17 апреля 2025

#Сайт, #Кейсы, #Инструменты TL

Заселение в отель: как TL упрощает и автоматизирует процесс от бронирования до входа в номер

Современные гости ценят свое время и комфорт. Долгое ожидание у стойки регистрации расстраивает, особенно после долгого перелета или поездки. Поэтому заселение в отель — важный этап, который влияет на первое впечатление гостя и эффективность работы гостиницы.

В статье расскажем, как автоматизировать заселение гостя в отель от момента подтверждения брони до его входа в номер. Вот что можно оптимизировать в процессе заселения:

Регистрация гостей.
Внесение паспортных данных.
Передача данных гостей в МВД.
Получение ключей от номера.

Светлана Чернова

Директор по работе с загородными объектами и санаториями

Зачем автоматизировать заселение в отель

Представьте, что вы гость, который после долгой дороги мечтает быстро заселиться в номер, принять душ и отдохнуть. Вместо этого вы сталкиваетесь с очередью на ресепшене. Именно так произошло с авторами отзывов, которые провели много времени у стойки регистрации.

Отзывы взяты из открытого источника

Оба отзыва показывают, что ручное управление заселением портит первое впечатление гостей. В первом случае — 40-минутное получение ключей, а во втором — 4-часовое ожидание из-за групповой брони. Традиционные методы работы не справляются с нагрузкой, а автоматизация решила бы эти задачи.

Что автоматизация дает отелю

Вы экономите время сотрудников, сохраняете репутацию отеля и лояльных гостей. Автоматизация — это когда технологии работают на комфорт и гостя и отеля:

— ускоряется работа персонала,
— улучшается сервис для гостей,
— упрощается рутина.

1. Регистрация гостей

Это обязательный процесс для всех средств размещения по закону. На этом этапе вам нужно проверить документы, найти бронь и заполнить данные паспорта. В среднем на стандартную регистрацию уходит от 5 до 10 минут, а в пиковые часы — еще больше. Это время можно сократить в разы, запустив онлайн-регистрацию гостей.

Путь гостя в отель: схема, этапы пути и полезные материалы

С онлайн-регистрацией данные гостей можно получить удаленно до заезда через ссылку в welcome-письме, на сайте после бронирования (за три дня до заезда) или в личном кабинете гостя. Так гость может заполнить свои данные заранее, как это делается в аэропорту.

Как работает онлайн-регистрация

А если планы гостей меняются, то они могут сами изменить бронирование в том же интерфейсе: даты проживания, категорию номеров и тарифы. Это удобно, так как вы не тратите время на модификацию брони по телефону или в переписке. Данные сразу попадают в шахматку.

При онлайн-регистрации гость может заполнить свои данные через Alfa ID и Сбер ID. Такое автозаполнение данных экономит время и снижает вероятность ошибок.

Если вы работаете с TL: WebPMS, то данные о госте после онлайн-регистрации выгрузятся в карту брони автоматически

Welcome-письмо отель может настроить под себя и включить в него кнопку онлайн-регистрации. Гость может отправлять ссылку на регистрацию другим гостям. Если вы хотите, чтобы гости сразу загружали сканы или фото документов, то отметьте пункт «Загрузка сканов документов обязательная» в настройках.

По данным отеля Solo, онлайн-регистрация сократила процесс заселения одного гостя в 7 раз: с 7 минут до 1 минуты.

“

У нас гости могут пройти онлайн-регистрацию двумя способами: по ссылке, которая приходит гостю после бронирования через мессенджеры, или по email в ваучере. Второй вариант — нажать на кнопку «Онлайн-регистрация» на главной странице нашего сайта, которая сразу перенаправит гостя на регистрацию.

Сейчас рассылкой в мессенджеры занимаются администраторы. А подтверждение бронирования автоматически уходит гостю на email. Если гость успешно проходит онлайн-регистрацию, то в системе отображается уведомление. Администратор проверяет данные, и процесс заселения в отель проходит намного быстрее — всего 1 минута вместо 5−7 минут при стандартной регистрации.

София Лошкарева
Администратор отеля Solo

Также вы можете добавить ссылку на онлайн-регистрацию в чат-бот, как это сделал глэмпинг-парк «У Острога» — @Yostroga_Bot.

“

Мы очень довольны онлайн-регистрацией в нашем отеле. Как только поступает бронирование, мы отправляем гостю приветственное сообщение, чтобы он почувствовал заботу с самого начала.

Как только гость завершает онлайн-регистрацию и вводит все необходимые данные, мы отправляем ему код от сейфа с ключом.

Каждый домик оборудован сейфом с кодовым замком. Гость вводит код, берет ключ и может спокойно заселиться. Это удобно и просто: всего два взаимодействия — приветствие и отправка кода. Такой подход делает процесс заселения быстрым и комфортным для всех.

Денис Кувшинов
Владелец и руководитель глэмпинг-парка «У Острога»

Чат-бот упрощает регистрацию гостей, что особенно важно с бесконтактным заселением в отель.

Чат-бот глэмпинга «У Острога» показыват видео, как заселиться, дает контакты всех служб и позволяет написать директору глэмпинга напрямую, если что-то пойдет не так. Гости могут оставить отзывы через бота, а встроенный модуль бронирования TravelLine предлагает допуслуги: прогулки на лошадях

Онлайн-регистрация — это универсальное решение для любого средства размещения: городских отелей, загородных объектов, глэмпингов, хостелов и не только. Гости самостоятельно заполняют данные, а вам остается их проверить.

2. Внесение паспортных данных гостей

Это стандартная процедура — при заселении в отель гость должен предоставить паспорт. Обычно сотрудники отеля копируют документ, а позже вручную переносят данные в АСУ. Опечатки, потерянные копии, работа после смены — это частые сценарии. А иногда и гость может переживать за сохранность своих персональных данных.

Защита персональных данных в гостинице: что нужно знать отельеру

Для автоматизации этого процесса в TL: WebPMS есть интеграция со сканером паспортов, что значительно ускоряет работу ресепшена. Нет бумажной волокиты, и намного меньше ошибок. Если гость уже прошел онлайн-регистрацию, то скан паспорта не нужен.

Как работает внесение данных через сканер документов:

Гость подходит на ресепшен для сверки данных по брони и отдает свой паспорт администратору.
Администратор сканирует первую страницу паспорта и адрес регистрации, и устройство их распознает.
Данные автоматически встают в нужные поля карты гостя TL: WebPMS.

Такая интеграция экономит время администраторов. Так, комплекс отдыха «Семь Озер» сократил время заселения гостя до 3−4 минут — раньше этот процесс занимал 10−15 минут.

Как настроить интеграцию со сканером паспортов EMIS Service в TL: WebPMS

“

Благодаря интеграции TL: WebPMS со сканером паспортов процесс заселения гостя сократился в 2 раза!

Раньше мы вносили паспортные данные гостей вручную — на каждый паспорт специалист тратил около 3 минут. Иногда, чтобы не задерживать гостя во время заселения, все паспортные данные мы вносили скопом в конце рабочего дня.

Когда мы начали работать с интеграцией, все стало намного быстрее. Раньше процесс заселения занимал 10−15 минут, а интеграция позволила сократить этот показатель до 3−4 минут. Плюс, ушла рутина по внесению данных вручную в конце дня.

Интеграция нам очень нравится, планируем использовать ее дальше.

Никита Родионов
Руководитель СПиР комплекса отдыха «Семь Озер»

Давайте рассчитаем, сколько часов в месяц можно сэкономить с автоматизацией. За основу возьмем данные из отзыва. И предположим, что в день заселяется 40 гостей.

Дано:
Раньше тратилось на заселение: 10 минут.
Сейчас тратится на заселение: 3 минуты.
Количество гостей: 40 гостей.
Количество менеджеров: 1 человек.
Количество дней за месяц: 30 дней.
График работы: 8 часов в день.

Было:
Количество часов в день на заселение: 40 гостей x 10 мин. = 400 мин. = 6,66 ч.
Количество часов в месяц: 6,66 ч. x 30 дн. = 200 ч.
В рабочих днях: 200 ч. ÷ 8 ч. = 25 дн.

Стало:
Количество часов в день на заселение: 40 гостей x 3 мин. = 120 мин. = 2 ч.
Количество часов в месяц: 2 ч. x 30 дн. = 60 ч.
В рабочих днях: 60 ч. ÷ 8 ч. = 7,5 дн.

Разница: 25 дн. − 7,5 дн. = 17,5 дн.
Если перевести в рабочие часы, то: 17,5 дн. x 8 ч. = 140 ч.

Что это значит в реальной жизни
Конечно, расчеты приблизительные, но даже они показывают, что отель может экономить часы и дни с автоматизацией. В нашем примере это — 140 часов в месяц, или 17,5 дней на одного сотрудника.

3. Передача данных гостей в МВД

Согласно Федеральному закону от 22 июня 2024 г. № 158-ФЗ, отель должен передавать в МВД данные о российских и иностранных гражданах, проживающих в гостинице. Для этого в шахматке TL: WebPMS автоматически формируется анкета по форме № 10 из данных карты гостя. В ней указываются Ф.И.О., номер комнаты, гражданство, документ, сроки проживания постояльца.

Чтобы передавать миграционные данные, вам надо заключить соглашение с МВД и завести на Госуслугах личный кабинет юридического лица. Комплект документов для заключения зависит от региона. Контакты региональных отделений есть на сайте МВД в разделе «Подразделения в регионах».

Если вы передаете данные гостей в электронном виде, то это можно сделать только через ЕПГУ — единый портал государственных услуг. Раньше каждый поставщик ПО для отелей использовал собственный канал передачи данных. Теперь все поставщики передают данные через API Госуслуг.

Как заключить соглашение с МВД

Два способа передачи данных в МВД

1. На бумажном носителе. Вы сами относите анкеты в территориальное подразделение МВД, что требует дополнительного времени и усилий.

2. В электронном формате:

— напрямую через портал Госуслуг;
— через TL: WebPMS, которая работает на API ЕПГУ;
— через посредников, которые работают на API ЕПГУ.

Важно: Чтобы передавать данные гостей в МВД напрямую через Госуслуги, необходимо: выгрузить данные из АСУ отеля, зайти на портал, вручную создать анкету для каждого гостя, а затем отправить документы в ведомство. Ответы от МВД о статусе или об ошибке постановки гостей на учет следует проверять регулярно — это тоже усложняет процесс работы с документами.

Далее рассмотрим передачу данных через TL: WebPMS и посредников.

Передача данных через TL: WebPMS

Классно, когда отправка анкет выглядит так:

Это идеальная автоматизация передачи данных в МВД с помощью модуля «Миграционный учет» 🙂

«Миграционный учет» включает два варианта передачи данных:

1. Прямая интеграция с ЕПГУ. Она уже включена в тарифы Standart и Premium и не требует дополнительной оплаты со стороны отеля. Вам останется только ее настроить.

Интеграция работает так: вы заполняете данные гостей в личном кабинете TravelLine и нажимаете кнопку «Отправить» во вкладке «Миграционный учет».

Как начать работать с ЕПГУ через TL: WebPMS

В модуле «Миграционный учет» в TL: WebPMS вы видите все статусы анкет. Нажимаете на кнопку, и данные поступают в МВД, а вы получаете ответ с подтверждением о получении

Оба кейса показывают, что автоматизация сокращает время на размещение гостя в отель

“

Мы — небольшой отель. Раньше дежурный администратор заполнял данные гостей в карте брони в личном кабинете TravelLine, а затем анкеты попадали в «Миграционный учет». Потом он отправлял данные на сайт «Московская безопасность»: проверял, чтобы все данные гостей корректно загрузились, и к каждой анкете отдельно загружал скан паспорта. Если данные загружались корректно, администратор подписывал их ЭЦП и отправлял в МВД. Мы выполняли двойную работу.

Сейчас мы все это делаем в TravelLine: администраторы вносят данные в карту брони, тут же прикрепляют сканы паспорта, и все автоматически уходит во вкладку «Миграционный учет».

Управляющая по мере готовности анкет отправляет их напрямую из личного кабинета TravelLine в МВД, подписав их ЭЦП. Время на передачу данных в МВД сократилось в 2 раза!

Лариса Ворожбитова
Системный администратор отеля Soderi's Residence & SPA

2. Интеграция с посредниками, когда отель покупает право использовать ПО у посредника и передает данные через них. Это могут быть: «СКАЛА», ЕСРГ (ООО "Технологии"), ПК «Вега», «Контур.ФМС», СБИС и другие. Список доступных каналов зависит от региона.

Интеграция работает так: модуль миграционного учета собирает и группирует данные для заполнения уведомлений из шахматки. Далее вы формируете файл с уведомлениями, скачиваете его и загружаете вручную в программу для передачи данных.

Таким образом, с TL: WebPMS минимумом ручных операций, чем при работе с посредниками: документы передаются напрямую в МВД, а статусы анкет видны в личном кабинете. Заполнил данные → нажал «Отправить» → получил подтверждение. 🙂

Как подключить интеграцию, если вы передаете данные через посредников

4. Получение ключей от номера

После регистрации гостя в АСУ наступает ключевой момент — получение ключей от номера. На этом этапе и гость, и ресепшионист хотят, чтобы гость как можно скорее оказался в номере. :)

Для этого можно использовать электронные ключи: карты, QR-коды или смартфоны. Это удобно — не надо выдавать гостю традиционный ключ. А если пластик потеряется, то вы его быстро заблокируете и выдадите новый.

Гостиница без администратора: как в УК Norke автоматизировали заселение

С TravelLine работают: RentySoft, VingCard, TTLOCK, SMARTQ, Roomsharing Norke, OzLocks, Orbita, Bonwin и другие.

Если ваша замковая система пока не подключена к TL: WebPMS, попросите производителя с нами связаться. Мы поможем настроить интеграцию по универсальному API для электронных замков. Партнеры, которые уже подключились: HSU, Norweq, Qmodule и Ilocks Online.

Электронные ключи фиксируют все входы и выходы, и если что-то пойдет не так, вы быстро узнаете и решите проблему.

***

Автоматизация в отельном бизнесе — это не просто тренд, а необходимость. Ручной труд постепенно уходит в прошлое: он замедляет процессы и увеличивает риски ошибок. Оптимизируйте как можно больше процессов и начните, например, с заселения, чтобы сразу впечатлить гостей удобством и отличным сервисом. :)

Посмотреть, с какими замковыми системами работает TL: WebPMS

Работайте с нами

Больше никаких очередей, бумажных анкет и рутины.
TL: WebPMS объединяет все этапы в один сценарий: от онлайн-регистрации до выдачи ключей. Ваши гости начинают сразу отдыхать, а вы — экономить часы работы.

Оставить заявку

Редактор: Алла Щеглова.

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.