12 августа 2026

#Законы, #Инструменты TL

Штатное расписание отеля: как грамотно сформировать и утвердить

Екатерина Сундарева

Главный редактор

Штатное расписание — это документ-план, в котором прописаны все должности и количество рабочих мест, которое работодатель может предоставить в отеле. С его помощью рассчитывают фонд оплаты труда и нужное число ставок, чтобы поддерживать высокий уровень сервиса.

В этой статье разберем, как составить штатное расписание гостиницы с учетом формата отеля и нагрузки. А также рассмотрим, как избежать ошибок при найме и не переплачивать за лишние ставки.

Разобраться во всех тонкостях темы помогла менеджер сети путевых отелей «3А», Ульяна Ракитянская.

Ульяна Ракитянская

Менеджер сети путевых отелей «3А»

В статье:

Зачем гостинице нужно штатное расписание и какую бизнес-задачу оно решает.
Из чего состоит штатное расписание гостиницы: ключевые элементы документа.
Штатное расписание в отеле разных форматов.
Как составить штатное расписание гостиницы пошагово.
Частые ошибки при формировании штатного расписания гостиницы.
Как оптимизировать штат без потерь.
Штатное расписание гостиницы: образец, шаблон и рекомендации по внедрению.

Зачем гостинице нужно штатное расписание и какую бизнес-задачу оно решает

Штатное расписание отражает структуру бизнеса: какие службы работают в отеле, как они подчиняются и взаимодействуют. В нем фиксируют подразделения, должности, количество ставок, оклады и надбавки. По этим данным рассчитывают фонд оплаты труда (ФОТ) — общие расходы отеля на зарплаты, премии и налоги за сотрудников.

Ульяна Ракитянская

Менеджер сети путевых отелей «3А»

Штатное расписание помогает отелю контролировать расходы без потери качества обслуживания.

Чтобы составить штатное расписание, проще всего использовать унифицированную форму № Т-3.

Унифицированная форма № Т-3 штатного расписания отеля

Шаблон унифицированной формы № Т-3

Разберем четыре бизнес-задачи, которые решает штатное расписание в отеле:

1. Юридическая необходимость и соответствие трудовому законодательству

Формально закон не обязывает вести штатное расписание, но на практике без него не обойтись. Статья 57 ТК РФ требует указывать должность сотрудника в трудовом договоре «в соответствии со штатным расписанием». Без этого документа отель не сможет законно оформлять сотрудников.

2. Контроль фонда оплаты труда

Штатное расписание помогает планировать затраты на зарплаты сотрудникам на месяц, квартал или сезон. С его помощью руководство может контролировать расходы на персонал и быстро корректировать бюджет при изменении штата.

3. Влияние на качество сервиса

От состава штата зависит, насколько слаженно работает отель. Если сотрудников не хватает или их обязанности дублируются, качество сервиса падает, что влияет на впечатление гостей об отеле.

4. Основа для масштабирования бизнеса

Штатное расписание упрощает рост бизнеса и позволяет гибко адаптировать команду:

— Растущему отелю оно помогает плавно менять структуру при расширении бизнеса. С помощью расписания руководство понимает, сколько сотрудников нанять и как распределить задачи.

— Для гостиничных сетей расписание становится шаблоном, по которому можно открывать новые отели с уже просчитанной моделью управления.

Из чего состоит штатное расписание гостиницы: ключевые элементы документа

В штатном расписании прописывают обезличенный состав персонала гостиницы. В нем фиксируют должности и количество сотрудников, которые работают по трудовому договору.

Разберем шесть ключевых элементов штатного расписания, которые важно указать в документе:

1. Подразделения отеля объединяют все его службы: администрацию, финансовый отдел, службу питания, хозяйственный отдел, инженерную службу, отдел уборки и сервиса. В расписании важно отразить каждое из них, чтобы увидеть полную структуру бизнеса и взаимосвязь отделов.

2. Должности и квалификация помогают разделить обязанности сотрудников. В документе их обычно указывают по иерархии: от руководителя до линейного персонала.

Названия должностей в штатном расписании должны совпадать с теми, что указаны в трудовых договорах.

3. Количество штатных единиц зависит от номерного фонда отеля, его инфраструктуры и общего набора услуг.

В штатном расписании указывают квоту для сотрудников с инвалидностью и отмечают, создано рабочее место специально или выделено из текущих ставок.

4. График работы показывает режим труда сотрудников, например, стандартный 5/2 для администрации или сменный 2/2 для круглосуточного ресепшена. Он помогает рассчитать, сколько именно человек нужно нанять для бесперебойной работы отеля и правильного закрытия всех смен.

5. Оклад, премии, надбавки показывают все выплаты по каждой должности. Сюда вносят базовый оклад и доплаты, например, за ночные смены, сверхурочные или квалификацию. Если оплата сдельная то в графе «Примечание» делают ссылку на локальный акт, который регулирует эти выплаты.

Запрещено устанавливать разные оклады для одной и той же должности. Разницу в доходах можно регулировать только персональными надбавками и премиями.

6. Сезонные и временные сотрудники вносятся в штатное расписание на период высокого сезона, если с ними заключают срочные трудовые договоры. Это позволяет отелю временно расширять команду и заранее планировать расходы на пиковые месяцы.

Штатное расписание в отеле разных форматов

Структура штатного расписания зависит от типа гостиницы. Разберем три формата отелей, чтобы понять, как распределяются обязанности и формируется команда в каждом из них.

1. Мини-отель или гостевой дом

В небольших отелях нанимают универсальных сотрудников, которые могут выполнять сразу несколько функций. Например, администратор может принимать брони, заселять гостей и продавать допуслуги. А непрофильные задачи проще передавать на аутсорсинг. Например, ведение бухгалтерии, ИТ-обслуживание, охрану или ремонт оборудования.

2. Городской бизнес-отель

В бизнес-отеле обязанности сотрудников разделены. Команду делят на профильные службы: ресепшен, клининг, продажи, ресторан и технический блок. Это помогает равномерно распределять нагрузку на персонал и быстро обслуживать гостей.

3. Курортный или загородный объект

У загородных объектов количество сотрудников зависит от загрузки, а загрузка — от сезонности. В течение года обычно задействован постоянный штат. А именно, руководители служб, ключевые администраторы, техники и шеф-повара. На лето, выходные и праздники привлекают временный персонал. Например, аниматоров, инструкторов, официантов и дополнительных горничных.

Ульяна Ракитянская

Менеджер сети путевых отелей «3А»

В гостиничном бизнесе действует простое правило: не штат определяет сервис, а сервис — штат. Сначала решите, какой уровень обслуживания получит гость, и только потом собирайте под эти задачи команду.

Как пошагово составить штатное расписание

Чтобы выстроить понятную организационную структуру и грамотно распределить нагрузку на персонал, штатное расписание гостиницы формируют поэтапно. Разберем, как составить его за восемь шагов:

1. Определите концепцию и уровень сервиса

Поймите, кто ваша целевая аудитория и какие услуги вы будете предлагать. Определите, чем ваш объект будет отличаться от конкурентов.

Концепция отеля: что это и какие преимущества она дает →

2. Проанализируйте номерной фонд и инфраструктуру

Определите объем работы исходя из количества номеров, наличия ресторана, спа и допуслуг. Чем больше инфраструктура, тем больше сотрудников потребуется.

3. Рассчитайте операционную нагрузку

Определите время на рабочие процессы. Засеките, сколько длится уборка номера или регистрация гостя, и умножьте на планируемую загрузку. Это покажет реальный объем работы и точное количество сотрудников в смене.

Управление номерным фондом гостиницы →

4. Выделите обязательные подразделения

Сгруппируйте задачи по направлениям: ресепшен, уборка, продажи, технический блок. Решите, какие задачи будет выполнять штат, а что выгоднее отдать на аутсорсинг. Например, стирку белья, охрану или ИТ-обслуживание.

5. Рассчитайте количество ставок

Отель работает круглосуточно, поэтому смены рассчитывают с запасом. Чтобы закрыть одну должность, нужно 4−5 ставок, то есть 4−5 сотрудников, которые будут сменять друг друга. Такой расчет позволяет спокойно перекрывать ночные смены, отпуска и больничные, а команда работает без перегрузок.

6. Учтите сезонность

Загрузка отеля постоянно меняется, поэтому нанимать людей лучше с учетом сезона. В постоянный штат оформляют команду под минимальную загрузку. А для периода высокого спроса заранее планируют привлечение временных работников, чтобы не переплачивать в спокойные месяцы и легко справится с нагрузкой в пик сезона.

Календарь событий отеля: как увеличить доход в несезон →

7. Сформируйте фонд оплаты труда

Посчитайте общие расходы на команду: оклады, премии, ночные надбавки и налоги. Итоговая сумма — это ваш фонд оплаты труда (ФОТ). Сверьте ее с финансовой моделью отеля. Если расходы на персонал слишком высокие, пересмотрите и оптимизируйте рабочие процессы.

8. Подготовьте и утвердите документ

Зафиксируйте подразделения, должности, число ставок и оклады в итоговой таблице. Утвердите документ у руководителя и обновляйте его минимум раз в год, перед началом сезона или при запуске новых услуг.

Частые ошибки при формировании штатного расписания гостиницы

Неправильно составленное штатное расписание приводят к двум проблемам: отель либо переплачивает за переполненный штат, либо теряет в качестве из-за нехватки сотрудников. Разберем пять частых ошибок, из-за которых это происходит:

1. Копирование чужого шаблона без адаптации

Если использовать чужую структуру без изменений, в штате появятся лишние должности, а действительно нужных сотрудников не будет хватать.

Адаптируйте готовый шаблон под особенности средства размещения. Рассчитывайте штат на основе номерного фонда, инфраструктуры и актуальных услуг.

2. Избыточный штат

Переполненный штат перегружает ФОТ и усложняет управление отелем. При большом количестве сотрудников зоны ответственности размываются, задачи повторяются, а длинная цепочка начальников затягивает решение простых вопросов.

Оптимизируйте структуру управления и распределите обязанности на каждую должность. Вводите новые ставки только при обоснованной необходимости.

3. Игнорирование сезонности

Сезонность влияет на загрузку в отеле. Если ее игнорировать, то в спокойные месяцы сотрудники будут без работы, а в высокий сезон не будет хватать персонала.

Рассчитать сезонность проще с дашбордом TravelLine. Графики показывают, как и по каким ценам гости бронируют на будущее. Оцените загрузку в отеле на 14 дней, 12 недель и 6 месяцев вперед.

Анализ гостиничного рынка — обзор данных в дашборде TL →

4. Недостаток сотрудников в пиковые периоды

В высокий сезон отель работает с полной загрузкой. Если персонала не хватает, качество сервиса снижается, что влияет на лояльность гостей.

Справиться с высокой загрузкой поможет TL: WebPMS. Передайте рутинные задачи автоматизированной системе управления. С ней заселение станет быстрее, а сотрудники смогут сосредоточиться на сервисе и гостях.

5. Нет резервных функций

Если не заложить в штат резерв на отпуска и больничные, заболевшего сотрудника некому будет заменить. В итоге нагрузка на оставшуюся команду вырастет, а качество сервиса снизится.

Внедряйте взаимозаменяемость, чтобы сотрудники могли заменять друг друга во время отпусков или больничных. Быстро обучить команду смежным задачам и повысить их квалификацию помогают специальные курсы.

Программы разного уровня для обучения персонала гостиницы →

Штатное расписание гостиницы: образец, шаблон и рекомендации по внедрению

Штатное расписание фиксирует структуру отеля и его месячный бюджет на персонал. За основу можно взять стандартную форму Т-3 или разработать собственный бланк.

Что должно быть в образце

Документ содержит подробные данные по каждому рабочему месту. В него обязательно включают:

— наименования служб и подразделений отеля;
— названия должностей;
— количество штатных единиц;
— оклады или тарифные ставки;
— персональные надбавки, доплаты и регулярные премии;
— месячный фонд оплаты труда (ФОТ) по каждой позиции и итоговую сумму.

Пример шаблона штатного расписания отеля

Как адаптировать шаблон под свой объект

При настройке формы под ваш учет учитывайте следующие детали:

Закладывайте дробные ставки. Специалистов с неполным рабочим днем, например юриста или маркетолога, вносят на 0,25 или 0,5 ставки.
Разделяйте системы оплаты. Для сотрудников с фиксированным окладом, часовой ставкой или сдельной оплатой стоит заложить отдельные строки расчета.
Фиксируйте аутсорсинг. Заемных сотрудников не вносят в основной штат, но их можно добавить в примечания, чтобы видеть расходы на работу наемных сотрудников.

Кто утверждает документ

Штатное расписание гостиницы утверждает собственник или управляющий внутренним приказом. С этого момента документ получает юридическую силу: на его основании заключают трудовые договоры и начисляют зарплату.

Когда пересматривать структуру

Документ меняют в четырех случаях:

— Планово раз в год при согласовании бюджета и индексации окладов.
— За 1−2 месяца до сезона, чтобы вовремя открыть и согласовать временных сотрудников.
— При изменении МРОТ, чтобы оклады в таблице соответствовали закону.
— При изменении бизнес-модели, если отель закрывает или запускает новые услуги.

Штатное расписание сохраняет баланс между качеством сервиса и расходами отеля. Оно помогает сформировать команду, которая держит высокий уровень сервиса без перегрузок персонала и лишних затрат. Пересматривайте документ минимум раз в год, чтобы он соответствовал загрузке в отеле.

Редактор TravelLine: Анна Филиппова.

Работайте с нами

Чтобы работать с инструментами TravelLine, оставляйте заявку, и мы с вами свяжемся.

Оставить заявку

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями и их деятельность запрещена на территории РФ.