Автоматизированная система бронирования — ключ отеля к эффективности. В мире гостиничного бизнеса скорость, точность и удобство решают все. Ручная обработка заявок по телефону и email не только отнимает драгоценное время персонала, но и неизбежно ведет к ошибкам, недозагрузке номерного фонда и потере гостей. Решение — автоматизированная система бронирования.
В этой статье мы расскажем, что такое автоматизированная система бронирования и какую пользу она приносит. А также как грамотно ее выбрать, внедрить и использовать для достижения максимального результата.
Автоматизированная система бронирования (АСБ) — это программный комплекс для повышения качества работы персонала и удовлетворения потребностей гостей. Система отслеживает все процессы: от приема заявки до заселения. АСБ превращает сайт отеля в мощный и удобный инструмент прямых продаж, который работает без перерывов и выходных. В систему могут входить такие программы как Booking Engine, PMS или Channel Manager.
Основные функции системы бронирования
1. Онлайн-бронирование 24/7 позволяет клиентам самостоятельно оформить номер на сайте отеля. Гостю не придется ждать ответа менеджера, потому что модуль бронирования мгновенно подтверждает бронь.
2. Управление доступностью повышает скорость и качество работы персонала, исключая ручной ввод. Информация о бронях отображается в едином личном кабинете. Система быстро обновляет доступность, предотвращая риск овербукинга.
3. Синхронизация с каналами продаж ведется автоматически. АСБ отправляет информацию во все площадки, используемые отелем. Так свободные номера будут представлены в разных каналах одновременно.
4. Представленность в интернете увеличивает количество потенциальных гостей, которые увидят информацию о гостинице. Чем больше каналов продаж использует отель, тем выше вероятность получить бронирования и поднять доход.
5. Управление тарифами и ограничениями увеличивает продажи через сайт отеля. АСБ позволяет гостиницам работать с контролируемым овербукингом и создавать в каналах иллюзию эксклюзивного предложения.
6. Автоматизация отчетности исключает ошибки ручного труда. С ней отелю гораздо проще управлять данными из разных систем, автоматически подбивая цифры. Например, с помощью интеграции со сторонними сервисами аналитики.
7. Управление бронированиями и оплатами позволяет персоналу быстро вносить изменения или отменять брони, а также контролировать статус платежей в одном месте.
Критерии, которые важно учесть при выборе типа АСБ
Плюсы автоматизированной системы бронирования в отеле
Автоматизация процессов упрощает работу в отеле. Внедрение систем — это не просто технологический апгрейд, а стратегическое решение, которое выгодно для всех участников процесса.
Преимущества для гостя:
Можно самостоятельно выбрать и забронировать номер в любое время.
Удобно сравнивать номера, опираясь на описания и отзывы.
Выгоднее бронировать номера по акциям или спецпредложениям на сайте.
Можно выбрать удобный способ оплаты: онлайн или по прибытии.
Безопаснее оформлять платежи на официальном сайте отеля.
Преимущества для отеля:
Быстрее управление номерным фондом и меньше ошибок с автоматизацией.
Можно создать спецпредложения на сайте и увеличить прямые продажи.
Лучше представленность в интернете и выше доверие гостей.
Укрепление имиджа отеля на рынке за счет подключения каналов продаж.
Проще обеспечивать безопасность платежей и персональных данных гостей.
Автоматизация, которую мы получили, помогает максимально использовать время на общение с гостями. Это ценно и необходимо в малом отеле: растут популярность и доход за счет увеличения количества лояльных гостей и продажи дополнительных услуг.
Инна Дормашева Исполнительный директор отеля «Пушка ИНН», г. Санкт-Петербург
Как выбрать автоматизированную систему бронирования
На рынке представлено много АСБ от разных фирм. Рекомендуем учитывать при выборе эти критерии:
1. Удобство интерфейса Убедитесь, что в системе нет ограничений по количеству аккаунтов и сотрудникам, независимо от роли, будет удобно работать с инструментом. Например, каждый будет видеть только те разделы личного кабинета, которые непосредственно нужны ему для работы. Так вы сможете разделять права доступа и контролировать работу в своей гостинице.
Оцените возможность автоматизировать работу с номерным фондом 40+. Интерфейс системы должен быть удобен при высокой загрузке: мгновенный поиск, быстрый просмотр и простое управление.
Узнайте о наличии мобильного приложения. Для некоторых отельеров важно следить за работой гостиницы удаленно, управлять бронированиями и тарифами или контролировать уборку номеров.
2. Интеграция с другими системами Чтобы не пришлось полностью менять процессы, убедитесь, что система бронирования интегрируется с теми сервисами, которыми вы уже пользуетесь:
— АСУ,
— CRM-системы,
— электронные замки,
— ресторанные системы,
— сервисы для отправки данных в МВД,
— фискальный регистратор,
— эквайринговый терминал,
— сканер паспортов и др.
При выборе channel manager важно узнать, сколько каналов продаж с ним интегрированы. В различных ОТА можно охватить больше разнообразной аудитории. По статистике более 50% гостей, увидев отель в каналах продаж, ищут его официальный сайт.
3. Функционал аналитики и отчетности Выбирайте систему с широким набором отчетов. Убедитесь, что АСБ удобна для выгрузки данных и построения графиков. Например, в отчетах можно увидеть, кто еще не оплатил бронь или какой из источников брони самый эффективный.
Аналитика отчетов поможет отельеру отталкиваться от данных при принятии стратегических решений и оптимальнее управлять спросом. Поэтому узнайте, сколько отчетов предоставляет ваша будущая АСБ и насколько удобны инструменты для анализа данных.
4. Техническая поддержка Обратите внимание, есть ли техподдержка. Ее оперативность и компетентность очень важны в гостиничной сфере. Специалисты должны не просто консультировать, а помогать решать возникающие проблемы.
При выборе системы уточните рабочее время техподдержки и возможные способы связи с ней: по телефону, почте или в чате. Если трудности возникают в нерабочее время, у вас всегда должна быть возможность самостоятельно разобраться с вопросом. Поэтому у АСБ должна быть подробная база знаний, видеоуроки и вебинары.
Убедитесь, что автоматизированная система регулярно обновляется. Так вы сможете применять новые полезные функции в работе и опережать своих конкурентов.
“
Самое важное для меня в техподдержке — оперативность и желание помочь. При звонке на горячую линию операторы TL всегда очень быстро, вежливо и добродушно решают любой вопрос, рассказывают, как нужно исправить ситуацию. Это очень ценно и важно! Особенно оперативность: не приходится ждать подолгу решения своего вопроса.
Дмитрий Фуфрянский Управляющий проекта «Креативная деревня»
Как интегрировать автоматизированную систему бронирования в работу отеля
Этапы подготовки и внедрения АСБ:
1. Анализ потребностей и выбор системы Успешное внедрение АСБ начинается с четкого определения целей. Проанализируйте текущие бизнес-процессы и сформулируйте ключевые требования. Они послужат основой для сравнения и выбора наиболее удобной АСБ. Оцените, какие критерии вам важнее:
— поддерживается ли ПО на любом компьютере или устанавливается только на стационарное рабочее место;
— какие функции для вас необходимы, например, онлайн-бронирование 24/7, синхронизация с каналами продаж, автоматизация отчетности или другие;
— с какими сервисами нужны интеграции, допустим, вы уже работаете с конкретными электронными замками или Wi-Fi-системой;
2. Подготовка технической базы и данных При выборе локальной системы убедитесь, что компьютеру хватит мощности. Выгрузите данные о гостях и бронях, чтобы перенести их в новую программу, если ранее вы уже работали с другой системой. Важно сохранить максимум этих данных, чтобы не нарушать коммуникацию с гостями.
После выбора системы обеспечьте стабильное интернет-соединение. Подготовьте контент, который будете транслировать: описания номеров, фотографии, информацию об услугах в отеле и т. д. Проработайте тарифную политику, условия отмены и предоплаты. Для поддержки актуальности данных назначьте ответственных.
3. Настройка и интеграция Это этап тесного взаимодействия с поставщиками АСБ и интегрируемыми системами, такими как эквайринг, ресторанные или электронные замки. Настройте календарь доступности, типы номеров, тарифные планы, допуслуги, а также правила продаж. После проведите тестирование всех процессов: от бронирования и подтверждения до онлайн-оплаты. Все это необходимо для гарантии корректной работы системы перед ее запуском.
4. Обучение персонала Обучите работе с АСБ весь ключевой персонал: управляющего, администраторов и менеджеров. Сфокусируйтесь на отработке всех рабочих сценариев: от просмотра броней и изменений до обработки платежей и анализа отчетов. Это обеспечит уверенное использование системы, снизит ошибки и повысит эффективность команды.
Намного удобнее, если обучение организовывает сам поставщик АСБ. Такой приятный бонус поможет вам сэкономить время для наиболее важных задач.
5. Запуск и тестирование Перед запуском проведите финальное тестирование всех функций АСБ. Затем мягко начинайте запуск: обрабатывайте часть броней через систему, параллельно ведя основной поток старым способом. Это подсветит скрытые сбои без риска для репутации. На старте убедитесь, что техподдержка готова помогать и оперативно решать проблемы.
“
С TravelLine мы всегда получаем ответы в срок и чувствуем заинтересованность.
Я и коллеги занимались настройкой инструментов TravelLine в нашем средстве размещения. Немного мы помучались в самом начале, как и со всем новым, но ничего в этом страшного нет. Сейчас платформа для нас удобна.
Команда TravelLine реагирует на обратную связь от клиентов. Это важно, так как у нас был опыт работы с другой компанией, специалисты которой не выходили на связь. С вашей компанией мы всегда получаем ответы в срок и чувствуем заинтересованность. Надеемся, что мы будем дальше расширяться и развиваться вместе даже в сложное время!
6. Продвижение онлайн-бронирования Разместите виджет АСБ на официальном сайте и добавьте кнопки в соцсетях и рассылках. Предлагайте гостям эксклюзивные цены или бонусы за бронь на сайте. Дополнительно информируйте о преимуществах онлайн-бронирования по телефону. Комплексный подход увеличит прямые продажи и снизит комиссионные расходы.
Возвращать гостей для повторных броней через сайт можно с помощью программы лояльности. Например, в модуле бронирования TL это одна из функций, которая делает бронирование напрямую более привлекательным для гостей.
Советы по использованию автоматизированной системы бронирования
Установить АСБ недостаточно, важно поддерживать ее работу и своевременно обновлять информацию, так как система работает с данными, которые вы в нее внесли. Представьте дорогой автомобиль: даже самый совершенный требует регулярного ТО, заправки качественным топливом и внимания водителя. Так и с АСБ.
Разберем пять советов, которые помогут сохранить качественную работу инструментов АСБ:
Обновляйте цены
Чтобы сохранить доход и не рисковать репутацией, всегда следите за актуальностью цен, если:
— проставляете цены сразу на долгий период;
— планируете акцию или спецпредложение для гостей, или если спецусловия, наоборот, завершились;
— упала или выросла загрузка;
— конкуренты существенно изменили цены. За этим следить можно, например, с TL: Rate Shopper.
Если стремитесь к гибкому управлению ценами, лучше всего подключить специализированный инструмент. TravelLine предлагает инструмент для легкой работы с динамическим ценообразованием — TL: Price Optimizer. В нем даже можно включить автопилот, чтобы инструмент сам отслеживал изменения и управлял ценами.
Актуализируйте контент
Чтобы ваш сайт привлек внимание гостей, проверьте, все ли данные на месте:
— номер телефона и почта;
— адрес отеля и его координаты;
— количество звезд;
— горизонтальные изображения высокого качества, разрешением от 1 000 пикселей;
— загружены фото всех важных зон отеля: территория, внешний вид здания и номерной фонд;
— описание с преимуществами;
— достопримечательности рядом с отелем;
— допуслуги гостиницы.
Управляйте доступностью
Чтобы работа сайта была отлаженной, своевременно:
— закрывайте даты на санитарные дни или под крупные события;
— заранее открывайте продажи на новые сезоны, чтобы не упускать ранние бронирования;
— сверяйте данные с вашей PMS-системой, чтобы избежать двойных бронирований или, наоборот, ситуации, когда номер свободен, а в системе отмечен как занятый.
Чтобы вовремя обнаружить и устранить технические сбои на сайте, проходите раз в месяц весь путь: от выбора номера на сайте до получения подтверждающего письма. Убедитесь, что:
— все кнопки видны и кликабельны,
— цены в процессе бронирования не «прыгают»,
— оплата работает исправно.
Анализируйте отчеты
Чтобы принять правильное решение по ценообразованию и маркетингу, а не действовать вслепую. Обратите внимание на отчеты по:
Грамотный выбор АСБ — это инвестиция в будущее вашего гостиничного бизнеса. Внедряйте и совершенствуйте систему для успешной работы вашего отеля. После запуска вы заметите, как улучшится качество обслуживания, увеличится лояльность гостей и вырастут доходы гостиницы. Достигайте максимальных результатов вместе с АСБ.
В TravelLine собраны все инструменты, о которых мы рассказали в статье. Они помогут сделать работу вашего отеля проще и эффективнее. Подключайтесь к платформе TL и развивайте гостиницу с надежным поставщиком.
Редактор: Анна Филиппова.
Работайте с нами
Чтобы работать с инструментами TravelLine, оставляйте заявку, и мы с вами свяжемся.
Оставить заявку
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями
Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями и их деятельность запрещена на территории РФ.
Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с инструментами TravelLine.
Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подпишитесь на рассылку сейчас и получите подборку статей по работе с соцсетями.
Подпишитесь на блог
и получите подборку статей по работе с соцсетями.