Деловая переписка: как общаться с коллегами

Контекстная реклама для гостиницы: чек-лист по настройке
Екатерина Сундарева
Главный редактор
Когда слышишь словосочетание «Деловая переписка», в памяти всплывают шаблоны «Доброго времени суток!», «Спасибо за плодотворное сотрудничество», «Доводим до вашего сведения». Это привычные, но избитые и неэффективные фразы.

Сегодня разбираемся, как вести деловую переписку по-человечески и не раздражать коллег и клиентов. Материал собрали на основе книги «Новые правила деловой переписки».

Совет № 1. Приветствуйте просто и без штампов

Фраза «Доброго времени суток» показывает только то, как хорошо вы владеете штампами. ;)

Приветствие всегда оставляйте на отдельной строке.

Совет № 2. Пишите имя получателя правильно

Если вы не уверены, как правильно пишется имя, лучше спросите: «Здравствуйте! Я нашла вас в Фейсбуке, но не уверена, как правильно к вам обращаться. Подскажите, пожалуйста».

Совет № 3. Пишите аккуратно

Даже если торопитесь, пишите аккуратно. Людям гораздо приятнее читать текст без ошибок, пропушенных букв и кричащих заголовков.

Совет № 4. Обращайтесь к конкретным лицам

Если в копии несколько человек, задавайте вопросы и давайте задания конкретным людям, а не всем сразу.

Совет № 5. Не нагнетайте срочностью

Представьте, человек работает в штатном режиме и вдруг получает сообщение, где не вежливое сообщение, а почти крик. Скорее всего, получатель не проникнется срочностью, а подумает, что вы не цените его время.

Совет № 6. Не пытайтесь подсластить пилюлю

Лучше говорите, как есть, и предложите помощь. Так будет проще решить вопрос.

Совет № 7. Будьте вежливы не в словах, а в посыле

Даже самые вежливые слова не скроют, что вы пытаетесь давить или манипулировать. Это неприятно и вызывает чувство, что отправитель считает, что ему все должны, раз он написал «Спасибо».

Еще несколько советов

Постарайтесь сделать так, чтобы читателю было удобно читать ваш текст и понимать, о чем вы просите. Так он сможет вам помочь или быстрее выполнить вашу задачу.
Добавляйте внятную тему письма, чтоб его было легко найти.
Если к письму приложен сложный документ, кратко изложите его суть в теле письма.
Обозначьте срочность. Если надо «еще вчера», лучше позвоните.
В блоге мы публикуем интересные статьи про туризм, лайфхаки для отельеров и полезные советы для работы. Подписывайтесь, чтобы получать рассылки со статьями и ничего не пропускать. Новым подписчикам мы дарим подборку по работе с соцсетями.

Поделиться:

Похожие статьи

Подпишитесь на блог TravelLine

Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с сервисами TravelLine. Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подписка на блог
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями.