23 августа 2023

Как изменилась шахматка гостиницы TL: WebPMS
в 2023 году

TL: WebPMS — это система, в которой гостиница ведет все бронирования, работает с заселением, выселением гостей и управляет номерами. В 2023 году в шахматке TL многое поменялось: появились важные интеграции, ускорились некоторые процессы.

Чтобы рассказать обо всех изменениях и планах на будущее, мы поговорили с Юрой Костиным, руководителем разработки инструментов по работе с гостями в TravelLine.

Вот, о чем Юра говорил в интервью:

— общее — про шахматку,
— какие обновления появились в шахматке в 2023 году,
— обновления в мобильной версии,
— как мы однажды ошиблись,
— что из обновлений неожиданно выстрелило,
— любимые фишки Юры Костина,
— чего еще ждать от шахматки.

Екатерина Сундарева

Главный редактор

— Юра, расскажи в двух словах, зачем отельеру шахматка?

— Основная ее задача — помочь отельеру управлять номерным фондом и контролировать загрузку: сколько заселений, выселений, проживаний. Еще шахматка помогает спланировать день. В ней сразу видно текущую ситуацию, и по этой информации можно определить состав горничных, когда и что нужно убрать, сколько завтраков, обедов и ужинов приготовить.

И конечно, шахматка нужна, чтобы фиксировать все, что происходит, смотреть по отчетам, где получается хорошо, а где есть узкие места, и оперативно это исправлять.

TL: WebPMS интегрируется с модулем бронирования TL: Booking Engine и TL: Channel Manager: все брони с сайта и каналов продаж автоматически попадают в шахматку.

— Как ты считаешь, TL: WebPMS — простой инструмент? Много времени нужно новым пользователям, чтобы разобраться?

— Если говорить про стандартный сценарий «создание, изменение броней, заведение услуг, оплаты», — в нем разбираются быстро, потому что основной сценарий сделан просто. Если же говорить про весь функционал — где-то полгода, потому что функций очень много.

Причем не все настройки нужны сразу, набор зависит от потребностей отеля. Например, небольшому отелю в 12 номеров не нужна «Служба приема»: у них на одном экране видны все номера. А кому-то групповые брони не нужны.

Мы стараемся, чтобы максимальному количеству отелей работать было удобно, но это не 100%: всегда будут точки, где мы не стыкуемся.

Самый простой пример — цветовая дифференциация броней. Менять ее у нас нельзя, есть легенда, которая эту цветовую дифференциацию показывает. А отели, которые, например, пришли с Shelter, привыкли, что цветовые схемы можно настроить самостоятельно.

И вот ситуация: они привыкли, что менять цвета можно, а у нас пока эта задача не в приоритете. И если встанет вопрос: расширить список операций, которые можно сделать с бронью группы, или дать возможность самостоятельно менять цвета, мы выберем первое. Потому что цветовая дифференциация не сильно влияет на процессы работы, а групповые операции — сильно, это может полчаса пользователю сэкономить.

PMS для управления отелем от TravelLine

— А к TL: WebPMS можно дать несколько доступов разного уровня?

— Да, у нас вообще во всех инструментах TL есть разные уровни доступа: суперадмин, руководитель, маркетолог, бухгалтер. Если говорить только о шахматке, то это полный доступ для менеджера, доступ для администратора, который стоит у стойки и работает с бронями. Для супервайзера, который проверяет работу горничных по уборке номеров. И для самих горничных, которые эти уборки делают.

Какие роли у пользователей в TL: WebPMS

— Расскажи про топ крутых и ожидаемых обновлений с начала года

1. В шахматке появился новый классный отчет: отчет менеджера на дату, так называемый флэш-отчет

Он помогает менеджеру увидеть статистику по ключевым метрикам отеля по операционной деятельности на текущую дату и динамику по сравнению с прошлым годом.

За минуту менеджер получит информацию по заездам, выездам, отменам, начислениям по услугам на текущую дату или на период с начала года или с начала месяца. Все данные по периодам можно сравнивать с аналогичными периодами в прошлом году.

Шахматка гостиницы TL: WebPMS><meta itemprop=

Отчет менеджера на дату в TL: WebPMS разработан с учетом международных стандартов USALI (Uniform System of Accounts for Lodging Industry): именно так должен выглядеть flash-отчет менеджера

В старом отчете можно было сравнивать что угодно с чем угодно. Это требовало много лишних действий: решить, какой период смотреть, несколько раз выбрать дату, применить — и только потом увидеть отчет. Сейчас все гораздо проще.

Еще в отчете добавился блок «описание»: теперь сразу видно, как считается тот или иной параметр.

Подробнее о новом отчете менеджера на дату →

2. Следующее обновление — API для замковых систем

Мы написали его, чтобы замковые системы могли сами интегрироваться с нашей TL: WebPMS. Запросов на интеграцию прилетает много, и пока до них дойдет очередь, может пройти месяца четыре. Это много, а нам хочется, чтобы все отельеры-наши клиенты могли автоматизировать работу с ключами.

Раньше мы были нацелены на расширение своего функционала в системе. Сейчас больше внимания уделяем внешним интеграциям, чтобы партнеры могли делать их самостоятельно. Потому что наш ресурс конечен: клиент всегда будет хотеть больше, чем ты можешь, если у тебя хороший продукт.

Эта API-шка для тех замковых систем, которые могут сделать все собственными силами. Тех, у которых нет такой возможности, мы по-прежнему подключаем сами.

Электронные замки для гостиниц: 14 преимуществ

3. Интеграция с ресторанной системой r_keeper

Это тоже большое и важное обновление для отелей с собственным рестораном. Благодаря этой интеграции гость может расплачиваться в ресторане с заранее оставленного депозита, а отель — считать соотношение дохода за проживание и F&B. Скоро появится еще одна достаточно популярная история — поддержка «оплаты при выезде». Это когда гость, выходя из ресторана, говорит: «Запишите на номер 402», — и спокойно оплачивает все при выезде.

Подробнее про интеграцию с r_keeper →

4. Интеграция со сканером паспортов

Благодаря ей данные гостя из отсканированного паспорта сразу попадают в шахматку. Отелю остается только дополнить данные адресом регистрации.

По отзывам отелей, которые установили такой сканер, заселение стало проходить в два раза быстрее. А от гостей стало гораздо меньше вопросов вроде: «А что вы будете делать с копией моего паспорта? Кредит не оформите?».

Подробнее об интеграции со сканеров паспортов →

5. И самое крупное обновление — интеграция с Госуслугами (ЕПГУ)

Если отель хочет решить вопрос миграционного учета, сейчас у нас есть сценарий, который делает это практически бесшовно. Алгоритм такой: приходит гость → регистрируется и сканирует свой паспорт на ресепшене (или пользуется онлайн-чекином) → данные попадают в модуль миграционного учета → отельер нажимает на кнопочку, и через ЕПГУ это сразу уходит в УВД. Сделать нужно всего 3−4 коротких действия — и все, миграционный учет решен.

Сейчас мы единственная PMS, которая имеет прямую интеграцию с ЕПГУ, без посредников. Технологически за год это была одна из самых непростых задач, потому что надо было подружить ряд систем, а потом все это поддерживать. Плюс есть обновления законодательства и требования безопасности. Канал передачи должен быть сертифицирован, нужна специальная железяка. Потому что ты передаешь паспортные данные, а это самые ценные данные с точки зрения персоналки. Так вот у нас эта железяка есть, все окей.

Подробнее о работе с API ЕПГУ →

— Вам юристы в этом вопросе помогают?

Есть безопасники и юристы, которые этот вопрос мониторят, мы сами тоже за новостями следим. Еще каждую пятницу ходим к ребятам из ЕПГУ на созвон, чтобы послушать про обновления. Это такая общая встреча для всех, кто хочет работать через Госуслуги.

“

У нас подход к работе такой: мы весь внутренний головняк берем на себя. Хотим, чтобы отелю условно ничего делать было не нужно, но при этом все работало

6. Фоновые обновления

Есть еще одна большая технологическая задача, которую мы делали больше трех месяцев, — мы увеличили скорость работы шахматки. Это одна из фоновых задач, которая не очевидна, но с точки зрения бэкэнда и сервиса — это очень круто.

Также мы ускорили обновление статистического отчета, и теперь сценарий, когда надо собрать данные за несколько лет, тоже отрабатывает быстрее в несколько раз.

“

Но про технологичность хвастаться сложно: если ты говоришь, что PMS-ка стала быстрее, тебе сразу же расскажут, где она все еще работает медленно (Смеется)

— Юра, а по мобильной версии шахматки в этом году что-то обновлялось?

Мобилка — вообще одна из моих любимых фишек PMS. Я, например, даже работая в TravelLine, процентов 70 делаю с телефона, потому что бегаю по встречам и планеркам. Разговариваю со многими управляющими отелей, которые живут в таком же ритме, — так они 90% всего через мобильную версию делают.

Какие здесь были обновления:

— Поиск по списку гостей. Раньше в мобилке данные гостя нужно было вбивать руками. А сейчас можно искать по клиентской базе: гость находится, бронь создается, а дубли — нет.

— Дашборд с операционными показателями. Пользователь заходит на главную страницу и видит, что происходит в отеле. Раньше информации было совсем мало, сейчас — поподробнее.

— Авторизация через FaceID и TouchID. Раньше сессия каждые две недели сбрасывалась. Это обязательное условие с точки зрения безопасности: если доступ к телефону кто-то и получит, то все равно не сможет пользоваться шахматкой. Сейчас все так же, но не нужно вводить пароль.

Мобильное приложение TL Extranet: управляйте отелем в любом месте

Еще несколько важных обновлений TL Extranet — 2023

— Возможность отправлять ссылки на категорию для бронирования.
— Возможность полноценно работать с комментариями и заметками к брони.
— Возможность изменить способ гарантии брони.
— Быстрая отправка гостю в мессенджер деталей бронирования.
— Возможность создавать почасовые брони мобильного приложения.
— Модуль управления заказами (МУЗ): позволяет быстро отправить гостю со смартфона ссылку на оплату — например, при допродаже услуги.

— А были обновления, на которые вы возлагали надежды, но они не выстрелили? И если да, то почему?

— Самое яркое — обновление модуля хаускипинга. Года три он работал в формате, который нас не совсем устраивал: если в расширенном модуле хаускипинга обновлялся статус уборки номера, то в шахматке он не обновлялся.

Для нас это выглядело как недоработка, и когда мы, наконец, добрались до этой задачи и все исправили, оказалось, что отельеры привыкли к тому, как все работает.

“

Мы верили в то, что просто исправляем ошибку, которую отели по какой-то причине терпят, а оказалось, что им было нормально. И больше того — отельерам все нравилось, а своим обновлением мы все им сломали!

Три дня происходил штурм саппорта: «Все плохо, ничего не работает, все номера грязные, что происходит, откуда это растет?!» Накидали нам, конечно, по самые помидоры: какие мы замечательные люди, что так делаем и никому ничего не говорим.

Но откатывать это обновление все равно не хотелось, потому что в идеале это и должно быть синхронизировано, это правильный формат работы. Мы в срочном порядке сделали два обновления, чтобы стало видно причину, почему номера грязные. Через неделю кто хотел — выключил расширенный модуль, кто хотел — включил, освоил.

Как сохранить стрессоустойчивость и работоспособность: советы от бизнес-коуча

— Как-то повлияло в итоге это на вашу работу?

— Во-первых, мы переписали процессы. Теперь, когда мы меняем сценарии в инструменте, обязательно приглашаем саппорт, и они накидывают, где и что может пойти не так. Затем мы либо вместе готовим документацию заранее, либо прорабатываем потенциальные вопросы, которые прилетят от клиентов после запуска.

Например, отчет менеджера на дату был готов в промежутках между майскими праздниками. Мы приходим к саппорту, говорим, что все готово, мы все предусмотрели, отчет классный, всем понравится. А они нам: «Нет, ребята, давайте не в майские, пожалуйста! Давайте после праздников».

В итоге запустили после майских, и все было ок. Но если бы что-то пошло не так, то праздничные дни — очень неудачный период для сумбура, у отелей в это время нагрузка повышенная.

Как освободить время на стратегические задачи отеля

“

Теперь всегда перестраховываемся несколько раз, чтобы у отелей точно все было хорошо. Чтобы мы ничего им не поломали, а если вдруг так произошло, то чтобы было понятно, где спросить, — и им ответили. Ошибаемся, но учимся быстро :)

— А наоборот было? Небольшие проходные изменения, которые произвели вау-эффект?

— Да, в мобильной версии шахматки. Это обновление даже было не обозначено как задача, просто улучшение UX, маленький поведенческий запрос. Мы добавили возможность с помощью простого действия начинать диалог с гостем из мобилки: телефон становился кликабельным.

Доработка заняла часа два, мы сделали ее просто потому, что это быстро. Так нам в TL: Беседке столько «спасибо» прилетело — мы вообще не ожидали.

— Как вы понимаете, что надо что-то улучшить в инструменте?

— Во-первых, это постоянные UX-исследования, которыми занимаются те, кто глубже всех погружен в инструмент, — проектировщик и руководитель разработки.

Во-вторых, постоянный контакт с саппортом: встречи раз в несколько недель, где они нам накидывают обратную связь от отельеров, что и где стоит улучшить, — пунктов по 50.

Мы анализируем, почему это надо сделать лучше, что это за истории, как с этим работают отельеры, оцениваем риски и всевозможные сценарии. Дальше смотрим загрузку, временные затраты и очередность. И только потом принимаем решение — брать или не брать в работу.

Подробнее о том, как в TL выбирают очередность доработок

— Что еще неожиданно классно выстрелило?

— Изменения в рамках групповой брони. Не могу сказать, что мы не предполагали реакции, но количество «спасибо» тут тоже превысило ожидания.

Как было раньше: чтобы внести изменения в групповую бронь, например, поменять дату заезда для 50 номеров, администратор заходил в каждую бронь и вручную все менял. Это долго, минут 30 — точно. А потом гость звонит и говорит: «А нет, я перепутал, верните, как было».

Поэтому мы добавили ряд действий, чтобы можно выбрать группу номеров и одним действием внести изменения в бронь. Но в планах еще много всего по групповым бронированиям: мы знаем, как это должно работать в идеале и как нам это сделать, это все есть в планах.

— Твои любимые фишки как руководителя?

— Мне странновато отвечать на такой вопрос, потому что я обычно думаю, чего в ней не хватает. (Смеется) Она мне в целом нравится. :)

— Почему?

— Мне нравится такой формат работы. Нравится, как она работает, как откликается, нравятся ее возможности. Нравится, что отельерам она нравится. У меня нет отеля, и сам я в шахматке не работаю, но вижу, как отельеры это делают, вижу их реакции, отклики — и мне нравится.

“

Я с командой всегда делюсь отзывами отелей, чтобы ребята знали: они не просто фичи пилят, а делают людей счастливыми. Не зря ей больше шести тысяч человек пользуются. Шесть тысяч человек испытывают удовольствие. Неплохо

Назову топ-5 моих лично моих любимых фишек на сегодня:

— Визуализация броней — возможность перетаскивать их и совершать с ними разные действия.
— Сайдбар с описанием деталей брони.

Информация справа — это и есть сайдбар

— Интеграция с ЕПГУ.
— Отчет менеджера на дату.
— Мобильная версия шахматки TL Extranet.

— Чего еще ждать от шахматки в этом году?

— Давай кратко пробежимся по нашим планам.

В самой шахматке:

— Работа с баллами в разделе «Программы лояльности».
— Услуги по возрастам.
— Сводный отчет по питанию, чтобы планировать продукты и нагрузку персонала на день.
— Pick-up-отчет про рост загрузки.
— Отчет агента.
— Расширенные действия в групповой брони — полагаем, это закроет 80% потребностей отелей в редактировании групповой брони.
— Поддержка оплаты в кредит в отельном ресторане, чтобы можно было записать на номер и оплатить при выезде.

В мобильной версии:

— Возможность принимать оплаты.
— Пуши внеплановых уборок, если стоит расширенный модуль хаускипинга.
— Возможность работать офлайн, когда отключается интернет. Можно будет смотреть последнюю версию данных по состоянию на последний коннект с интернетом.
— Ускорение поиска гостя.
— Ускорение работы с групповыми бронями в целом.
— Куча маленьких обновлений, которые точно улучшат жизнь отельеров.

Тренды гостиничного бизнеса в 2023 году

“

Сейчас хочется сфокусироваться на том, чтобы все основные сценарии отелей, которые есть, — по работе с бронью, оплатой, обслуживанием — делались через нас максимально быстро, удобно, со всей полнотой возможностей, которые нужны отелям

В шахматке TL есть все для бесшовного рабочего процесса отеля: интеграции с системами передачи данных в МВД, электронными замками, CRM, ресторанными системами и другими сервисами.

Подробнее про TL: WebPMS

Редактор: Александра Вьюгина.

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.