Что такое шахматка TL: WebPMS и как она помогает в работе

TL: WebPMS — это автоматизированная система управления средством размещения, работающая на серверах TravelLine. Для ее использования не нужно дорогостоящее оборудование или специальное программное обеспечение: достаточно любого современного устройства — компьютера, ноутбука или планшета, и выхода в интернет.

Возможности

• Удобная шахматка бронирований. Мгновенно создавайте новые бронирования, отслеживайте загрузку и быстро находите свободные номера в календаре. 

• Детальная карта бронирования. Управляйте всеми параметрами броней и редактируйте детали.

• Единая база гостей. Платформа автоматически сохраняет данные гостей. При повторном заезде не придется повторно вводить всю информацию.

• Номерной фонд и обслуживание номеров. Создавайте номера и следите за их чистотой.

• Финансовый учет. Формируйте счета, регистрируйте оплаты, моментально печатайте необходимые финансовые документы.

• Статистика и отчеты. Отслеживайте ключевые показатели средства размещения и получайте детализированные отчеты для принятия взвешенных решений.

• Настройка важных для работы параметров. Для удобного использования TL: WebPMS, выполните настройки под специфику вашего средства размещения.

• Мобильное приложение. Шахматка броней всегда с вами в мобильном приложении TL Extranet.

• Интеграция с фискальным регистратором. Печатайте кассовые чеки напрямую из TL: WebPMS, экономя время и минимизируя ошибки.

• Простая отправка данных о гостях в МВД. Данные о гостях из шахматки можно подать в МВД напрямую — через ЕПГУ (Госуслуги), либо загрузить в стороннюю программу для передачи данных в министерство.

• Большое количество интеграций. Ознакомьтесь с полным списком доступных решений.

Работайте с календарем бронирований

Шахматка TL: WebPMS — это календарь бронирований средства размещения, который выглядит как таблица: столбцы — календарные дни, строки — номера, сгруппированные по категориям. В строке с номером можно также узнать этаж, где расположен номер, и статус уборки номера.

Чтобы попасть в шахматку TL: WebPMS, перейдите в раздел «Управление отелем» → «Шахматка броней».

Если в календаре бронирования ячейка пустая, значит, номер свободен в эту дату, и можно создавать новую бронь. Например, как видно на скриншоте: номер 1.2 свободен на период с 12 по 19 февраля, а номер 1.3 в эти же даты занят.

Бронь может занимать как всю ячейку, так и ее часть. Если ячейка занята не полностью, значит гость заезжает или выезжает в этот день. В примере на скриншоте гость заселился в номер 1.1 в 14:00 10 февраля, а выехать планирует в 12:00 12 февраля.

Чтобы было удобнее работать с бронированиями и ориентироваться в календаре шахматки, брони окрашиваются в разные цвета. Подробнее об этом в статье «Что означают цвета бронирований в TL: WebPMS».

Шахматка разделена на две части вертикальной линией. Линия расположена в столбце, который соответствует текущей дате. На скриншоте это 11 февраля.

Чтобы перейти к конкретной дате, используйте календарь в левой верхней части шахматки.

Чтобы перейти к текущему дню, нажмите кнопку «Сегодня».

TL: WebPMS умеет продавать номера не только посуточно, но и на несколько часов. С почасовыми бронированиями вы можете работать в течение дня без создания дополнительных тарифов.Создается такая бронь так же легко, как обычная.

Кликните на кнопку «День», чтобы перейти в режим почасовых броней. Выделите мышкой нужные часы в календаре шахматки и создайте почасовое бронирование.

Будьте в курсе, какие категории номеров свободны для бронирований

По умолчанию номера в шахматке сгруппированы по категориям. В строке с названием категории отображается количество свободных номеров этой категории.

Когда вы нажимаете на название категории, список номеров сворачивается или разворачивается. Если свернуть все категории, то шахматка будет выглядеть как таблица доступности номеров всех категорий отеля.

Доступность категорий также смотрите в разделе «Управление номерами» → «Доступность номеров» → на вкладке «Календарь». Подробнее читайте в статье «Как управлять доступностью номеров при работе с шахматкой TL: WebPMS».

Следите за статистикой по бронированиям на текущий день

В разделе «Шахматка броней» вверху страницы отображается статистическая информация, которая разделена на блоки:

• Загрузка на сегодня — информация о количестве проданных номеров и процент загрузки отеля на текущий момент;

• Гости сегодня — количество заездов, выездов, проживаний, незаездов и свободных номеров;

• Заметки и указания — информация о запланированных, просроченных и не запланированных заметках;

• Состояние номеров — информация о количестве номеров, которые требуют уборки, проверки или находятся на ремонте.

 Если блок не отображается, кликните на слово «Статистика» в правом верхнем углу экрана.

Подробнее об этих блоках читайте в статье «Статистика шахматки бронирований в TL: WebPMS».

Быстро находите нужное бронирование с помощью фильтров

В верхней части страницы есть специальные кнопки — фильтры, по которым можно найти нужное бронирование: по статусу, способу гарантии, источнику бронирования или специальным тегам. Работает это так: бронирования, которые не соответствуют выбранным условиям, станут прозрачными в шахматке.

Чтобы отменить выбранные фильтры, нажмите «Сбросить фильтры».

Как найти бронирование в TL: WebPMS с помощью поисковой строки читайте в статье.

Экономьте время на редактировании бронирования

Некоторые операции с бронью можно сделать прямо в шахматке, не заходя в карту брони:

• заселение гостя;

• переселение гостя;

• выселение гостя;

• отмена брони;

• просмотр и печать документов;

• добавление заметки;

• оплата;

• выпуск ключа.

Кликните левой кнопкой мыши на бронирование и выберите действие в открывшемся окне.

Следите за чистотой номеров 

В шахматке есть встроенный модуль обслуживания номеров, который поможет следить за чистотой номеров. Модуль работает в базовом и расширенном виде.

В отличие от базового модуля, в расширенном больше возможностей: можно организовать регулярную уборку и назначить внеплановую, составить план обслуживания, следить за состоянием номеров и многое другое.

Настраивайте разные права доступа к TL: WebPMS

Для каждого сотрудника, который работает с TL: WebPMS, создайте свой логин. Так вы легко сможете отследить историю изменений и настроить уровни доступа. 

В шахматке TL: WebPMS есть три роли: «Менеджмент», «Служба приема и размещения» и «Хозяйственная служба». У каждой из них разный уровень доступа и набор действий, которые может выполнять сотрудник. Подробнее читайте в статье «Уровни доступа пользователей в TL: WebPMS».

Чтобы приступить к работе с шахматкой TL: WebPMS, сначала выполните необходимые настройки и ознакомьтесь с основными рабочими процессами. Подробная инструкция доступна в статье: «Что нужно знать, чтобы начать работу с шахматкой TL: WebPMS».