Автоматизация гостиничного бизнеса: пошаговое руководство для отельеров на 2025 год

Автоматизация гостиниц помогает отельерам решать большинство регулярных важных задач: ускорить процессы, сократить ручные ошибки и непредвиденные расходы.

В статье исследуем тему глубоко и разберем важные вопросы, которые будут полезны владельцам отельного бизнеса, управляющим и администраторам сайтов:

1. Почему автоматизация важна для гостиничного бизнеса.
2. Какие процессы можно автоматизировать.
3. Как автоматизация помогает сократить расходы.
4. Как автоматизация улучшает сервис.
5. Как выбрать решения для автоматизации.
6. Частые мифы и опасения.
7. Что запомнить.

В гостиничном бизнесе высокая конкуренция, и ожидания гостей постоянно растут. Так, автоматизация отеля становится не просто мерой для удобства, а стратегическим решением для оптимизации бизнес-процессов и затрат.

По данным ВЦИОМ, 95% россиян изучают отзывы, прежде чем забронировать гостиницу. Исследование показывает, что гости руководствуются не только стоимостью, расположением и количеством звезд, как раньше. Теперь им важен и комфортный сервис. Чтобы сконцентрироваться на заботе о госте, нужно время. Здесь системы автоматизации гостиниц и пригодятся: им можно передать часть операционки.

Ручные процессы, например, бронирование, заселение и учет гостей отнимают много времени. Автоматизированные системы ускоряют эти процессы: сокращают время ожидания и минимизируют человеческие ошибки. Например, гости смогут сами бронировать номера через сайт и выбирать дополнительные услуги, а сотрудники отправлять данные напрямую из личного кабинета TravelLine в МВД, подписав их ЭЦП.

Гостиничная автоматизация поможет сосредоточиться на стратегических целях, а не на рутинных задачах. Она объединит все процессы и информацию, а вам будет удобно управлять делами отеля.

Как освободить время на стратегические задачи отеля →

Автоматизация гостиниц набирает обороты, и это понятный тренд. Человек болеет, спит и порой ошибается — все это время автоматизированная система работает. Она помогает снизить расходы и повысить лояльность гостей, а еще упрощает контроль над бизнесом.

• — Оптимизация бюджета. Затраты на ФОТ снижаются, потому что ряд ручных процессов переходит на автопилот, например, обновление информации в каналах бронирования (ОТА).
• — Меньше ошибок. Снижается влияние человеческого фактора, а значит, ниже риск опечаток, просчетов и овербукинга.
• — Быстрые отчеты и прогнозы. Автоматика анализирует спрос, предпочтения гостей и тренды, помогая принимать решения и строить гипотезы.
• — Выше лояльность гостей. Гости еще до заезда оценят, что у вас легко забронировать проживание, допуслуги и заранее пройти онлайн-чекин.

Программа лояльности для гостей →

Системы автоматизации гостиниц заберут на себя ручные бизнес-процессы. Таким образом, у вашего персонала появится больше времени для заботы о гостях.

Как выглядит автоматизированный процесс: гости могут сами выбрать номер и тариф, добавить допуслуги, зарегистрироваться в программе лояльности и оплатить бронь на официальном сайте отеля. При этом сотрудникам отеля не нужно включаться в этот процесс: готовую бронь они увидят в системе управления — все данные передадутся автоматически.

Какой инструмент TL с этим поможет: TL: Booking Engine предложит гостям выбрать номер и допуслуги в любое время, а TL: WebPMS соберет данные обо всех бронях и гостях в единое пространство. В ней же вы сможете быстро зарегистрировать гостей, автоматически передать данные в МВД и закодировать ключ номера, чтобы быстро выдать его гостю при заселении.

5 шагов к повышению доходности отеля от Константина Феклисова →

Как выглядит автоматизированный процесс: за несколько дней до заезда гость получит welcome-письмо со ссылкой на регистрацию, заполнит данные, и они попадут в карту бронирования. Если заезд в ближайшие дни, модуль бронирования сразу предложит гостю пройти онлайн-регистрацию.

Какой инструмент TL с этим поможет: TL: Booking Engine поможет гостям зарегистрироваться онлайн и не терять время по приезде, а TL: WebPMS автоматически сохранит данные в карту брони.

Как TL упрощает заселение в отель →

Как выглядит автоматизированный процесс: автоматически назначаются регулярные уборки номеров и расчеты смены белья. Управляющий видит дашборд загрузки и состояния номерного фонда, а горничная — план уборки и заметки в карте брони.

Какой инструмент TL с этим поможет: расширенный модуль «Обслуживание номеров» в TL: WebPMS собирает все процессы в едином личном кабинете и делает управление задачами простым и прозрачным.

Организация обслуживания в номерах →

Как выглядит автоматизированный процесс: вам приходят рекомендации об изменении цены в зависимости от загрузки, цен и сезона от специальной аналитической системы. Вы решаете, принять их или отклонить. Либо подключаете автопилот — цены меняются автоматически.

Какой инструмент TL с этим поможет: TL: Price Optimizer анализирует загрузку, стоимости, сезонность и конкурентов. Он подсказывает оптимальные цены на каждый день или меняет их, если вы включите автопилот.

Ценообразование в гостиничном бизнесе →

Как выглядит автоматизированный процесс: данные собираются, база гостей сегментируется по разным параметрам, отправляются персонализированные рассылки.

Какой инструмент TL с этим поможет: TL: GMS анализирует поведение гостей и помогает выстроить коммуникацию с ними. Он умеет анализировать каналы бронирования: сколько броней, с какой выручкой и средним чеком, какой канал принес. Инструмент поможет сегментировать клиентов и отправлять персонализированные рассылки

Как выглядит автоматизированный процесс: система управления для отелей и гостиниц автоматически передает в 1С оплаты бронирований и платные услуги. А еще передаются начисления от продажи услуг, которые не связаны с проживанием, наличные платежи и платежи банковской картой, оформленные в системе управления.

Какой инструмент TL с этим поможет: интеграция TL: WebPMS и 1С: Бухгалтерии автоматизирует обмен данными бухгалтерского и налогового учета.

Как подключить модуль «Интеграция 1С: Бухгалтерия с TL: WebPMS» →

Автоматизация гостиниц помогает сокращать расходы через оптимизацию процессов, снижение количества ошибок и более эффективное использование ресурсов. В долгосрочной перспективе — создает сильное конкурентное преимущество. Рассмотрим ключевые способы.

Один из главных способов экономии — уменьшение расходов на оплату труда персонала. Системы автоматизации гостиниц смогут закрыть часть рутинных задач, например, перенос данных, обработку броней или формирование отчетов. Это сократит потребность в персонале на текучку и позволит нанимать больше людей на позиции, которые касаются заботы о гостях.

Сотрудники, как любой живой человек, могут ошибаться. Пропустили ноль при обновлении тарифов, и в ОТА ушли не те цены: пока этого не заметили, гости могут забронировать по некорректной цене. Из-за этого же человеческого фактора менеджеры могут забыть предложить допуслуги или апгрейд номера, на чем отель потеряет часть дохода.

Гораздо проще один раз задать и перепроверить цены, которые затем автоматически уйдут во все каналы, или настроить автоматическое предложение допуслуг и повышения категории номера в модуле бронирования.

Повышение категории номера в модуле бронирования TL: Booking Engine →

Автоматизация гостиниц поможет оптимизировать энергопотребление и затраченное время. Например, системы автоматизации гостиниц выключат электричество, когда гость не в номере. А шахматка поможет не тратить время сотрудников на перенос данных из карты брони — информация передается автоматически, если настроены соответствующие интеграции.

Системы автоматизации гостиниц обрабатывают большой объем данных, что позволяет оперативно выявлять проблемы, закономерности и принимать решения. Аналитика помогает увидеть объективную картину, без которой будет трудно корректно спланировать дальнейшие действия.

Как оценить эффективность гостиницы: топ-5 отчетов для отелей →

Если в бизнес-процессы гостиницы постепенно внедрять технологии, то у персонала освободится время на качественную работу с гостями. Например, сотрудники смогут подробно изучить предпочтения клиентов, уделить больше времени общению с ними или решению бытовых трудностей. Все это может позитивно повлиять на лояльность и возвратность гостей.

Системы автоматизации гостиниц ускорят процессы так, чтобы было комфортно и вам, и гостям. Например, бронирование номеров на сайте может быть вместо звонка, онлайн-чекин — вместо регистрации на стойке ресепшн, а электронный ключ — вместо традиционного.

Автоматизация гостиниц помогает персоналу освободить время от рутинных задач и переключиться на заботу о гостях — более вовлеченную и индивидуальную. Системы автоматизации гостиниц просегметируют базу, создадут портреты клиентов и отправят рассылки по заданным событиям.

Отличная практика — обращаться к гостю по имени, когда он звонит в отель, или предлагать общение в удобном ему канале связи. Это можно реализовать в специальных сервисах вроде TL: GMS.

На сайте автоматические системы быстро ответят гостю через чат-бот, после брони отправят уведомление по email или СМС, а после выезда — автоматически запросят отзыв. Все это помогает быть в контакте с гостем и оперативно улучшать сервис.

Система периодически может напоминать гостю об отеле. Для этого нужно настроить триггерные сценарии — события, которые вызывают действия программы. Например, прописываете условие: «Если гость не бронировал номер три месяца, отправляем ему рассылку с приглашением вернуться».

Какие типы рассылок можно настроить в TL: GMS →

Объединив несколько фильтров в системе, вы получите конкретный сегмент гостей, потребности которого будете хорошо представлять. А это поможет предлагать клиентам то, что им нужно.

Решений для автоматизации гостиниц множество: они отличаются ценой, набором возможностей и т. д. Чтобы не потеряться на рынке IT-решений, нужно определить критерии отбора.

Рассмотрим самые важные критерии отбора систем автоматизации гостиниц.

Комплексность

Если вам нужно подключить несколько инструментов, важно обратить внимание, можно ли интегрировать их друг с другом. Чем выше качество интеграции, тем больше уверенность в корректной работе, а значит, персоналу не придется тратить время на перепроверку.

Когда интеграция систем настроена, ручной перенос данных из одной системы в другую не нужен: информация передается автоматически.

Технологичность

Важно, чтобы выбранная IT-компания следила за тенденциями на рынке и за пожеланиями клиентов. Так отель будет получать технологические преимущества перед конкурентами.

Обучающие материалы

Должны быть база знаний, пошаговые инструкции и в идеале заботливая техподдержка, которая поможет быстро освоить информацию и запуститься. Здорово, если она на связи 365 дней в году, без выходных и праздников.

Попробуйте ИИ-поиск по базе знаний TravelLine →

Надежность

Отель должен быть уверен, что разработчик системы завтра не закроется, а если будет киберугроза — сохранит работоспособность сайта. Чтобы снизить риски, можно изучить портфолио и пообщаться с клиентами разработчика: все ли так, как обещают.

Важно определить порядок внедрения систем автоматизации. Он зависит от целей, которые стоят перед бизнесом в краткосрочном и долгосрочном планировании. Разберем те инструменты, с которых отели чаще всего начинают автоматизацию.

Модуль онлайн-бронирования

Модуль делает бронирование на сайте удобным и интересным для гостей. Он мотивирует забронировать скидками и количеством оставшихся номеров. А также повышает средний чек и предлагает зарегистрироваться в программе лояльности.

Помимо прямого бронирования, модуль приносит отелю данные клиентов — одно из ключевых отличий от ОТА. В будущем данные можно использовать, чтобы делать персонализированные предложения клиентам. Например, можно изучить предпочтения гостя и отправить персонализированную рассылку с предложением приехать к вам снова.

Система управления

Шахматка — ядро отеля, в котором собираются самые важные данные. Здесь вы увидите основную информацию о средстве размещения — номера и брони по датам, сведения о загрузке и состоянии номеров. Шахматка поможет контролировать работу отеля из любой точки планеты, где есть компьютер и интернет.

Менеджер каналов

Channel Manager упрощает работу гостиницы с каналами продаж — российскими и международными ОТА. Можно будет управлять доступностью номеров и тарифами из одного личного кабинета. Это упростит работу персонала и сэкономит время. К тому же в менеджере каналов есть отчеты, которые покажут самые продающие каналы.

Эти рекомендации помогут безопасно внедрить системы автоматизации гостиниц:

• — внедряйте постепенно: сначала один инструмент — обкатали процесс — теперь следующий;
• — собирайте обратную связь от гостей и персонала: что стало проще, а над чем стоит еще поработать;
• — обучайте сотрудников: какие преимущества у систем и как их использовать.

По обучению персонала важно сделать следующее:

• — разработать простые инструкции;
• — выбрать ответственных в каждом отделе;
• — включить навык работы с новым инструментов в должностные инструкции;
• — донести, что автоматизация не заменит людей, а освободит от части рутины.

Автоматизация отелей часто вызывает опасения у владельцев и персонала. Собственники переживают, что это очень дорого и может встретить волну возмущения от персонала, нежелание учиться чему-то новому. Сотрудники боятся, что их задачи автоматизируют, и они останутся без работы. Разберем самые распространенные мифы и выясним, как все устроено на практике.

Опасение: сотрудники останутся без работы из-за программ.

Реальность: системы автоматизации гостиниц не сокращают штат, а забирают часть рутинных задач на себя. Сотрудники переключаются на более сложные задачи: коммуникацию с гостями, решение нестандартных ситуаций, организацию мероприятий и т. д.

Опасение: внедрение систем автоматизации требует больших инвестиций.

Реальность: многие инструменты окупаются в течение нескольких месяцев благодаря снижению затрат и росту продаж. Например, модуль онлайн-бронирования TL: Booking Engine дает рост прямых продаж в среднем до 32%.

Опасение: долго и сложно обучать сотрудников, они не захотят изучать.

Реальность: большинство систем автоматизации гостиниц интуитивно понятны и в использовании не сложнее смартфонов. Но если будут вопросы, всегда можно обратиться к базе знаний или техподдержке разработчика.

Само обучение можно проводить поэтапно: не объяснять весь функционал, а только то, что важно в данный момент. Таким образом материал должен усвоиться еще лучше.

Важно двигаться небольшими итерациями с четкими сроками и объемами задач. Постоянно собирать обратную связь от сотрудников и поддерживать их. Не бояться корректировать бизнес-процессы: так, чтобы персоналу было удобно, а отелю эффективно.

Рост конкуренции и ожиданий гостей делают автоматизацию отелей необходимостью. Теперь клиенты оценивают не только стоимость и расположение, как это было раньше, но и качество сервиса. Чтобы сконцентрироваться на заботе о гостях, нужно время. Вот тут системы автоматизации гостиниц и пригодятся.

В этой статье мы обширно исследовали тему и разобрали ключевые вопросы, которые будут полезны владельцам отельного бизнеса, управляющим и администраторам сайтов. Перечислим самое важное.

Внедрять автоматизацию гостиниц лучше постепенно: запускать системы в тестовом режиме, собирать обратную связь, обучать персонал поэтапно и вписывать в должностную инструкцию, когда все готово. Так переход может быть комфортнее, а отдача — ощутимо больше.

В долгосрочной перспективе автоматизация может стать сильным конкурентным преимуществом, поскольку системы автоматизации гостиниц одновременно могут сократить операционные расходы и улучшить качество сервиса. Чем раньше начать автоматизацию, тем больше шансов опередить конкурентов.