Цифровое заселение в гостиницу через МАКС: полное руководство для отелей

С 1 апреля отели могут регистрировать гостей по куар-коду через МАКС. Это современный бесконтактный способ заселения без бумажного паспорта. Чтобы подтвердить личность, гость показывает динамический куар-код из мессенджера. Бумажный паспорт перестает быть единственным основанием для заселения, если гость готов предоставить данные через МАКС.

В этой статье мы подробно разобрали, как работает заселение в гостиницу через МАКС. Рассказали, какие законы обязывают отели использовать новый формат и какие процессы нужно перестроить. 

В статье:

1. Суть нововведения и нормативные основания.
2. Преимущества заселения через МАКС для отеля и для гостя.
3. Заселение по цифровому ID совершеннолетнего гостя и гостя с несовершеннолетним ребенком. 
4. Что потребуется отелям и гостям для заселения через МАКС.
5. Как подключить сотрудника к госкану.
6. Чек-лист подготовки гостиницы к заселению через МАКС.
7. Вопросы юристу.

Цифровое заселение — это способ регистрировать гостей по цифровому ID — электронному удостоверению личности. Гость показывает куар-код на экране своего телефона, а администратор сканирует его. Данные автоматически попадают в PMS отеля, поэтому бумажный паспорт или другие документы не нужны.

Государство закрепило новые правила в нескольких документах:

• — Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ «О создании многофункционального сервиса обмена информацией и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который заложил основу для создания национального мессенджера МАКС;
• — Распоряжение Правительства Р Ф от 12 июля 2025 года № 1880-р, которое определило оператора новой платформы;
• — Изменения в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», которые запрещают передавать данные пользователей за границу;
• — Постановление Правительства Р Ф от 27 ноября 2025 года № 1912, которое с 1 марта 2026 года официально разрешает заселять взрослых и детей с помощью «МАКС»;
• — Изменения в Постановлении Правительства Р Ф от 17 июля 1995 года № 713, которые адаптировали правила регистрации граждан по месту пребывания к новому формату.

Заселять гостей по цифровому ID — это обязанность отеля, если гость хочет воспользоваться таким способом. Государство вводит новые требования поэтапно, чтобы бизнес успел перестроить процессы:

• — С 1 сентября 2026 года — для отелей с номерным фондом более 50 номеров.
• — С 1 сентября 2028 года — для отелей до 50 номеров включительно.

Обратите внимание, что такое заселение возможно только для граждан РФ.

При заселении по МАКС гостю больше не нужны бумажный паспорт и оригиналы свидетельств о рождении детей. Все документы уже загружены в цифровой ID внутри мессенджера.

Переход на цифровые документы упрощает поездку:

• — гость может заселиться в любой момент без бумажных документов;
• — регистрация проходит быстрее, ему не нужно стоять в очереди и ждать, пока администратор вносит данные паспорта в профиль гостя.

Цифровизация гостиниц для комфорта гостей и сотрудников →

Для гостиничного бизнеса новая технология — это способ ускорить работу службы приема и сократить количество ошибок при регистрации:

• — отель сразу получает данные для регистрационной формы и миграционного учета;
• — портал Госуслуг (ЕСИА) уже проверил данные гостя, поэтому администратору не придется исправлять опечатки;
• — МАКС работает просто, сотрудникам не придется проходить сложное обучение;
• — систему управления отелем (PMS) не придется перестраивать с нуля — для интеграции нужны минимальные доработки;
• — нововведение почти не меняет привычную работу администратора, меньше ручного ввода данных гостя.

Заселение в отель через МАКС по цифровому ID проходит в несколько шагов. Гость показывает куар-код на экране смартфона, а администратор сканирует его.

Правила заселения несовершеннолетних гостей тоже изменились. Что важно помнить администратору:

• — Дети до 14 лет. Чтобы зарегистрировать ребенка, нужно его свидетельство о рождении или его данные из мессенджера МАКС родителей. Также обязательно понадобятся паспорта взрослых, которые приехали вместе с ребенком.
• — Подростки от 14 лет. Их заселяют по паспорту или по цифровому ID из МАКС. Если подросток приехал один, без родителей, у него обязательно должно быть письменное согласие от них.

Действия гостя

Если гость приехал с несовершеннолетним ребенком, процедура почти такая же, как и заселение гостей в МАКС без ребенка. Гость выполняет следующие шаги:

1. Гость открывает вкладку «Цифровой ID» в мессенджере МАКС.
2. Переходит во вкладку «Семья и дети», где сохранена информация о ребенке.
3. Выбирает пункт «Свидетельство о рождении».
4. Показывает сотруднику гостиницы куар-код.

Действия сотрудника

1. Сканировать куар-код гостя, открытый в мессенджере МАКС.
2. Убедиться, что данные ребенка появились в PMS гостиницы. Данные свидетельства о рождении автоматически появятся в профиле гостя, если у вас TL: WebPMS.

В цифровом ID скрыт только текст. Чтобы никто не смог заселиться по чужому коду, гость должен подтвердить свою личность дополнительно. Сделать это можно двумя способами:

1. Сверить с бумажным документом. Это самый простой способ убедиться, что перед вами владелец паспорта. 🙂

2. Использовать «Госкан». Это встроенный сканер в приложении Госуслуги, который помогает с цифровым заселением — подтвердить личность гостя без паспорта.

Сам процесс выглядит так: гость открывает «Цифровой ID» в мессенджере, выбирает нужный документ и нажимает кнопку «Подтвердить личность». Далее он показывает куар-код сотруднику. Сотрудник открывает приложение «Госуслуги» на своем смартфоне, нажимает кнопку «Госкан» и сканирует куар-код гостя. На экране телефона сотрудника появляются подтвержденные данные гостя, которые нужно сверить с информацией в PMS отеля.

Чтобы настроить «Госкан», вам нужно:

1. Добавить сотрудников в личный кабинет юридического лица вашего отеля на Госуслугах. Для этого у сотрудника должна быть своя подтвержденная личная учетная запись.

2. Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Руководитель отеля выпускает электронную доверенность на имя администратора и подписывает ее своей квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

В списке полномочий нужно выбрать пункт «Право представителям юридических лиц сканировать документы у физических лиц с дальнейшей передачей данных в системы юридических лиц по СМЭВ/СВОКС».

3. Установить приложение. Администратор устанавливает мобильное приложение «Госуслуги» на свой личный или рабочий смартфон.

Подробнее про «Госкан» мы расскажем дальше в разделе «Как подключить сотрудника к госкану».

Чтобы начать заселять гостей через мессенджер МАКС, вам нужно подготовить вашу систему управления отелем (PMS). Она должна уметь принимать зашифрованный код от сканера, расшифровывать его и автоматически распределять данные по полям в карточке гостя.

Помимо подготовки PMS, вам нужно:

1. Купить сканер. Вам понадобится устройство, которое умеет считывать штрихкоды формата PDF417. Подойдет обычный 2D-сканер, камера со специальной программой или мобильное приложение интегратора со встроенной функцией сканирования.

Рекомендованное оборудование для сканирования:

Мобильные сканеры:
— Mindeo MD6600-HD (2D);
— Mertech 2310 P2D Superlead (2D, USB/Эмуляция RS-232, кабель 3 м);
— Honeywell 1470g Voyager (2D, USB, подставка).

Стационарные сканеры:
— АТОЛ SB4100D (2D, USB);
— Mertech 9000 P2D Zeus (2D, USB);
— PayTor SS-1128 (2D, USB);
— Mindeo MP7258 (2D, USB, черный).

2. Настроить интеграцию с мессенджером МАКС, если используете не TL: WebPMS. Разработчикам нужно связать АСУ со сканером, чтобы данные из кода гостя сами попадали в карточку и заполняли анкету.

3. Наладить работу с «Госканом». Добавьте администраторов в личный кабинет отеля на Госуслугах и оформите на них машиночитаемые доверенности. Так сотрудники смогут подтверждать личности гостей прямо со своих смартфонов;

4. Рассказать о бесконтактном заселении на сайте, повесить плакаты в лобби или вывести информацию на экраны у стойки регистрации. Так гости заранее подготовят куар-коды и не будут создавать очередь.

Заселение гостей по куар-коду из приложения МАКС →

Чтобы администраторы могли подтверждать личность гостей, их нужно подключить к сервису «Госкан». Для этого вам нужно:

1. Добавить сотрудника в личный кабинет юридического лица отеля на Госуслугах. Это может сделать руководитель или администратор организации на портале по инструкции. У самого сотрудника обязательно должна быть подтвержденная личная учетная запись на Госуслугах.

Чтобы добавить сотрудника, зайдите в личный кабинет отеля на Госуслугах, перейдите в раздел «Сотрудники» и нажмите «Добавить сотрудника». Укажите Ф.И.О. и почту коллеги, а затем отправьте приглашение. На указанный адрес придет ссылка для подтверждения доступа к кабинету. Сотруднику нужно перейти по ней в течение 60 дней, иначе ссылку придется отправлять заново.

2. Создать проект (черновик) электронной доверенности. Чтобы администратор мог законно проверять документы гостей от лица отеля, ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Для этого подготовьте черновик этого документа на портале Госуслуг. Это сделать может как сам руководитель, так и сотрудник по инструкции. Сотрудник создает проект доверенности через личный кабинет организации, к которому он подключен.

Сам черновик не имеет юридической силы, пока его не подпишет руководитель.

3. Выбрать полномочия для «Госкана». В процессе создания доверенности укажите, какие именно действия вы доверяете сотруднику. В поле поиска полномочий найдите и выберите пункт «Право представителям юридических лиц сканировать документы у физических лиц с дальнейшей передачей данных в системы юридических лиц по СМЭВ/СВОКС».

4. Подписать доверенность. Руководителю остается только зайти на портал, проверить готовый черновик и подписать его своей усиленной квалифицированная электронной подписью (УКЭП). После этого проект превращается в официальный документ.

Скачать чек-лист →

На вопросы нам ответила гостиничный юрист Анастасия Королева и помогла разобраться, нужно ли менять правила проживания в отеле, когда введут заселение через МАКС (ответы уже включены в чек-лист выше).