Автоматизированная система бронирования в гостинице: что это и как отелю ее использовать

автоматизированные системы бронирования в гостинице
Автоматизированная система бронирования — ключ отеля к эффективности. В мире гостиничного бизнеса скорость, точность и удобство решают все. Ручная обработка заявок по телефону и email не только отнимает драгоценное время персонала, но и неизбежно ведет к ошибкам, недозагрузке номерного фонда и потере гостей. Решение — автоматизированная система бронирования.

В этой статье мы расскажем, что такое автоматизированная система бронирования и какую пользу она приносит. А также как грамотно ее выбрать, внедрить и использовать для достижения максимального результата.

В статье разобрали:
  1. Что такое автоматизированная система бронирования (АСБ).
  2. Преимущества использования АСБ для отелей.
  3. Как выбрать автоматизированную систему бронирования.
  4. Как интегрировать АСБ в работу отеля.
  5. Советы по использованию АСБ.
  6. Возможные ошибки, и как их избежать.

Что такое автоматизированная система бронирования

Автоматизированная система бронирования (АСБ) — это программный комплекс для повышения качества работы персонала и удовлетворения потребностей гостей. Система отслеживает все процессы: от приема заявки до заселения. АСБ превращает сайт отеля в мощный и удобный инструмент прямых продаж, который работает без перерывов и выходных. В систему могут входить такие программы как Booking Engine, PMS или Channel Manager.

Основные функции системы бронирования

1. Онлайн-бронирование 24/7 позволяет клиентам самостоятельно оформить номер на сайте отеля. Гостю не придется ждать ответа менеджера, потому что модуль бронирования мгновенно подтверждает бронь.

2. Управление доступностью повышает скорость и качество работы персонала, исключая ручной ввод. Информация о бронях отображается в едином личном кабинете. Система быстро обновляет доступность, предотвращая риск овербукинга.

3. Синхронизация с каналами продаж ведется автоматически. АСБ отправляет информацию во все площадки, используемые отелем. Так свободные номера будут представлены в разных каналах одновременно.

Что такое channel manager и как с ним эффективно работать

4. Представленность в интернете увеличивает количество потенциальных гостей, которые увидят информацию о гостинице. Чем больше каналов продаж использует отель, тем выше вероятность получить бронирования и поднять доход.

5. Управление тарифами и ограничениями увеличивает продажи через сайт отеля. АСБ позволяет гостиницам работать с контролируемым овербукингом и создавать в каналах иллюзию эксклюзивного предложения.

6. Автоматизация отчетности исключает ошибки ручного труда. С ней отелю гораздо проще управлять данными из разных систем, автоматически подбивая цифры. Например, с помощью интеграции со сторонними сервисами аналитики.

7. Управление бронированиями и оплатами позволяет персоналу быстро вносить изменения или отменять брони, а также контролировать статус платежей в одном месте.

5 причин сделать оплату по ссылке

Типы систем бронирования

АСБ бывают двух типов:

Локальная система устанавливается на компьютеры сотрудников гостиницы. При выборе такого типа отелю важно учесть:
  • — наличие техподдержки и представителя в регионе,
  • — частоту и качество выпускаемых обновлений.
Облачная система работает через интернет. Если отель выбирает такой тип, то нужно учесть следующие критерии:
  • — наличие техподдержки,
  • — регулярные обновления,
  • — время обмена данных с сервером,
  • — соответствие требованиям о хранении данных.

Защита персональных данных в гостинице
автоматизированные системы бронирования в гостинице
Критерии, которые важно учесть при выборе типа АСБ

Плюсы автоматизированной системы бронирования в отеле

Автоматизация процессов упрощает работу в отеле. Внедрение систем — это не просто технологический апгрейд, а стратегическое решение, которое выгодно для всех участников процесса.

Преимущества для гостя:
  1. Можно самостоятельно выбрать и забронировать номер в любое время.
  2. Удобно сравнивать номера, опираясь на описания и отзывы.
  3. Выгоднее бронировать номера по акциям или спецпредложениям на сайте.
  4. Можно выбрать удобный способ оплаты: онлайн или по прибытии.
  5. Безопаснее оформлять платежи на официальном сайте отеля.

Преимущества для отеля:
  1. Быстрее управление номерным фондом и меньше ошибок с автоматизацией.
  2. Можно создать спецпредложения на сайте и увеличить прямые продажи.
  3. Лучше представленность в интернете и выше доверие гостей.
  4. Укрепление имиджа отеля на рынке за счет подключения каналов продаж.
  5. Проще обеспечивать безопасность платежей и персональных данных гостей.

Автоматизация гостиничного бизнеса: пошаговое руководство
Автоматизация, которую мы получили, помогает максимально использовать время на общение с гостями. Это ценно и необходимо в малом отеле: растут популярность и доход за счет увеличения количества лояльных гостей и продажи дополнительных услуг.
Инна Дормашева
Исполнительный директор отеля «Пушка ИНН», г. Санкт-Петербург

Как выбрать автоматизированную систему бронирования

На рынке представлено много АСБ от разных фирм. Рекомендуем учитывать при выборе эти критерии:

1. Удобство интерфейса
Убедитесь, что в системе нет ограничений по количеству аккаунтов и сотрудникам, независимо от роли, будет удобно работать с инструментом. Например, каждый будет видеть только те разделы личного кабинета, которые непосредственно нужны ему для работы. Так вы сможете разделять права доступа и контролировать работу в своей гостинице.

Оцените возможность автоматизировать работу с номерным фондом 40+. Интерфейс системы должен быть удобен при высокой загрузке: мгновенный поиск, быстрый просмотр и простое управление.

Узнайте о наличии мобильного приложения. Для некоторых отельеров важно следить за работой гостиницы удаленно, управлять бронированиями и тарифами или контролировать уборку номеров.

2. Интеграция с другими системами
Чтобы не пришлось полностью менять процессы, убедитесь, что система бронирования интегрируется с теми сервисами, которыми вы уже пользуетесь:
  • — АСУ,
  • — CRM-системы,
  • — электронные замки,
  • — ресторанные системы,
  • — сервисы для отправки данных в МВД,
  • — фискальный регистратор,
  • — эквайринговый терминал,
  • — сканер паспортов и др.

При выборе channel manager важно узнать, сколько каналов продаж с ним интегрированы. В различных ОТА можно охватить больше разнообразной аудитории. По статистике более 50% гостей, увидев отель в каналах продаж, ищут его официальный сайт.

3. Функционал аналитики и отчетности
Выбирайте систему с широким набором отчетов. Убедитесь, что АСБ удобна для выгрузки данных и построения графиков. Например, в отчетах можно увидеть, кто еще не оплатил бронь или какой из источников брони самый эффективный.

Аналитика отчетов поможет отельеру отталкиваться от данных при принятии стратегических решений и оптимальнее управлять спросом. Поэтому узнайте, сколько отчетов предоставляет ваша будущая АСБ и насколько удобны инструменты для анализа данных.

Анализ работы отеля с инструментом TL: Помощник

4. Техническая поддержка
Обратите внимание, есть ли техподдержка. Ее оперативность и компетентность очень важны в гостиничной сфере. Специалисты должны не просто консультировать, а помогать решать возникающие проблемы.

При выборе системы уточните рабочее время техподдержки и возможные способы связи с ней: по телефону, почте или в чате. Если трудности возникают в нерабочее время, у вас всегда должна быть возможность самостоятельно разобраться с вопросом. Поэтому у АСБ должна быть подробная база знаний, видеоуроки и вебинары.

Убедитесь, что автоматизированная система регулярно обновляется. Так вы сможете применять новые полезные функции в работе и опережать своих конкурентов.
Самое важное для меня в техподдержке — оперативность и желание помочь. При звонке на горячую линию операторы TL всегда очень быстро, вежливо и добродушно решают любой вопрос, рассказывают, как нужно исправить ситуацию. Это очень ценно и важно! Особенно оперативность: не приходится ждать подолгу решения своего вопроса.
Дмитрий Фуфрянский
Управляющий проекта «Креативная деревня»

Как интегрировать автоматизированную систему бронирования в работу отеля

Этапы подготовки и внедрения АСБ:

1. Анализ потребностей и выбор системы
Успешное внедрение АСБ начинается с четкого определения целей. Проанализируйте текущие бизнес-процессы и сформулируйте ключевые требования. Они послужат основой для сравнения и выбора наиболее удобной АСБ. Оцените, какие критерии вам важнее:
  • — поддерживается ли ПО на любом компьютере или устанавливается только на стационарное рабочее место;
  • — какие функции для вас необходимы, например, онлайн-бронирование 24/7, синхронизация с каналами продаж, автоматизация отчетности или другие;
  • — с какими сервисами нужны интеграции, допустим, вы уже работаете с конкретными электронными замками или Wi-Fi-системой;
  • — и т. д.

Что такое модуль бронирования и что он должен уметь

2. Подготовка технической базы и данных
При выборе локальной системы убедитесь, что компьютеру хватит мощности. Выгрузите данные о гостях и бронях, чтобы перенести их в новую программу, если ранее вы уже работали с другой системой. Важно сохранить максимум этих данных, чтобы не нарушать коммуникацию с гостями.

После выбора системы обеспечьте стабильное интернет-соединение. Подготовьте контент, который будете транслировать: описания номеров, фотографии, информацию об услугах в отеле и т. д. Проработайте тарифную политику, условия отмены и предоплаты. Для поддержки актуальности данных назначьте ответственных.

3. Настройка и интеграция
Это этап тесного взаимодействия с поставщиками АСБ и интегрируемыми системами, такими как эквайринг, ресторанные или электронные замки. Настройте календарь доступности, типы номеров, тарифные планы, допуслуги, а также правила продаж. После проведите тестирование всех процессов: от бронирования и подтверждения до онлайн-оплаты. Все это необходимо для гарантии корректной работы системы перед ее запуском.

4. Обучение персонала
Обучите работе с АСБ весь ключевой персонал: управляющего, администраторов и менеджеров. Сфокусируйтесь на отработке всех рабочих сценариев: от просмотра броней и изменений до обработки платежей и анализа отчетов. Это обеспечит уверенное использование системы, снизит ошибки и повысит эффективность команды.

Намного удобнее, если обучение организовывает сам поставщик АСБ. Такой приятный бонус поможет вам сэкономить время для наиболее важных задач.

Как TravelLine помогает в работе персонала гостиницы

5. Запуск и тестирование
Перед запуском проведите финальное тестирование всех функций АСБ. Затем мягко начинайте запуск: обрабатывайте часть броней через систему, параллельно ведя основной поток старым способом. Это подсветит скрытые сбои без риска для репутации. На старте убедитесь, что техподдержка готова помогать и оперативно решать проблемы.
С TravelLine мы всегда получаем ответы в срок и чувствуем заинтересованность.

Я и коллеги занимались настройкой инструментов TravelLine в нашем средстве размещения. Немного мы помучались в самом начале, как и со всем новым, но ничего в этом страшного нет. Сейчас платформа для нас удобна.

Команда TravelLine реагирует на обратную связь от клиентов. Это важно, так как у нас был опыт работы с другой компанией, специалисты которой не выходили на связь. С вашей компанией мы всегда получаем ответы в срок и чувствуем заинтересованность. Надеемся, что мы будем дальше расширяться и развиваться вместе даже в сложное время!
Тахир Акбаров
Администратор парк-отеля «Вольские дачи»
6. Продвижение онлайн-бронирования
Разместите виджет АСБ на официальном сайте и добавьте кнопки в соцсетях и рассылках. Предлагайте гостям эксклюзивные цены или бонусы за бронь на сайте. Дополнительно информируйте о преимуществах онлайн-бронирования по телефону. Комплексный подход увеличит прямые продажи и снизит комиссионные расходы.

Возвращать гостей для повторных броней через сайт можно с помощью программы лояльности. Например, в модуле бронирования TL это одна из функций, которая делает бронирование напрямую более привлекательным для гостей.

Как повысить продажи услуг и средний чек в гостинице

Советы по использованию автоматизированной системы бронирования

Установить АСБ недостаточно, важно поддерживать ее работу и своевременно обновлять информацию, так как система работает с данными, которые вы в нее внесли. Представьте дорогой автомобиль: даже самый совершенный требует регулярного ТО, заправки качественным топливом и внимания водителя. Так и с АСБ.

Разберем пять советов, которые помогут сохранить качественную работу инструментов АСБ:

Обновляйте цены

Чтобы сохранить доход и не рисковать репутацией, всегда следите за актуальностью цен, если:
  • — проставляете цены сразу на долгий период;
  • — планируете акцию или спецпредложение для гостей, или если спецусловия, наоборот, завершились;
  • — упала или выросла загрузка;
  • — конкуренты существенно изменили цены. За этим следить можно, например, с TL: Rate Shopper.

Если стремитесь к гибкому управлению ценами, лучше всего подключить специализированный инструмент. TravelLine предлагает инструмент для легкой работы с динамическим ценообразованием — TL: Price Optimizer. В нем даже можно включить автопилот, чтобы инструмент сам отслеживал изменения и управлял ценами.

Актуализируйте контент

Чтобы ваш сайт привлек внимание гостей, проверьте, все ли данные на месте:
  • — номер телефона и почта;
  • — адрес отеля и его координаты;
  • — количество звезд;
  • — горизонтальные изображения высокого качества, разрешением от 1 000 пикселей;
  • — загружены фото всех важных зон отеля: территория, внешний вид здания и номерной фонд;
  • — описание с преимуществами;
  • — достопримечательности рядом с отелем;
  • — допуслуги гостиницы.

Управляйте доступностью

Чтобы работа сайта была отлаженной, своевременно:
  • — закрывайте даты на санитарные дни или под крупные события;
  • — заранее открывайте продажи на новые сезоны, чтобы не упускать ранние бронирования;
  • — сверяйте данные с вашей PMS-системой, чтобы избежать двойных бронирований или, наоборот, ситуации, когда номер свободен, а в системе отмечен как занятый.

Расширенное управление доступностью в TravelLine

Тестируйте процесс брони как гость

Чтобы вовремя обнаружить и устранить технические сбои на сайте, проходите раз в месяц весь путь: от выбора номера на сайте до получения подтверждающего письма. Убедитесь, что:
  • — все кнопки видны и кликабельны,
  • — цены в процессе бронирования не «прыгают»,
  • — оплата работает исправно.

Анализируйте отчеты

Чтобы принять правильное решение по ценообразованию и маркетингу, а не действовать вслепую. Обратите внимание на отчеты по:
  • — загрузке,
  • — источникам броней,
  • — среднему чеку,
  • — способам оплаты,
  • — допуслугам,
  • — отменам.

Топ-5 отчетов для отелей в TL: WebPMS

Ответы на часто задаваемые вопросы

Грамотный выбор АСБ — это инвестиция в будущее вашего гостиничного бизнеса. Внедряйте и совершенствуйте систему для успешной работы вашего отеля. После запуска вы заметите, как улучшится качество обслуживания, увеличится лояльность гостей и вырастут доходы гостиницы. Достигайте максимальных результатов вместе с АСБ.

В TravelLine собраны все инструменты, о которых мы рассказали в статье. Они помогут сделать работу вашего отеля проще и эффективнее. Подключайтесь к платформе TL и развивайте гостиницу с надежным поставщиком.
Редактор: Анна Филиппова.

Работайте с нами

Чтобы работать с инструментами TravelLine, оставляйте заявку, и мы с вами свяжемся.
Оставить заявку

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.

Похожие статьи

Как TravelLine помогает в работе персонала гостиницы

Кто работает в штате отеля, какие задачи выполняют, и как TravelLine облегчает их ежедневную рутину....
,
18 июня 2025

Автоматизация гостиничного бизнеса: пошаговое руководство для отельеров на 2025 год

В статье исследуем тему глубоко и разберем важные вопросы, которые будут полезны владельцам отельног...
, ,
17 июля 2025

Что такое менеджер каналов (channel manager) в отеле и как с ним эффективно работать

Рассказываем, что такое channel manager и об особенностях работы с ним, а также как с его помощью по...
, ,
10 октября 2024

Рентабельность гостиницы: как правильно определить и как повысить

В статье разберемся, что считается хорошей рентабельностью и как ее измерить...
, ,
23 июля 2025

Стратегия развития гостиницы: как строить планы в нужном направлении

В статье — о том, что такое стратегическое планирование, с чего начать и как его реализовать в отеле...
, ,
11 июля 2025

Разработка сайта для отеля: как создать площадку, которая принесет прямые бронирования

...
,
02 июля 2025

Подпишитесь на блог TravelLine

Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с инструментами TravelLine. Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подпишитесь на блог TravelLine
Подпишитесь на рассылку сейчас и получите подборку статей по работе с соцсетями.
Подписка на блог
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями.