Разделы и статьи

Как создать шаблон документа

Средства размещения могут использовать различные документы: договоры аренды, счета и прочие. Часто это шаблонные документы. В шахматке есть возможность автоматизировать работу с шаблонами с помощью специальных переменных, которые выгружают в шаблон необходимую информацию из бронирования. Это позволит сократить ручную работу с документами. 



Как создать шаблон документа

1. Создайте шаблон в формате .docx на своём компьютере, например, в редакторе Microsoft Word. Для загрузки готового шаблона с переменными, максимальный размер файла не должен превышать 3МБ.

2. Перейдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → «Шаблоны документов». Кликните на пункт «Таблица переменных» откроется список переменных для шаблона.



Переменные разделены на несколько категорий:

  • общие параметры;

  • параметры бронирования;

  • параметры номера;

  • покупатель/организатор всего бронирования;

  • компания-заказчик;

  • компания-агент;

  • гость;

  • дополнительные услуги.


3. В вашем шаблоне установите переменные: имя гостя, дата, сумма бронирования и т. д. Например, переменная {DATE_CURR} выгрузит в шаблон текущую дату, а {RES_NUM}  номер бронирования. 


Обратите внимание: для категории «Дополнительные услуги» обязательно использование переменных {EXTR:START} и {EXTR:END}, в начале и конце списка, чтобы переменные этой категории работали. Например: {EXTR:START}{EXTR_NAME} {EXTR_PRICE}{EXTR:END} 


Если переменные находятся внутри таблицы, то {EXTR:START} и {EXTR:END} необходимо поместить внутрь таблицы до и после всех элементов. Пример:


или


Пример шаблона

Ниже приведены два шаблона с переменными, на примере которых вы можете создать свой шаблон. 

1. Регистрационная карта гостя.


Как выглядит шаблон с переменными:


Переменные из примера выше  вы можете скопировать их и использовать в своем шаблоне:

Hotel Astoria


Регистрационная карта


Фамилия:

{GST_LNAME} 

Имя:

{GST_FNAME}

Отчество:

{GST_MNAME}

Дата рождения:

{GST_BDATE}

Гражданство:

{GST_CITIZENSHIP}

Адрес:

{GST_RES_CITY}, {GST_RES_STREET}, {GST_RES_BUILDING} {GST_RES_APARTMT}

Прибытие:

{RES_ARR_DATE}

Выезд:

{RES_DEP_DATE}

Электронная почта:

{GST_EMAIL1}

Телефон:

{GST_PHONE1}


2. Счет на оплату. 


Как выглядит шаблон с переменными:


Примечание: если вы используете нумерованный список в режиме автоподстановки, переменная {EXTR:START} должна находиться после цифры — это относится к документам, где количество пунктов неограниченно. 


Если нумерация проставляется вручную, переменная должна стоять перед цифрой.


Переменные из примера выше  вы можете скопировать их и использовать в своем шаблоне:


Счет
№ {RES_NUMS}

от {RES_BOOK_DATE}


ФИО:

{GST_LNAME} {GST_FNAME} {GST_MNAME}

Бронь: {RES_NUM}


Наименование товара (работы, услуги)

Единица измерения

Количество

Цена, RUB

Сумма, RUB

1.

Проживание с {RES_ARR_DATE} по {RES_DEP_DATE} {STAY_ROOM_NAME}. Гость {GST_LNAME} {GST_FNAME} {GST_MNAME}, общее количество гостей — {RES_GUEST_CNT}

сут.

{STAY_STAY_DAYS}

{RES_ADR}

{RES_ACC_PRICE}

2. {EXTR:START}

{EXTR_NAME}

шт.

{EXTR_CNT}

{EXTR_PRICE}

{EXTR_COST}{EXTR:END}


Итого:

{RES_TOTAL_PRICE}

Стоимость:

{RES_TOTAL_PRICE}

Оплачено:

{RES_PAID}

Итого к оплате:

{RES_TOTAL_PRICE}



Итого к оплате {RES_TOBE_CHARGED_IW}: без НДС



Как загрузить шаблон документа

1. Вернитесь в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → «Шаблоны документов».

2. Нажмите «Добавить новый шаблон».


3. Укажите название шаблона  вы увидите его в карте бронирования. 


4. Выберите категории номеров, для которых будут доступны документы на основе шаблона.

5. В пункте «Правило формирования документа» укажите, как должен формироваться документ — на каждый номер в брони или на каждого гостя в номере. 


6. Нажмите «Загрузить документы» и выберите файл с компьютера. Укажите название, которое будет присваиваться файлу при скачивании.


7. Нажмите «Сохранить» в верхнем углу страницы.

8. После загрузки шаблона нажмите «Скачать для проверки». 


Переменные в шаблоне будут заменены тестовыми данными для проверки и выделены желтым цветом. Если в названии переменной допущена ошибка, переменная выделится красным цветом.


Как деактивировать или удалить шаблон

Если необходимо убрать неактуальный шаблон, но вы не хотите удалять его окончательно, деактивируйте в шаблон с помощью переключателя в пункте «Статус»  шаблон не будет отображаться в карте бронирования. 


Для удаления шаблона перейдите к общему списку шаблонов → нажмите кнопку «Действие» → «Удалить».


Как посмотреть и скачать шаблон документа в бронировании

После загрузки шаблона, он появится в карте бронирования в виде документа. 

Посмотреть и скачать документ можно в окне быстрого просмотра бронирования:



Или в карте бронирования на вкладке «Документы». 

Кейс: как привлечь гостей в отель и сделать их постоянными клиентами

В 2021 году в модуле бронирования TravelLine появилась программа лояльности. Отель «Вега Измайлово» первым тестировал эту фишку. В кейсе расскажем, как отель внедрил программу лояльности на сайте и каких результатов добился.
Узнать больше
Кейс: как привлечь гостей в отель и сделать их постоянными клиентами