вид письма» выполните настройки следующих блоков:

Стили

1. Выберите цвет фона. Для точного попадания в цвет вашего бренда используйте HEX-коды (шестнадцатеричный код цвета).

2. Выберите шрифт.

Содержание

• Заполните основные поля:
• заголовок,
• текст письма,
• подпись,
• дополнительные блоки (как добраться, условия проживания и другое).

При необходимости, используйте автоподстановки, чтобы данные из бронирования автоматически выгружались в письмо.

Обратите внимание:

• Логотип и реквизиты подставляются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» и не редактируются.
• Поле «Контактные данные» не отключается.
• Поле «Онлайн-регистрация» есть в содержании письма, если в личном кабинете включен раздел «Онлайн-регистрация».
• Некоторые поля можно отключить с помощью переключателя.
• Детали бронирования формируются автоматически и не редактируются.
• Условия отмены подставляются из тарифа.

Вложения

Нажмите «Прикрепить файлы». Вы можете добавить до 2 файлов по до 2 МБ каждый.

Тестовое письмо

1. Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».

2. Укажите электронную почту и нажмите кнопку «Получить».

HTML-режим

Если стандартных настроек письма недостаточно, можно воспользоваться HTML-режимом (HTML — язык гипертекстовой разметки, далее — HTML). В этом режиме шаблон отображается в виде кода, который можно редактировать для создания уникального стиля письма.

Подробнее о работе в HTML-режиме смотрите в статьях:

• Как перейти в HTML-режим в TL: GMS;
• Как работать с рассылками в HTML-режиме.

Обратите внимание. Внесение изменений в HTML-режиме — необратимое действие. Если вы измените код и сохраните его, вернуться к блочному конструктору в этой рассылке будет невозможно.

Шаг 4. Сохраните и активируйте рассылку

Сохраните внесенные изменения и активируйте рассылку.

Настройте языковые версии рассылки

Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в TL: GMS».

Как отправляются письма

Письма в TL: Guest Management System отправляются гостю на электронную почту в заданное в настройках время. Если бронирование создано позже запланированного времени отправки, письмо уходит сразу.

Пример. Welcome-письмо отправляется за 1 сутки до заезда. Заезд — 1 января в 14:00:

• Если бронирование создано 28 декабря — письмо придет 31 декабря в 14:00.
• Если бронирование создано 31 декабря после 14:00 — письмо отправится сразу.

Если настроены две рассылки «Welcome-письмо» и гость попал в обе:

• Гость получит оба письма, если время отправки отличается (например, за неделю и за 2 суток до заезда).
• Гость получит одно письмо, если отправка назначена на один и тот же день.

Обратите внимание:

• Бронирования из АСУ Opera или Fidelio с расширенной синхронизацией получают welcome-письмо, но с ограниченными данными: номер брони, даты заезда/выезда, стоимость и платные услуги. Комментарии и условия отмены не включаются в рассылку.
• Брони из других АСУ не попадают в TL: GMS — welcome-письмо по ним не отправляется.