21 мая 2025

#Сайт, #Продажи

Как обеспечить комфортное проживание командированных гостей в отеле: 5 советов

Анализ работы отеля и гостиницы с инструментом TravelLine

Александр Ширшов

Руководитель отдела маркетинга по работе
с мини-объектами в TravelLine

Статья обновлена 21 мая 2025 года: добавили информацию про разделение счета при групповом бронировании в TL: WebPMS и работу с корпоративным сегментом гостей с помощью TL: GMS

Командированные гости почти не находятся в номере, покупают проживание с питанием и реже отменяют бронь. В то же время они чувствительны к цене, требовательны к закрывающим документам и деталям. Например, ценят рабочее место в номере, вкусные завтраки, быстрый интернет и другие моменты.

Как обеспечить комфортное проживание командированных в отеле, рассказали Денис Ковалев, начальник отдела бронирования гостиничного комплекса «Сочи-Магнолия», и Евгений Хаустов, руководитель апарт-отеля Dolce Vita в городе Свободный Амурской области.

1. Спросите у гостя, какие закрывающие документы ему нужны

Командированным важно, чтобы все отчетные документы для бухгалтерии были в порядке. Иначе отчет о командировке не примут, и гостю придется оплачивать проживание из своего кармана.

В организации обычно есть внутренние документы, где прописаны лимиты по расходам на проживание командированного в гостинице, способы бронирования жилья и нужные документы для отчета.

Какие документы обычно выдает гостиница командировочным:

— Закрывающий чек на проживание. При выезде важно предоставить гостю именно закрывающий чек — на зачет аванса или предоплаты.
— Счет или акт о проживании.
— Справка о проживании в гостинице, о которой мы подробно рассказали ниже. ↓

Как обеспечить комфортное проживание командированных

Вот что должно быть в справке о проживании в гостинице, чтобы бухгалтерия приняла документ

Будьте готовы предоставить и нестандартные документы по запросу организации. Например, для бюджетников или военных.

Евгений Хаустов

Руководитель апарт-отеля Dolce Vita

Мы в основном работаем с командированными гостями, это концепция отеля. Гости редко просят нестандартные документы. В основном бюджетным организациям нужны справка и пояснительная записка, что человек проживал именно в этот период времени именно за такие деньги в такой-то категории номера.

Есть организации, которые просят предоставить различные письма. Это не проблема, у нас есть заготовки, которые можно загрузить в шаблоны документов в личном кабинете TravelLine.

Разделение счетов при групповом бронировании

Если командированные проживают в разных номерах, важно правильно оформить счета для их удобства оплаты и отчетности. Рассмотрим пример из практики отеля «Комфорт Класс». У них была групповая бронь на три номера: в двух номерах проживали по два гостя, а в одном — один. Администратор отеля сформировал отдельные счета на каждого участника, при этом счет за номера с двумя гостями разделили поровну между ними.

Как разделить счет и перенести оплату в шахматке →

Для командированных важно распечатать чек без детализации услуг, так как им не оплачивают дополнительные услуги, например, завтраки, и чек должен отражать только оплачиваемые позиции.

В шахматке TL: WebPMS можно разделить оплату. Для двух гостей в одном номере — сумма распределена пополам. Для остальных — индивидуальные счета

Что еще важно учесть

1. Отдайте гостю оригиналы документов с печатью. Уточните у гостя, какой пакет документов ему нужен, и распечатайте его ко времени выезда. Не забудьте проверить данные и проставить печати.

2. По возможности не выделяйте в чеке завтрак отдельной строкой, потому что командированным чаще всего не компенсируют эти расходы.

Бизнес отель «Пятый угол» предлагает тариф «Командировочный», в котором предлагает питание без детализации в счете

3. Следите за тем, как называются допуслуги в отчетных документах. Например, если ранний заезд указан как раннее бронирование, командированный не сможет отчитаться за потраченную сумму.

4. Особенность для санаториев: в акте и чеке должна быть прописана именно услуга «проживание», а не «путевка» или «санаторно-курортное лечение».

5. Особенность для апартаментов: самозанятые тоже могут работать с командированными. При длительном проживании важно договориться с гостем о частоте смены белья и полотенец, оптимально — раз в неделю.

Как распознать мошенников при запросе на корпоративное заселение →

Денис Ковалев

Начальник отдела бронирования ГК «Сочи-Магнолия»

Для работы с командированными самое важное — предоставлять нормальные отчетные документы. Второе — возможность не выделять питание в чеке отдельной строкой. Третье — комфорт: локация, транспортная доступность, наличие парковки, чистота, удобный матрас.

Командированные и группы командированных едут к нам с сентября и дают загрузку в несезон 50%. В сентябре проходят промо-семинары, а с октября мы снижаем цены, и командированные начинают входить в свой лимит. Так как наша гостиница находится в центре, гостям очень удобно — везде можно доехать, дойти.

2. Подключите каналы продаж, которые работают с корпоративными гостями

С командированными работают многие каналы продаж. Например, Академсервис, Броневик, Забронируй.ру, OneTwoTrip, ГЦБиТ — Городской Центр Бронирования и Туризма, Cbooking и другие. Их можно подключить в TL: Channel Manager.

В каких каналах продвигать отель →

Работать эффективнее с этим сегментом гостей поможет инструмент TL:GMS. Он показывает информацию о популярных каналах бронирования (сайт, мобильная версия, Яндекс Путешествия, OTA и другие). Так вы поймете, через какие каналы корпоративные гости чаще всего бронируют номера, и сможете сократить расходы на маркетинг или увеличить продажи именно в этих каналах.

Путь гостя в отель: схема, этапы пути и полезные материалы →

Еще инструмент объединяет ключевые метрики отеля в едином дашборде, что упрощает анализ и принятие решений.

Так выглядит дашборд инструмента TL:GMS сегмента «Корпоративные гости»

Дашборд показывает:

— Количество гостей в сегменте и их долю от общего числа. Если вы увидите, что корпоративные гости составляют значительную часть ваших клиентов и их число растет, стоит уделить им больше внимания — разработать специальные предложения, улучшить сервис.

— Средний чек и цену за номер в сутки, что помогает оценить доходность корпоративных клиентов и корректировать ценовую политику.

— Активные брони, заезды и отмены. Например, если вы заметили, что в определённые месяцы бронирования от корпоративных клиентов снижаются, можно заранее подготовить специальные предложения или скидки именно на этот период.

— Окно бронирования и среднее время проживания. Если корпоративные клиенты обычно бронируют за пару дней до приезда и остаются надолго, можно предложить им гибкие условия отмены и скидки за длительное проживание.

3. Сделайте бронирование на сайте привлекательным для командированных

1. Укажите, что находится рядом с отелем

Например, командированным может быть интересно расстояние до метро, бизнес-центр, кафе, ресторан, бассейн, спа и другие места. Напишите эту информацию на главной странице сайта или в описании отеля.

Как составить описание отеля, которое привлечет гостей →

Евгений Хаустов

Руководитель апарт-отеля Dolce Vita

Наша основная задача — продавать через свои каналы продаж. Комиссии у ОТА и посредников не детские. Причем до пандемии и санкций все были готовы работать за 5−10%, сейчас — минимум 15%.

Мы, как отельеры, понимаем, что надо выстраивать прямые продажи. Инструменты TravelLine позволяют нам максимально закрывать продажи по этому направлению.

2. Сделайте специальный тариф для командированных

Укажите, что входит в стоимость проживания командированных: завтраки, парковка, ранний заезд или поздний выезд, есть ли в номере стол, утюг, Wi-Fi. Добавьте способ оплаты «При заселении»: это удобно, если гость не хочет вносить собственные деньги, а командировочные еще не получил.

Оснащение номера: что указать →

Пример тарифа для командированных с сайта отеля Holiday Express

3. Заведите допуслуги для комфортного проживания командированных

Подумайте, какие допуслуги могут пригодиться человеку в командировке. Например, трансфер из аэропорта, услуги прачечной, печать или сканирование документов, комната для переговоров, спа.

Напишите о них в разделе сайта «Услуги» и настройте в модуле бронирования TravelLine. Так гость сможет узнать о ваших услугах и купить их еще до приезда в отель.

Бизнес-услуги в гостинице: что предложить деловым туристам, чтобы они выбрали ваш отель →

4. Запустите виджет на сайте

Виджет — это небольшой всплывающий баннер на сайте. Он нужен, чтобы больше гостей узнали о вашем спрецпредложении. Укажите в нем самые главные преимущества тарифа, которые помогут гостю выбрать именно ваш отель.

Как настроить виджет на официальном сайте →

Баннер привлечет внимание гостей к акции или спецпредложению

5. Сделайте лендинг тарифа

Лендинг — это страница с описанием тарифа, которая помогает его продвигать по прямой ссылке. Вы можете использовать лендинг для проведения рекламных акций и рассылок, чтобы сразу направлять гостя в модуль бронирования. Лендинг можно украсить промо-иллюстрацией.

Как загрузить иллюстрацию для лендинга тарифа →

Как использовать:
— Разместите ссылку на этот лендинг в рекламе в соцсетях с хештегом #КомандировкиБезПроблем.
— Добавьте в email-рассылку для HR-менеджеров компаний.
— Настройте таргетированную рекламу на руководителей и тревел-агенства.

В рассылках можно добавить utm-метки к ссылке, чтобы отслеживать переходы от разных каналов.

6. Добавьте на сайт виджет с отзывами

Отзывы о гостинице очень мощно влияют на выбор отеля. Виджет TL: Reputation покажет гостям отзывы прямо на вашем сайте вместе со средней оценкой отеля. Вы сами решаете, какие отзывы публиковать на сайте.

Как повысить рейтинг отеля и апартаментов →

Раздел «Отзывы» на сайте гостиницы Dolce Vita

Евгений Хаустов

Руководитель апарт-отеля Dolce Vita

Сотрудникам объясняю: вы можете за один отзыв получить такой негатив, что ту работу, которую вы провели в последний год, можете просто убить.

Когда приходят негативные отзывы, мы с ними работаем, выясняем причины и принимаем решения. С отзывами работаю сам лично. Репутация — это очень важно для нас.

7. Запустите программу лояльности на сайте

Разработайте и настройте программу лояльности в модуле бронирования TL, чтобы командированные гости приезжали к вам снова и снова. По данным TravelLine, объекты, которые работают c постоянными гостями, имеют в 1,5−2 раза больше броней с сайта.

Как работать с постоянными гостями отеля →

Денис Ковалев

Начальник отдела бронирования ГК «Сочи-Магнолия»

Среди командированных есть постоянные гости, которые участвуют в программе лояльности, им так выгодно. Мы всегда проговариваем, что скидка лояльности работает только при бронировании через сайт, от стойки и по звонку — нет.

У меня такая политика, как у руководителя службы бронирования, — по бóльшей части трафик пропускать через сайт. Мне так удобнее, потому что, бронируя на сайте, гость может ознакомиться со всеми правилами отеля еще до покупки проживания. Это уменьшает негатив, если гость не получил какую-то информацию при звонке в режиме диалога.

4. Заключите прямые договоры с крупными компаниями

Если к вам часто приезжают командированные из одной и той же компании, предложите им заключить прямой договор с корпоративной скидкой. Так будет выгодно и вам, и компании, которая отправляет сотрудников.

«Скидка при заключении договора зависит от объемов и сроков проживания — конъюнктура рынка. Всех ключевых клиентов завязываю на личное общение, так у меня есть полная картина: кто звонит, когда, какая у них потребность. На основе этого вырабатываю коммерческие условия на определенный период времени», — добавляет Евгений Хаустов.

Что делать отелю в несезон или когда броней стало меньше →

Денис Ковалев

Начальник отдела бронирования ГК «Сочи-Магнолия»

Когда командированные приезжают из одной и той же организации, мы заключаем договор оказания гостиничных услуг. Предоставляем скидку, оплата идет по безналу в таком случае.

Это удобно для командированных — договор действует до конца года, каждый год их перезаключаем. Когда появляются цены, делаем рассылку контрагентам о том, что мы готовы заключить договор на следующий год и прикладываем прейскурант цен, напоминаем о себе.

5. Ищите новые способы привлечения командированных

Поищите на карте компании поблизости, которые потенциально могли бы размещать у вас командированных. Следите за мероприятиями, которые проходят в городе, и предлагайте промокод на скидку для участников.

Работайте с тревел-менеджерами крупных компаний, напоминайте о себе. Можно отправлять им презенты от отеля, например, на новый год или день рождения.

5 шагов к повышению доходности отеля →

Евгений Хаустов

Руководитель апарт-отеля Dolce Vita

Месяца три назад мы искали дополнительные каналы для продажи: делали рассылки, размещали рекламу в Яндекс Бизнесе на 3 месяца, баннеры в городе, добавили на сайт информацию про программу лояльности и тариф «Командировка». Плюс работает сарафанное радио — это когда компания отправляет на разведку одного человека, он живет и потом советует отель коллегам.

Сейчас видим результат от проделанной работы — у нас уже более 50 компаний-заказчиков, которые отправляют командированных.

Работайте с нами

Сделать работу с командированными проще вам поможет модуль бронирования TravelLine. Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.

Оставить заявку

Редактор: Александра Вьюгина.

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями и их деятельность запрещена на территории РФ.