Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS
Светлана Трегубова
Руководитель отдела TravelLine по обучению клиентов
В отельном бизнесе важно фиксировать брони и прогнозировать будущую загрузку. Для этого отели используют автоматизированную систему управления — АСУ, или шахматку. В ней хранится вся информация о номерах, бронях и доходах.

У нас есть собственная система автоматизации отеля — TL: WebPMS. Она помогает наладить внутренние процессы: связывает вместе работу разных подразделений и позволяет улучшить сервис, ускорить работу с бронями и данными гостей, исключить ошибки ручного труда.

А еще АСУ можно интегрировать с системами электронных замков, финансового и миграционного учета и другими. Словом, здесь собраны все важные бизнес-процессы отеля.

Расскажу обо всем по порядку.


Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS
Что такое АСУ для отеля
В АСУ содержится много информации, а обрабатывать ее зачастую приходится быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.

Основная часть интерфейса — это шахматка броней. Она выглядит как таблица: столбцы — календарные дни, строки — номера, сгруппированные по категориям. В ячейках на пересечении даты и категории номера выводится количество свободных номеров. Если ячейка пустая, значит, номер свободен в эту дату, и можно создавать новую бронь.
Чтобы было удобнее работать с бронированиями и ориентироваться в календаре шахматки, брони окрашиваются в разные цвета. Например, красный означает, что время заезда или выезда прошло, но сам заезд или выезд не был зафиксирован в шахматке.
TL: WebPMS работает на любом компьютере
Система управления TL: WebPMS — облачная. Это значит, что ее не придется устанавливать на какой-то один компьютер, и система будет доступна с любого устройства: нужны только логин и пароль.
Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS
Основные возможности АСУ
Работайте с бронями и гостями
В АСУ много возможностей по работе с бронями: создание, отмена, услуги, тарифы и т. п.
В АСУ вы можете полноценно работать с бронями: создавать, редактировать и отменять брони, переносить даты проживания, добавлять или изменять услуги, работать с почасовыми бронями и многое другое. Уведомления о новых бронях приходят на почту и в мобильное приложение TL Extranet.

Если вы работаете с модулем бронирования или менеджером каналов TravelLine, то брони оттуда будут поступать в АСУ автоматически. Брони из других источников легко создать в АСУ в несколько кликов. Достаточно выделить нужные ячейки в шахматке на пересечении номера и дат или нажать «+ Создать бронь», а затем выбрать тариф и указать основные данные гостя.
Чтобы быстро создать бронь, просто выделите нужные ячейки на пересечении дат и категории номера
После создания брони вы можете работать с карточкой брони. В ней есть детализация самой брони и номеров. Можно заселять гостей, добавлять оплату, печатать документы, отменять и редактировать бронь.

Если вы собираете аналитику, работаете с сегментированием броней, используйте специальные поля в карте брони, например цель визита, способ оплаты, сегмент рынка. Если параметров по умолчанию не хватает, можно добавить собственные через справочник. Настраивать можно следующие поля:
источник брони,
способы оплаты,
цель визита,
виды обслуживания,
теги,
сегмент рынка,
статьи доходов и расходов.
К броням можно добавлять заметки, например о том, что гостям требуется детская кроватка или напоминание сделать скидку в честь дня рождения. Если задачу из заметки нужно выполнить к определенному времени, добавьте к заметке срок выполнения. Тогда заметка появится в специальном блоке статистики над шахматкой в делах на сегодня.
Чтобы посмотреть заметки на сегодня, кликните по «Запланировано на сегодня» в блоке «Заметки и указания»
Если на часть проживания вы переселяете гостя из одного номера в другой, в АСУ такая бронь разделится на две части, а квота перераспределится. При наведении курсора на каждую из частей брони будет указана краткая информация по срокам проживания гостя в номере, а также сумма, которую гостю надо оплатить.
TL: WebPMS умеет продавать номера не только посуточно, но и на несколько часов. Например, когда гостю нужно отдохнуть между рейсами или подготовиться к вечерней конференции. С почасовыми бронями вы можете работать в течение дня без создания дополнительных тарифов.
Создается такая бронь так же легко, как обычная: перейдите в режим почасовых броней и выделите мышкой нужные часы в календаре шахматки.
Отдельный бонус для объектов с номерным фондом 40+ и высокой загрузкой — раздел «Служба приема». Здесь не нужно листать календарь или пользоваться поиском, чтобы найти нужную бронь: в таблице вы увидите брони c заездами и выездами на конкретную дату. А еще здесь есть краткая сводка о загрузке, гостях и состоянии номеров. В разделе «Служба приема» можно заселить гостей, посмотреть и напечатать документы, перейти к редактированию брони.
В разделе «Служба приема» легко найти нужную бронь и при необходимости перейти в редактированию
Составляйте отчеты о работе отеля
TL: WebPMS формирует отчеты по разным показателям: о выручке и загрузке за разные периоды, способах оплаты, средней цене за номер и много других. Следите за загрузкой и доходностью, сравнивайте их с данными прошлых лет и анализируйте, насколько эффективно работает объект.
Также из отчетов можно узнать, кто еще не оплатил бронь или какой из источников броней самый эффективный. Все отчеты легко выгрузить в Excel и продолжить работу с ними: добавить фильтры, формулы, диаграммы, переслать коллегам.
Повышайте число заездов
В шахматке есть специальные функции, которые мы создали по запросам отельеров, чтобы помочь им гарантировать еще больше оплат и заездов. Представьте ситуацию:
1
Гость уже внес предоплату за бронь, но внезапно оказалась под угрозой. В этом случае необязательно отменять бронь и оформлять возврат. Просто предложите перенести внесенную сумму на депозит — специальный счет гостя. Гость потратит эти деньги, как только определится с датами.
2
Близится высокий сезон. Для гарантии заезда вы просите предоплату. Но если гость звонит по телефону или бронирует через соцсети, запросить предоплату бывает трудно.

Для таких случаев вы можете работать так: создайте в процессе разговора с гостем бронь в TL: WebPMS и отправьте гостю ссылку на оплату банковской картой по email или в мессенджер. Гость получит чек за оплату, а отель — гарантию брони. Если гость не успеет внести предоплату, бронь автоматически отменится.

Вам не нужно регистрировать кассу и тратиться на ее аренду или покупку. С чеками все будет в порядке: система автоматически создаст их и отправит гостю и в налоговую, согласно закону об онлайн-кассах 54-ФЗ.
Безопасно работайте с данными гостей
В системе TravelLine настроена двухфакторная аутентификация. Она распространяется на всех пользователей личного кабинета TravelLine, которые работают с предоплатами от гостей по банковским картам.

Двухфакторная аутентификация гарантирует, что доступ к данным гостей сможет получить только сотрудник отеля. Такую систему безопасности используют многие крупные компании, например, Google и Booking.com.
Настраивайте разные права доступа
Для каждого сотрудника, кто работает с WebPMS, создайте свой логин для работы с системой. Так вы легко сможете отследить историю изменений и настроить уровни доступа. В нашей шахматке есть три роли: «Менеджмент», «Служба приема и размещения» и «Хозяйственная служба». У каждой роли разный уровень доступа и набор функций, которые может выполнять сотрудник.

Каждый пользователь может настроить удобный для себя вид номеров и отображение предоплаты на шахматке, а изменения бронирований сохраняются с указанием конкретного пользователя.
Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS
Дополнительные модули АСУ
Эти модули входят в TL: WebPMS в тарифах STANDART и выше. Они упрощают многие рутинные процессы и помогают справляться с финансовыми задачами.
Тарифы для мини-отелей отличаются от тарифов на странице
TL: WebPMS
Быстро отправляйте данные о гостях в МВД
АСУ интегрируется с:
— АС «Элпост»,
— Госуслуги,
— СБИС,
— Контур. ФМС,
— ПК «Вега»,
— «Московская безопасность»,
— «СКАЛА-ЕПГУ»,
— «Континент-Сервис».
Согласно законодательству РФ отправлять данные о гостях в МВД нужно каждый день. Модуль «Миграционный учет» упрощает этот процесс.

Вы заполняете информацию о гостях в TL: WebPMS, скачиваете архив с анкетами гостей из системы и загружаете анкеты в программу для передачи данных в МВД. Данные о гостях автоматически передаются в МВД.

Для работы с модулем у вас должна быть программа для передачи данных в МВД.
Управляйте работой службы горничных с расширенным модулем «Обслуживание номеров»
Задавайте периодичность и тип уборок для каждой категории номера, а задачи на уборку номеров будут назначаться автоматически. В модуле удобно формировать индивидуальные планы уборки для горничных и контролировать их выполнение.

Предоставляйте гостям безопасный доступ
к Wi-Fi
АСУ интегрируется с:
— Hot-WiFi,
— Global Hotspot,
— ConnectOne,
— theKarma.
Пользователи Wi-Fi должны указывать номер телефона или паспортные данные: так велит российское законодательство. Предоставляйте гостям доступ к интернету законно и быстро. Чтобы подключиться к Wi-Fi, гость вводит дату рождения или ФИО и номер комнаты. Данные проверяются в TL: WebPMS, и, если они верны, гость получает логин и пароль для выхода в интернет.

Для работы с модулем у вас должна быть программа для предоставления доступа к Wi-Fi.
Выдавайте электронные ключи за 30 секунд
АСУ интегрируется с:
— VingCard,
— iLocks,
— Orbita,
— SMARTEQ (скоро).
Вносите данные о брони только в АСУ, и она будет автоматически обмениваться информацией с системой управления электронными замками. Так вы сэкономите время при регистрации гостей и сможете выдавать электронные ключи за 30 секунд, а процесс заселения станет прозрачней.
Следите за финансовыми показателями отеля
С модулем «Финансовый учет» вы сможете вести учет доходов и расходов прямо в АСУ. Вручную вносить доходы и расходы, не связанные с бронированиями, печатать по ним чеки и видеть сальдо за нужный период — разницу между доходами и расходами.
Автоматизируйте отправку данных для печати чеков
Мы работаем со всеми ККТ, которые поддерживают ККМ-сервер.
Чтобы было проще и быстрее печатать чеки, вы можете интегрировать ваш фискальный регистратор с TL: WebPMS с помощью ККМ-сервера. Так из шахматки в ККМ-сервер автоматически будут передаваться все необходимые данные о платеже для формирования чека.
Выгружайте данные о загрузке и доходах с Hotel Advisors
В Hotel Advisors выгружают данные ваши соседи и конкуренты, и вы можете видеть среднюю загрузку и цену по региону на основе данных реальных отелей. Так проще регулировать цену и видеть картину по рынку. Активней всего Hotel Advisors пользуются в Петербурге — здесь данные будут самыми репрезентативными.
Автоматизируйте работу с бухгалтерией
Прямая связка c 1C автоматизирует работу с платежами и упрощает работу с документами.
У нашей шахматки TL: WebPMS есть прямая связка с 1С. Она помогает автоматизировать работу с платежами и упрощает работу с документами.

Вам больше не придется самим вносить данные в 1С. Все данные о платежах наличными и картой будут автоматически уходить из шахматки в 1С, а безналичные платежи — из 1С в шахматку.

Также из шахматки можно будет автоматически передавать начисления и формировать в 1С нужные документы. Например, счет на оплату, акт выполненных работ и другие.
Следите за финансовой аналитикой объекта в «Финоко»
Интеграция TL: WebPMS с сервисом «Финоко» помогает эффективней планировать работу за счет полного анализа финансовых показателей. «Финоко» в онлайн-режиме собирает данные о выручке в разрезе проживания, питания, категорий номеров и источников броней, а вы получаете полную картину по аналитике.
!
Скоро планируется интеграция с ресторанной программой iiko

Услуги, оказанные рестораном на территории отеля, будут автоматически попадать в бронь, а отелю будет удобно вести аналитику всех доходов в одном месте — TL: WebPMS.
Полный список систем, с которыми интегрирована TL:  WebPMS:
Электронные замки
  • VingCard
  • iLocks
  • Orbita
Скоро: SMARTEQ
Передача данных в МВД
  • АС «Элпост»,
  • Госуслуги,
  • СБИС,
  • Контур.ФМС,
  • ПК «Вега»,
  • «Московская безопасность»,
  • «СКАЛА-ЕПГУ»,
  • «Континент-Сервис».


Доступ гостей к Wi-Fi
  • Hot-WiFi,
  • Global Hotspot,
  • ConnectOne,
  • theKarma.
Финансовые показатели
  • 1С:Бухгалтерия,
  • «Финоко».
Статистика гостиничной отрасли
Hotel Advisors
CRM

  • Битрикс24,
  • amoCRM.
Мы регулярно обновляем функционал TL: WebPMS в соответствии с законодательством и по популярным запросам клиентов.
Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS
Объедините управление и продажи в одном ЛК
TL: WebPMS способна объединить в себе бытовые дела отеля, продажи у стойки и онлайн-продажи. Она интегрируется с модулем онлайн-бронирования, менеджером каналов и другими продуктами TravelLine. Вы можете одновременно управлять ежедневными задачами и онлайн-продажами отеля в одном личном кабинете.
А еще АСУ интегрируется с CRM Битрикс24 и amoCRM. Все нужные данные о бронировании из АСУ автоматически передаются в CRM, например, время заезда и выезда гостя, информация об оплате, номер комнаты и даже комментарий гостя. Сделки по одному клиенту автоматически объединяются в CRM, а из карточки контакта можно создать новую бронь.
Чтобы вам было проще начать работать с АСУ, мы подготовили обучающие статьи и видеоролики. А наша команда техподдержки поможет с возникающими вопросами.
Редактор: Дарья Гаврилова.
Чтобы автоматизировать работу отеля или гостиницы, оставляйте заявку на АСУ TL: WebPMS.

Поделиться:

Похожие статьи

Как отелю сократить ручной труд с помощью автоматизации

Обновляйте цены и квоту в каналах продаж автоматически через АСУ. Так вы сократите ручной труд и заб...
| 05 Июня 2019

CRM для отеля: 7 задач, которые вы решите

Рассказываем про CRM для отелей и гостиниц на примере внедрения Битрикс24. В статье — задачи, которы...
| 17 Декабря 2020

Интервью: как загородный отель стал лидером в отрасли с помощью позиционирования

Успешный пример того, как персонализация поднимает продажи отеля...
| 12 Марта 2020

Как отвечать на онлайн-отзывы гостей

Отзывы помогают получить ценную обратную связь, а ответы на них — установить взаимопонимание. Подгот...
, , | 31 Марта 2021

Дайджест: статистика, обновления продуктов и новые интеграции

Год заканчивается, и мы подводим итоги, делимся новостями и обновлениями. В заключительном дайджесте...
| 22 Декабря 2020

Итоги 2020-го: новинки TravelLine и перспективы гостиничного бизнеса

Уходящий год был богатым и на плохие, и на хорошие события. На итоговом вебинаре рассказал про персп...
, , | 17 Декабря 2020

Подпишитесь на блог TravelLine

Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с сервисами TravelLine. Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подписка на блог
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями.