Программа управления отелем: зачем она нужна и как выбрать подходящую

Программа управления, PMS-система, шахматка и АСУ — это разные названия одного инструмента. В PMS-системе хранится вся информация о номерах, бронях и доходах. Работа с тарифами, бронированиями, гостями, горничными, счетами, платежами — все это сотрудники делают в программе управления для отеля. И это только базовые функции, а качественные АСУ могут намного больше.

В статье рассказали, как выбрать подходящую программу для вашего отеля и что может АСУ от TravelLine.

Чтобы автоматизировать рутину. С программой управления отелем все брони попадают в шахматку, там же хранится информация о занятых и свободных номерах, гостях и услугах. С помощью АСУ вы можете заселять и выселять гостей, а интеграция с электронными замками присвоит ключи. Также в PMS видно статусы уборки, чтобы вы могли направить горничных в номера, которые нужно подготовить к заселению. В общем, все-все процессы в одном месте!

Конечно, работать можно и без технологичных инструментов, но это мощный откат в прошлое, когда шахматку рисовали на ватмане, а брони записывали в тетрадь. :) Сегодня все рабочие процессы можно поставить на поток, если под рукой правильные инструменты.

1. Облачные и серверные

Облачная — это когда вы покупаете доступ к серверу, который обслуживает компания-поставщик ПО. Все данные хранятся на стороне этой компании, а вы просто оплачиваете подписку.

Серверная АСУ или коробочная — это когда вы ставите свой сервер и нанимаете сотрудников, которые будут его обслуживать. Вы покупаете систему один раз, и ей пользуются только ваши сотрудники.

Чтобы выбрать вид АСУ, используйте таблицу плюсов и минусов:

Программа управления от TravelLine — облачная. Ее не нужно устанавливать: она доступна с любого устройства, нужны только логин и пароль. А еще есть мобильное приложение TL Extranet, которое синхронизируется с АСУ и работает на Android и iOS — везде, где есть интернет.

2. Для разного номерного фонда

Выбор АСУ сильно зависит от количества номеров в объекте. Например, некоторые программы управления не поддерживают большой номерной фонд, что уж говорить о сетевых отелях. Другие наоборот — созданы специально для больших отелей и УК, а для хостелов и мини-отелей их функционал будет неудобен.

Чтобы не ошибиться, ищите информацию на сайтах поставщиков ПО и просто в поисковике. На сайтах читайте, для кого ПО, какому клиенту инструмент подойдет лучше всего. В поисковиках ищите подборки лучших АСУ для небольших гостиниц или для больших сетевых отелей.

А еще вы можете обсудить эту тему в нашем чате с коллегами по цеху! Напишите «Коллеги, какую АСУ выбрать для загородного отеля?», и участники поделятся своим опытом.

3. Для разных сегментов

Что для сетевых отелей мелочь, то для апартаментов важнейшая фича. :) Это мы к тому, что для каждого сегмента важны разные функции программы управления:
— для хостелов программа управления должна показывать не занятые номера, а занятые кровати в общей комнате;
— для санаториев и пансионатов — лечение, путевки и другие услуги;
— для загородных отелей — услуги и чеки из ресторанных систем.

При выборе АСУ обращайте внимание на дополнительные возможности и интеграции. Например, с сервисами регистрации граждан в МВД, электронными замками, CRM, ресторанными системами и другими модулями и инструментами. Нужные интеграции сделают АСУ идеальной именно для вашего объекта.

Так, с основными отличиями разобрались. Теперь переходим к нашей TL: WebPMS.

1. Основные отчеты входят даже в базовый тариф

Отчеты — это удобный инструмент для аналитики продаж отеля. Даже в базовом тарифе TL: WebPMS вы можете изучить необходимые отчеты: загрузку, ADR, RevPAR, Room revenue, F&B.

2. Есть интеграции с электронными замками от разных поставщиков

Интеграция программы управления и системы электронных замков нужна, чтобы все технологии работали сообща. Например, когда вы вносите данные о брони в АСУ, она обменивается информацией с замковой системой. Это экономит время при регистрации гостей, ведь на выдачу ключа уйдет меньше минуты.

Уже работают интеграции с VingCard, iLocks, Orbita, OZLocks, SMARTEQ, HSU и NORWEQ. Список постоянно пополняется, так как у нас открытое API для сторонних разработчиков.

3. Регистрация гостей в МВД проходит напрямую через Госуслуги

В целях безопасности туризма в нашей стране действуют:
1. Федеральный закон № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».
2. Приказ МВД России № 435 «Об утверждении Порядка представления администрациями гостиниц, санаториев, домов отдыха, пансионатов, кемпингов, туристских баз, медицинских организаций или других подобных учреждений, учреждений уголовно-исполнительной системы, исполняющих наказания в виде лишения свободы или принудительных работ, информации о регистрации и снятии граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания в территориальные органы МВД России и Типовой формы соглашения об информационном взаимодействии».

Эти документы обязывают отельеров отчитываться в МВД о прибытии и убытии как российских, так и иностранных гостей. Исключение: гость заселяется в отель в том же субъекте, где он зарегистрирован.

И этот процесс можно автоматизировать в TL: WebPMS с помощью интеграции с Госуслугами. Так вам не придется платить посредникам за постановку гостей на учет или подавать документы в МВД вручную. Все происходит в два клика.

4. Услуги, оказанные гостю в ресторане, попадают в программу управления отелем

Благодаря интеграции с ресторанными системами iiko или r-keeper в шахматку уходит информация об услугах, которые гостю оказал ресторан. Эти услуги автоматически добавляются в бронирование, даже если их оплатили в ресторане. А если в брони есть депозит, гость сможет списать с него деньги, чтобы оплатить ужин в ресторане.

5. Связка со сканером паспортов сокращает время на заселение

Эта интеграция нужна, чтобы не заполнять данные гостей вручную. Сканер распознает данные паспорта и автоматически передает их в программу управления. Это избавляет от ошибок ручного ввода и сильно экономит время.

Данные, которые сканер передает в TL: WebPMS: Ф. И. О, гражданство, дата рождения, документ удостоверяющий личность, серия, номер, дата выдачи, срок действия, кем выдан, адрес регистрации, место рождения.

6. В приложении есть модуль уборки

Мы понимаем, что у вас нет времени заглядывать за каждую дверь или спрашивать горничных о статусе уборок. :) Поэтому в приложении АСУ видно все статусы: «Грязно», «Убрано», «Проверено» и «Ремонт». Так удобно следить за состоянием номеров, создавать задания и назначать горничных на уборки.

7. TL: WebPMS — это полноценное ПО в мобильном приложении

Иметь необходимый инструмент в смартфоне — это особый вид искусства. :) Уведомления о бронях и отменах приходят в виде пушей, вносить изменения в квоту и тарифы можно хоть стоя в пробке. Мы гордимся нашим приложением, потому что оно действительно облегчает жизнь отельерам. Узнайте о нем больше в статье блога.