Инструкции для администратора

Как администратор видит личный кабинет TravelLine

Администратор гостиницы — это специалист, который отвечает за размещение гостей и их комфортное пребывание в отеле. 

Администратор занимается встречей и заселением гостей, консультирует их по услугам отеля, расчетами, подготовкой отчета о проживающих для сотрудников других служб, организует доставку багажа, передает запросы гостей в службу горничных и другие отделы. Помимо этого, в небольших отелях администратор также консультирует по телефону потенциальных гостей о наличии свободных номеров на нужную дату, рекомендует наиболее оптимальный вариант для размещения с детьми, осуществляет бронирование номеров и в целом консультирует о правилах и условиях проживания в отеле. 

В личном кабинете TravelLine вы можете создать пользователя с правами администратора. Какие разделы личного кабинета видит пользователь:

1. «Помощник».

2. «Управление номерами → «Доступность номеров».

3. «Отчеты» → «Отчеты по броням».

Если вы работаете с шахматкой TL: WebPMS, пользователь имеет доступ к следующим разделам:

1. Доступ к шахматке броней.

На шахматке администратор может вносить изменения в бронирования. Администратор не может: создавать бронирования на прошедшие даты, отменять заселенные брони, отменять заселение и выселение, изменять выселенные брони.

2. Раздел «Служба приема».

3. Доступ к отчетам общего назначения.

4. Раздел «Заметки и указания».

5. Раздел «Номерной фонд».

6. Раздел «Обслуживание номеров». 

7. Раздел «Профили гостей».

8. Раздел «Справочник компаний».

9. Раздел «Кассы»  — администратор может открыть или закрыть смену, но не может создавать или удалять кассира. 

10. Раздел «Финансовый учет»  — администратор может создать приход или расход без просмотра статистики, видит только свои операции. 

У администратора отсутствует доступ:

1. К статистическим отчетам.

2. К подразделу «Настройки». 

Если вы работаете с Модулем миграционного учета, администратор имеет доступ в данный раздел.

Как добавить доступ администратору в другие разделы 

Для предоставления доступа в другие разделы или увеличению функциональности на шахматке, обратитесь в техническую поддержку TravelLine на почту support@travelline.ru с почты пользователя, у которого есть доступ в Портал клиента. В запросе укажите ID объекта, логин пользователя и в каком разделе расширить права пользователю или предоставить доступ. Или измените уровень доступа пользователя самостоятельно по инструкции «Как изменить уровень доступа пользователя в личном кабинете TravelLine».

Инструкции для администратора

Мы подготовили список полезных статей, которые помогут администратору в работе. 

Работа с доступностью номеров

В разделе «Доступность номеров» администратор может управлять онлайн-продажами отеля: например, закрыть категории номеров для продажи или изменить количество доступных номеров. Новая информация отразится в модуле бронирования и в каналах продаж. 

• Как установить доступность номеров по умолчанию

• Как изменить доступность номеров на несколько дней

• Как открыть продажи в разделе «Доступность номеров»

• Как закрыть продажи в разделе «Доступность номеров»

• Как управлять доступностью номеров при работе с шахматкой TL: WebPMS
  

• Работа с доступностью номеров при интеграции с АСУ

• Как работает овербукинг при интеграции с АСУ и WebPMS

• Овербукинг: причины, как предотвратить, что делать с бронью

• Как закрыть или открыть продажи через мобильное приложение TL Extranet

Отчет по броням 

В отчете по броням администратор может получить полную информацию о брони: ФИО и контакты гостя, дата заезда или выезда, тариф и т. д. В отчете есть информация о количестве активных и отмененных броней, броней из каналов продаж и сайта  — и другие варианты, которые настраиваются с помощью фильтров. Кроме просмотра, в этом разделе можно управлять бронями: изменить даты, тариф, отменить бронь и т. д., если вы пока не работаете с шахматкой TL: WebPMS. Эти действия рассмотрены в перечисленных ниже статьях.

• Как работать с разделом «Отчет по броням»

• Как изменить стоимость в бронировании с сайта

• Как изменить даты проживания в бронировании с сайта

• Как гостинице отменить бронирование с сайта

• Как узнать, какой способ оплаты у бронирования

• Как восстановить отмененное бронирование с сайта

Работа с бронированиями в шахматке

Шахматка — это календарь броней отеля и основной инструмент работы администратора. В шахматке происходит заселение и выселение гостей, фиксирование дополнительных услуг и оплаты от гостя. Еще раз обратим внимание, что  на шахматке администратор с обычными правами доступа видит брони и может вносить изменения в брони на будущий период или не заселенные, однако не может создавать, менять или отменять брони на прошедшие периоды или заселенные. 

• Как создать бронь в TL: WebPMS

• Как создать групповую бронь в шахматке TL: WebPMS

• Как создать бронь на юридическое лицо

• Как создать почасовую бронь в шахматке TL: WebPMS

• Как быстро переместить бронь на шахматке

• Как заселить гостя в шахматке

• Как заселить бронь, если нет сквозного номера

• Как выселить гостя в TL: WebPMS

• Как добавить или изменить услугу в брони

• Как изменить стоимость проживания в брони

• Как изменить способ оплаты в бронировании

• Как отменить бронирование в шахматке

• Как создать бронирование в шахматке в мобильном приложении TL Extranet

• Как работать с бронированием в шахматке в мобильном приложении TL Extranet

• Как отправить ссылку на бронирование номера в мобильном приложении TL Extranet

Работа со счетами и платежами

Шахматка автоматически формирует счет в брони. Одной из важных задач администратора является своевременное фиксирование в шахматке оплаты или возврата по брони.

• Как провести оплату по бронированию в шахматке

• Как оформить возврат по бронированию в шахматке

• Что такое депозит

• Как разделить счет и перенести оплату в шахматке

• Как объединить несколько счетов групповой брони в TL: WebPMS

• Как выставить счет по брони в TL: WebPMS

• Как перенести оплату с одной брони на другую в TL: WebPMS
  

Работа с кассой

Шахматка поддерживает интеграцию с ККМ  — кассой, что позволяет печатать чеки по операциям сразу из брони в шахматке. Как настроить интеграцию с кассой мы рассказали в статье: «Как настроить интеграцию с ККМ».

Администратор при принятии оплаты или проведения возврата сталкивается с необходимостью печатать чеки по этим операциям. Иногда возникают вопросы, как открыть смену или какой чек будет напечатан в той или иной ситуации, и мы ответили на эти вопросы в статьях:

• Как закрыть и открыть смену в ККМ

• Как печатаются чеки на предоплату, аванс и зачет аванса

• Как напечатать закрывающий чек для бронирований с предоплатой через Комфорт Букинг

• Как напечатать закрывающий чек для бронирований с предоплатой из Яндекс Путешествий

Заметки 

В шахматке TL: WebPMS администратор имеет возможность добавлять памятки для работы в виде заметок, как общих —  например, напоминание о чем-либо,  — так и специфические указания для конкретной брони.

• Заметки и указания в TL: WebPMS

Обслуживание номеров 

Модуль «Обслуживание номеров» помогает ежедневно обновлять информацию о состоянии номеров и организовывать уборку. Номера, требующие уборки, отмечаются статусом «Грязно». Уборку могут отмечать горничные, администраторы и управляющие, и статусы синхронизируются в шахматке и в разделе «Обслуживание номеров».

В базовом модуле есть три статуса: «Требует уборки», «Убран» и «Проверен». При выселении гостя номер автоматически становится грязным, остальные статусы проставляются вручную.

Расширенный модуль предлагает больше возможностей для настройки уборок. Например, пользователь может назначить внеплановую уборку по запросу гостя, и эта информация будет доступна службе горничных.

Подробности о работе с модулем можно найти в статьях:

• Модуль «Обслуживание номеров»

• Расширенный модуль «Обслуживание номеров»

Профили гостей

Профили гостей — это раздел, где можно посмотреть информацию о гостях, которые когда-либо проживали в отеле: ФИО, контактные данные, брони, уровень лояльности и т. д. 

• Как устроены профили гостей в TL: WebPMS

• Как объединить несколько профилей одного гоcтя в TL: WebPMS

Постановка гостей на миграционный учет

В соответствии с законодательством РФ, необходимо каждый день предоставлять в МВД сведения о проживающих гостях.

В шахматке TL: WebPMS в брони автоматически формируется анкета гостя, куда выгружается информация о госте, что экономит время на ручное заполнение анкеты.

• Анкета гостя и согласие на обработку персональных данных

Если вы уже работаете с модулем миграционного учета TravelLine, процесс работы с анкетами становится еще удобнее: модуль собирает все анкеты в одном месте, а также подскажет, какая анкета и почему не пройдет проверку — благодаря подсказкам, можно скорректировать данные гостя. Затем отелю останется только выгрузить готовый файл в программу отправки данных в МВД.

• Как работать с модулем «Миграционный учет» в TL: WebPMS